Как избежать проблем во взаимоотношениях с аутсорсером

Бухгалтерский аутсорсинг набирает популярность. Этому способствует стремление предпринимателей оптимизировать бизнес-процессы и сократить связанные с ними издержки. Однако, прежде чем заключить с другой организацией договор  на аутсорсинг, стоит знать, с какими проблемами можно при этом столкнуться и как их избежать.

Buxgalter.uz пообщался  со специалистами компаний ООО «Yaran Consulting», ЧП «Perfect Balance» и ООО «Balans plus», которые поделились своим опытом и предоставили некоторые рекомендации для тех, кто планирует заключить договор с аутсорсером.

I. Определитесь с ожиданиями

Как правило, любые проблемы между заказчиком и исполнителем возникают из-за того, что на предварительном этапе не были оговорены все условия.  У заказчика есть определенные ожидания, а исполнитель не всегда знает о них. Заключая договор, оба имеют представление о том, как должна быть поставлена работа, но эти представления могут существенно различаться.

Рекомендуем:

• заказчик на стадии подготовки к переговорам с аутсорсинговой компанией должен проанализировать свою деятельность и четко определить, какие услуги ему нужны;
• на стадии переговоров он должен максимально рассказать о своих ожиданиях и обсудить их с исполнителем;
• стороны должны проконтролировать, чтобы в договоре по результатам переговоров  был четко прописан перечень услуг, которые будут оказаны по договору, и их стоимость;
• сторонам желательно включить в договор пункт, согласно которому в случае необходимости услуг, не предусмотренных в договоре, они должны будут заключить дополнительное соглашение.

II. Заключите договор

К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг . Вместе с тем, во избежание в дальнейшем конфликтных ситуаций, предлагаем принять во внимание несколько рекомендаций относительно четырех позиций, которые в обязательном порядке должны быть прописаны в договоре.

1. Перечень оказываемых услуг

Распространенная ошибка при заключении договора аутсорсинга – это нечеткое определение объема оказываемых услуг, формально составленные технические задания, формулировки, допускающие двоякое понимание прав и обязанностей сторон. На первых порах это приводит к тому, что невозможно организовать систему контроля над действиями аутсорсеров, а в дальнейшем к разбирательствам, что качество услуг оказалось не соответствующим ожиданиям заказчика.

Рекомендуем: избегайте общих фраз, таких как «бухгалтерский учет», «кадровый учет» и т.д. Детализируйте задачи аутсорсера более четкими выражениями. Например, используйте формулировки:

Исполнитель (аутсорсинговая компания) оказывает услуги по ведению бухгалтерского и кадрового учета, включающие в себя:

•  обработку и внесение данных первичных документов в бухгалтерскую программу (например, 1С, 1UZ и др.);
• подготовку и представление в установленные законодательством сроки налоговой, финансовой и статистической отчетности;
• внесение информации о заключенных трудовых договорах и дополнительных соглашений к ним в систему ЕНСТ;
• подготовку платежных поручений в системе «Банк-клиент», каждодневную обработку – разноску выписки банка по движению расчетных счетов Заказчика.

Обязательно предусмотрите консультации. Оговорите, чтобы аутсорсер напоминал о предоставлении необходимой ему информации к нужному сроку, разъяснял правила оформления сделок и необходимых документов.

2. Сроки предоставления информации и результатов работы

Задержка отчета может произойти не по вине аутсорсера, а из-за того, что сотрудники клиента не передали вовремя необходимую информацию.

Часто собственник бизнеса или его ответственные сотрудники не осознают важность первичной документации и необходимость ее своевременного предоставления. Они не понимают, что вовремя не предоставленная документация приводит к искажению отчетности, и соответственно, к штрафам и пересдачам.

На практике в таких ситуациях аутсорсер  из доброго помощника  вынужден превращаться в строгого тренера. И на этой почве со стороны заказчика нередко можно встретить, мягко говоря, недопонимание.

Рекомендуем: четко прописать в договоре сроки предоставления информации по запросу аутсорсера, и сроки выполнения конкретной услуги аутсорсером. В случае возникновения спорной ситуации всегда будет легко установить, кто несет  ответственность за искажение или несвоевременную сдачу отчетности.

3. Ответственность Исполнителя и Заказчика

Сложности во взаимодействии с аутсорсером часто возникают в том случае, когда в момент заключения договора стороны недостаточно хорошо проработали зоны своей ответственности. Позиция заказчика, что за все недочеты отвечает аутсорсер – не верна. А ошибка ошибке рознь.

При разработке этих положений договора за основу рекомендуем исходить из следующего:

1. Заказчик (клиент) несет ответственность за своевременность предоставления первичных документов.

Исполнитель (аутсорсинговая  компания) несет ответственность за правильность их отражения в учетных регистрах (в бухгалтерской программе), правильность расчета налогов и подготовки налоговой, финансовой и статистической отчетности, своевременность ее представления и уплаты налогов.

 Учитывая, что электронный документооборот все активнее начинает использоваться не только крупным, но и малым бизнесом, оформление ЭСФ,  электронных доверенностей  – целесообразно будет возложить обязанность на Исполнителя:

• оформлять и подписывать такие первичные документы. Так как свою ЭЦП Заказчик скорее всего передаст бухгалтерской компании;
• формировать и производить соответствующие оплаты с расчетного счета предприятия. Так как, скорее всего, и ЭЦП системы Банк-клиента (Интернет-банкинг)   Заказчик также передаст Исполнителю  – бухгалтерской компании для осуществления определенных – оговоренных условиями договора операций с расчетным счетом Заказчика. Здесь также можно разграничить доступ и ответственность. Например, платежные поручения для советующих оплат в системе Банк-клиент (Интернет-банкинг) может подготавливать бухгалтерская компания, а право их провести и подписать руководитель – директор Заказчика оставляет за собой;
• распечатывать и подшивать все необходимые первичные документы из бухгалтерской программы, ведение которых возложено на бухгалтерскую компанию (например, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, кассовую книгу, книгу начисления заработной платы работников, главную книгу и т.д.).

Как быть с ЭЦП

Идеальный вариант, если бы информационные системы позволяли аутсорсеру готовить необходимые документы и отчеты, заверять их ЭЦП ответственного сотрудника, и отправлять на подпись руководителю клиента. То есть применить принцип системы «Банк-клиент». Однако сегодня для этого в большинстве случаев нет технической возможности.

Аутсорсеры и клиенты вынужденно решают ситуацию по-дружески: заказчик доверяет аутсорсеру свою ЭЦП, с которой можно получить доступ к его персональному кабинету на my.soliq.uz и в других информационных системах госорганов, а также ЭЦП по использованию системы Банк-клиент (Интернет-банкинг).

Во избежание недоразумений клиентам аутсорсеров рекомендуем относиться к ЭЦП более ответственно: не расширяйте круг лиц, которым известен пароль к сертификату ключа.

Как вариант, сотрудник  заказчика в день сдачи отчета может подъехать в офис аутсорсера с ЭЦП, или аутсорсер предоставит заказчику  данные на бумаге, которые потом нужно будет самостоятельно перенести в программу и отправить. Если это заказчику  не подходит, то целесообразно  оформить передачу ключа ЭЦП сотруднику аутсорсинговой компании на основании доверенности. 

2. Разумно, когда ответственность аутсорсинговой  компании распространяется только на те услуги, где она имеет возможность контроля.

Для минимизации рисков и возникновения нарушений в договоре можно прописать:

• обязанность аутсорсинговой компании немедленного информирования заказчика о наличии проблем и возможности их возникновения;
• периодическую подготовку и представление аутсорсером заказчику уведомления о рисках и проблемах, которые могут возникнуть, и пути их решения;
• услугу, в рамках которой аутсорсер помогает клиенту до совершения им операции просчитать риски, проанализировать нормативно-правовые акты, то есть принять меры для минимизации рисков.

В договоре также целесообразно предусмотреть обязанность аутсорсинговой компании возместить заказчику пени и штрафы, которые будут начислены в результате нарушения аутсорсером норм действующего законодательства. Это будет стимулировать аутсорсера работать ответственно и качественно.

4. Условия расторжения договора

Договор об аутсорсинге может быть заключен на срок как от нескольких месяцев, так и до нескольких лет. При этом целесообразно предусмотреть в договоре условие о последующей его пролонгации. Это позволит избежать дополнительных хлопот по истечении его срока действия, если ни заказчик, ни исполнитель не выскажут желания его расторгнуть.

В договоре следует уделить внимание ситуациям, когда заказчик или исполнитель захочет в одностороннем порядке расторгнуть договор до истечения срока действия договора. Нужно прописать, как в этих случаях будут происходить взаиморасчеты между заказчиком и исполнителем.

На случай расторжения договора в нем следует прописать:

• в каком формате и в какие сроки будет передана вся необходимая информация, включая данные из бухгалтерской программы аутсорсера (например, акт приема-передачи с подробным перечнем того, что передается и возвращается от Исполнителя – Заказчику: папки с документами, учетные регистры, ЭЦП, база данных бухпрограммы, сформированная на дату передачи, пароли и т.д.); 
• обязанность компании-исполнителя в случае необходимости оказывать консультационные услуги заказчику после расторжения договора и т.д.

III. Не уводите кадры

На практике бывают ситуации, когда  заказчик переманивает специалиста аутсорсера и расторгает договор с аутсорсером.

Такое «расставание» не пройдет бесследно ни для кого. Аутсорсинговая компания останется в обиде и вряд ли в дальнейшем захочет иметь дело с таким клиентом. Высококвалифицированные кадры – на вес золота, а тем более, когда компания вложила в подготовку специалиста немало средств. А клиент  через некоторое время тоже разочаруется в специалисте, поскольку, скорее всего, не сможет создать такие условия для профессионального роста, как в аутсорсинговой компании.  В аутсорсинговой компании много заказчиков из разных сфер, периодически возникают нестандартные ситуации, и бухгалтер, работающий здесь, каждый день растет, получая много новых знаний, нарабатывая и закрепляя свой профессиональный опыт.