Как уйти на больничный и не парализовать бухгалтерию

Buxgalter.uz в редакционном телеграмм-канале опросил бухгалтеров, в каком режиме они обычно болеют? Оказалось, что полноценный больничный оформляют считанные единицы. Остальные –  страдают на боевом посту, совмещая таблетки и физпроцедуры с расчетом зарплаты для сотрудников, отчетами, пересчетами и прочим взаимодействием с ОГНС. Из 801 респондентов 635 (79%) проголосовали за вариант «Меня некому заменить».

Почему бухгалтеры вынуждены так поступать, всем без объяснений понятно. И все-таки, можно ли главбуху по-человечески уйти на больничный, не парализовав свою родную бухгалтерию на этот период?

Бухгалтер продолжает работать в любом своем состоянии, если:

• в бухгалтерии – всего один человек;
• руководитель просит не оставлять работу (горячая пора, проблемные ситуации, форс-мажоры);
• бухгалтер в силу своих личностных качеств не может допустить задержку выплаты аванса и зарплаты сотрудникам, уплаты налогов и обязательных платежей, сдачи отчетов и т.п.

Если подойти к решению вопроса формально, то в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» за организацию бухучета на предприятии отвечает руководитель предприятия. А бухгалтер – это сотрудник, который в соответствии с Трудовым кодексом имеет право на оплачиваемый больничный. Значит, к такой ситуации нужно подготовиться.

Что сделать заранее?

У вас должен быть хотя бы один помощник, умеющий:

• работать в системах «Банк-Клиент», ЭСФ, оформлять счет-фактуру, доверенность, распечатывать и регистрировать необходимые документы;
• рассчитывать и выплачивать зарплату;
• вести расчеты с контрагентами;
• сдавать налоговую и статотчетность, уплачивать налоги.

Также, если вы не дай бог заболеете, он должен будет регулярно заходить в персональный кабинет налогоплательщика, чтобы проверить, не направлено ли в вашу организацию требование или письмо от ГНИ. 

Проинструктируйте своего заместителя, составьте ему четкий план на время вашего отсутствия, обозначьте приоритетные задачи и время их выполнения.

Если не все так просто…

В организациях, где ситуация не позволяет принять в бухгалтерию больше одного сотрудника, обсудите с руководителем план действий на случай вашего вынужденного отсутствия. Как вариант – на это время обязанности могут быть распределены между сотрудниками в порядке:

• временного совмещения;
• внутреннего совместительства;
• временного перевода.

Если времени обучать зама у вас не особенно много, а финансовое положение предприятия не слишком стесненное, – в помощь вам программы дистанционного обучения бухучету и налогообложению. У «Нормы», к примеру, есть такая дистанционная система оценки квалификации бухгалтера – bir.uz. За относительно небольшие деньги и без отрыва от основной работы вашего заместителя обучат всем необходимым премудростям – с нуля и до уровня главбуха. Правда, позаботиться об этом нужно заранее, т.к. любое обучение требует времени.

Если болезнь застала врасплох, а подготовленного зама у вас еще нет…

• Пересмотрите свои планы, чтобы на ближайшие 7–10 дней у вас было как можно меньше работы. Все, что можно отложить без риска санкций, отложите! 
• Все, что требует специальной подготовки и знаний (отчетность), придется делать из дома. Следовательно, для этого должны быть созданы соответствующие условия (контакты ключевых сотрудников, работающий компьютер, интернет, удаленный доступ к базам данных компании, если нужно, и т.п.).
• Обсудите с руководителем, на кого временно можно переложить техническую работу (работать в системе «Банк-Клиент», ЭСФ, оформлять счета-фактуры, доверенности, регистрировать документы и т.п.). Зачастую этот объем работы берут на себя сами руководители.

При этом вам всегда придется быть на связи, чтобы в любой момент сотрудники могли с вами проконсультироваться. Это сократит вероятность ошибок, которые потом вам же придется исправлять.

Наконец, у руководителя должен быть свой собственный план на тот случай, если бухгалтер не сможет работать даже дистанционно. В этом случае до решения кадровых проблем ему нужно либо взять бухгалтерию в свои руки, либо заключить договор с проверенной аутсорсинговой организацией.

Олег ГАЕВОЙ