Аутсорсер билан ўзаро муносабатларда муаммолар бўлмасин

Бухгалтерия аутсорсинги тобора оммалашиб бормоқда. Тадбиркорларнинг бизнес-жараёнларни мақбуллаштиришга ва улар билан боғлиқ чиқимларни қисқартиришга интилиши бунга туртки бўлмоқда. Бироқ, бошқа ташкилот билан аутсорсинг шартномасини тузишдан олдин бунда қандай муаммоларга тўқнаш келиш ва улардан қандай қочиш мумкинлигини билиш лозим.

Buxgalter.uz «Yaran Consulting» МЧЖ, «Perfect Balance» ХК ва «Balans plus» МЧЖ компаниялари мутахассислари билан суҳбатлашди, улар ўз тажрибалари билан ўртоқлашдилар ва аутсорсер билан шартнома тузишни режалаштираётганлар учун айрим тавсияларини бердилар.

I. Нималарни кутаётганингизни аниқлаштириб олинг

Одатда, дастлабки босқичда барча шартлар белгилаб олинмагани сабабли буюртмачи ва ижрочи ўртасида турли муаммолар келиб чиқади. Буюртмачи нималарнидир кутади, ижрочи эса доим ҳам улардан бохабар бўлмайди. Иккала тараф шартнома тузаётганда иш қандай йўлга қўйилиши кераклиги ҳақида тасаввурга эга бўлади, бироқ уларнинг тасаввурлари бир-бирига мос келмаслиги мумкин.

Қуйидагиларни тавсия этамиз:

• буюртмачи аутсорсинг компанияси билан музокаралар олиб боришга тайёргарлик кўриш босқичида ўз фаолиятини таҳлил қилиши ва ўзига қандай хизматлар кўрсатилиши кераклигини аниқ белгилаб олиши керак;
• музокаралар олиб бориш босқичида нималарни кутаётганлиги ҳақида имкон қадар батафсил гапириб бериши ва уларни ижрочи билан муҳокама қилиши керак;
• тарафлар музокаралар натижаларига кўра шартнома бўйича кўрсатиладиган хизматлар рўйхати ва уларнинг қиймати шартномада аниқ қайд этилишини назорат қилишлари керак;
• тарафлар шартномада назарда тутилмаган хизматлар кўрсатилишига зарурат туғилганда улар қўшимча келишув тузишлари кераклиги ҳақидаги бандни шартномага киритиб қўйганлари маъқул.

II. Шартнома тузинг

Аутсорсинг шартномасига нисбатан ҳақ эвазига хизмат кўрсатиш шартномаси ҳақидаги умумий қоидалар қўлланилади . Шу билан бирга, келгусида низоли вазиятлар юз бермаслиги учун шартномада албатта қайд этилиши керак бўлган тўртта позиция бўйича бир нечта тавсияларни инобатга олишингизни таклиф қиламиз.

1. Кўрсатиладиган хизматлар рўйхати

Аутсорсинг шартномасини тузаётганда энг кўп йўл қўйиладиган хато – кўрсатиладиган хизматлар ҳажмини аниқ белгиламаслик, расман тузилган техник топшириқлар, тарафларнинг ҳуқуқ ва мажбуриятларини икки хил талқин қилишга олиб келадиган формулировкалар. Бу аввалига аутсорсерларнинг хатти-ҳаракатлари устидан назорат қилиш тизимини ташкил эта олмасликка, кейин эса хизматлар сифати кутилганидек бўлмагани учун низолашишга олиб келади.

Қуйидагиларни тавсия этамиз: «бухгалтерия ҳисоби», «кадрлар ҳисоби» ва ҳ.к. сингари умумий жумлалардан қочинг. Аутсорсернинг вазифаларини янада аниқ ифодаланг. Масалан, қуйидаги формулировкалардан фойдаланинг:

Ижрочи (аутсорсинг компанияси) қуйидагиларни ўз ичига оладиган бухгалтерия ва кадрлар ҳисобини юритиш хизматларини кўрсатади:

• бошланғич ҳужжатлардаги маълумотларга ишлов бериш ва уларни бухгалтерия дастурига (масалан, 1С, 1UZ ва б.) киритиш ;
• солиқ, молиявий ва статистика ҳисоботларини тайёрлаш ва қонун ҳужжатларида белгиланган муддатларда тақдим этиш;
• тузилган меҳнат шартномалари ва уларга қўшимча келишувлар ҳақидаги ахборотни ЯММТ тизимига киритиш;
• «Банк-мижоз» тизимида тўлов топшириқномаларини тайёрлаш, буюртмачининг ҳисоб-китоб счётлари ҳаракатланиши бўйича банк кўчирмасига ҳар куни ишлов бериш – тарқатиш.

Маслаҳат беришни албатта назарда тутинг. Аутсорсер ўзига зарур ахборот керакли муддатда тақдим этилиши ҳақида эслатиши, битимларни ва зарур ҳужжатларни расмийлаштириш қоидаларини тушунтириши кераклигини қайд этинг.

2. Ахборотни ва иш натижаларини тақдим этиш муддатлари

Аутсорсернинг айби билан эмас, балки мижознинг ходимлари зарур ахборотни ўз вақтида тақдим этмаганликлари сабабли ҳисоботни топшириш муддати кечикиши мумкин.

Кўпинча бизнес эгаси ёки унинг масъул ходимлари бошланғич ҳужжатларнинг муҳимлигини ва уларни ўз вақтида тақдим этиш зарурлигини англамайдилар. Улар вақтида тақдим этилмаган ҳужжатлар ҳисобот бузиб кўрсатилишига ва тегишинча, жарималар ва қайта тақдим этишга олиб келишини тушунмайдилар.

Амалиётда бундай вазиятларда аутсорсер меҳрибон кўмакчидан қаттиққўл мураббийга айланишга мажбур бўлади. Ана шунда буюртмачи уни тўғри тушунмаслиги мумкин.

Қуйидагиларни тавсия этамиз: аутсорсернинг сўровига биноан ахборотни тақдим этиш муддатларини ва аутсорсернинг муайян хизматни бажариш муддатларини шартномада аниқ қайд этинг. Низоли вазият юзага келган тақдирда ҳисобот бузиб кўрсатилгани ёки ўз вақтида тақдим этилмагани учун ким жавобгар эканлигини аниқлаш осон бўлади.

3. Ижрочи ва буюртмачининг жавобгарлиги

Тарафлар шартномани тузиш пайтида ўз жавобгарлик зоналарини етарлича аниқ белгиламаган бўлсалар, аутсорсер билан ўзаро муносабатларда кўп қийинчиликлар юзага келади. Буюртмачининг барча камчиликлар учун аутсорсер жавобгар деган позициядан келиб чиқиши нотўғри. Хатонинг хатодан фарқи бор.

Шартноманинг ушбу қоидаларини ишлаб чиқаётганда қуйидагиларга асосланишни тавсия этамиз:

1. Буюртмачи (мижоз) бошланғич ҳужжатлар ўз вақтида тақдим этилиши учун жавобгар бўлади.

Ижрочи (аутсорсинг компанияси) улар ҳисоб регистрларида (бухгалтерия дастурида) тўғри акс эттирилиши, солиқлар тўғри ҳисоб-китоб қилиниши, солиқ, молиявий ва статистика ҳисоботлари тўғри тайёрланиши, ўз вақтида тақдим этилиши ва солиқлар тўланиши учун жавобгар бўлади.

Нафақат йирик, балки кичик бизнес ҳам электрон ҳужжат айланишидан, ЭҲФ, электрон ишончномаларни расмийлаштиришдан тобора фаол фойдаланаётганини инобатга олган ҳолда қуйидаги мажбуриятларни ижрочи зиммасига юклаш мақсадга мувофиқ бўлади:

• бундай бошланғич ҳужжатларни расмийлаштириш ва имзолаш. Сабаби буюртмачи ўзининг ЭРИни бухгалтерия компаниясига топшириши эҳтимоли катта;
• тегишли тўловларни шакллантириш ва корхонанинг ҳисоб-китоб счётидан амалга ошириш. Сабаби буюртмачи муайян – шартнома шартлари билан қайд этилган буюртмачининг ҳисоб-китоб счёти билан боғлиқ операцияларни амалга ошириш учун Банк-мижоз (Интернет-банкинг) тизими ЭРИни ҳам ижрочи – бухгалтерия компаниясига топшириши эҳтимоли катта. Масалан, Банк-мижоз (Интернет-банкинг) тизимида тегишли тўловлар учун тўлов топшириқномаларини бухгалтерия компанияси тайёрлаши, уларни амалга ошириш ва имзолаш ҳуқуқини эса раҳбар – буюртмачининг директори ўзида қолдириши мумкин;
• бухгалтерия компаниясига юритиш топширилган бухгалтерия дастуридаги барча зарур бошланғич ҳужжатларни (масалан, кирим ва чиқим касса ордерлари, юкхатлар, касса дафтари, ҳодимларга иш ҳақи ҳисоблаш дафтари, бош китоб ва ҳ.к.) қоғозга чиқариб, тикиб қўйиш.

ЭРИни нима қилиш керак

Ахборот тизимлари аутсорсерга зарур ҳужжатлар ва ҳисоботларни тайёрлаш, уларни масъул ходимнинг ЭРИси  билан тасдиқлаш ва мижоз раҳбарига имзолаш учун жўнатиш имконини берса, бу энг мақбул вариант бўларди. Яъни «Банк-мижоз» тизими принципини қўллаш. Бироқ бугунги кунда кўп ҳолларда бунинг учун техник имкониятлар йўқ.

Аутсорсерлар ва мижозлар ўзаро ишончга асосланиб вазиятни ҳал қилишга мажбур бўладилар: буюртмачи my.soliq.uz ва давлат органларининг бошқа ахборот тизимларидаги шахсий кабинетига кириш имконини берадиган ўз ЭРИни, шунингдек Банк-мижоз (Интернет-банкинг) тизимидан фойдаланиш учун ЭРИни аутсорсерга ишониб топширади. 

Тушунмовчиликларга йўл қўймаслик учун аутсорсерларнинг мижозларига ЭРИга янада масъулият билан ёндашишни тавсия этамиз: калит сертификати пароли маълум бўлган шахслар доирасини кенгайтирманг.

Вариант сифатида, буюртмачининг ходими ҳисобот топшириладиган кунда аутсорсернинг офисига ЭРИ билан келиши ёки аутсорсер қоғоздаги маълумотларни кейин мустақил равишда дастурга киритиш ва жўнатиш учун буюртмачига тақдим этиши мумкин. Бу вариант буюртмачига тўғри келмаса, ЭРИ калити аутсорсинг компанияси ходимига ишончнома асосида топширилишини расмийлаштириш мақсадга мувофиқ бўлади. 

2. Аутсорсинг компаниясининг жавобгарлиги фақат у назорат қилиш имконига эга бўлган хизматларга нисбатан татбиқ этилиши оқилона йўл бўлади.

Хавф-хатарларни ва қонунбузарликка йўл қўйиш ҳолларини имкон қадар камайтириш учун шартномада қуйидагиларни қайд этиш мумкин:

• аутсорсинг компаниясининг муаммолар мавжудлиги ва улар юзага келиши мумкинлиги ҳақида буюртмачини зудлик билан хабардор қилиш мажбурияти;
• аутсорсернинг юзага келиши мумкин бўлган хавф-хатарлар ва муаммолар ҳамда уларни ҳал қилиш йўллари ҳақидаги хабарномаларни вақти-вақти билан тайёрлаши ва буюртмачига тақдим этиши;
• аутсорсер мижоз операцияни амалга оширишдан олдин хавф-хатарларни чамалаши, норматив-ҳуқуқий ҳужжатларни таҳлил қилиши, яъни хавф-хатарларни имкон қадар камайтириш учун чоралар кўришида ёрдам берадиган хизмат.

Шартномада аутсорсинг компаниясининг аутсорсер амалдаги қонун ҳужжатлари нормаларини бузиши натижасида ҳисобланадиган пеня ва жарималарни буюртмачига қоплаш мажбуриятини ҳам назарда тутиш мақсадга мувофиқ. Бу аутсорсерни масъулият билан ва сифатли ишлашга ундайди.

4. Шартномани бекор қилиш шартлари

Аутсорсинг шартномаси бир неча ойдан бир неча йилгача бўлган муддатга тузилиши мумкин. Бунда шартномада келгусида унинг муддатини узайтириш ҳақидаги шартни назарда тутиш мақсадга мувофиқ. Бу унинг амал қилиш муддати тугаганда, буюртмачи ҳам, ижрочи ҳам уни бекор қилиш истагини билдирмаса, ортиқча ташвишлардан халос бўлиш имконини беради. 

Шартномада буюртмачи ёки ижрочи шартноманинг амал қилиш муддати тугагунча шартномани бир тарафлама тартибда бекор қилиш истагини билдирадиган ҳолатларга эътибор қаратиш лозим. Бундай ҳолларда буюртмачи билан ижрочи ўртасидаги ўзаро ҳисоб-китоблар қандай амалга оширилишини қайд этиш керак.

Шартнома бекор қилинадиган ҳолатларни назарда тутган ҳолда, унда қуйидагиларни қайд этиш лозим:

• барча зарур ахборот, шу жумладан аутсорсернинг бухгалтерия дастуридаги маълумотлар (масалан, ижрочидан буюртмачига топширилаётган ва қайтарилаётганларнинг батафсил рўйхати илова қилинган топшириш-қабул қилиш далолатномаси: ҳужжатлар солинган йиғмажилдлар, ҳисоб регистрлари, ЭРИ, топшириш санасида шакллантирилган бухгалтерия дастури маълумотлар базаси, пароллар ва ҳ.к.) қандай форматда ва қанча муддатда тақдим этилиши; 
• зарурат туғилганда шартнома бекор қилинганидан кейин ижрочи компаниянинг буюртмачига маслаҳат бериш хизматларини кўрсатиш мажбурияти ва ҳ.к.

III. Кадрларни олиб кетманг

Амалиётда буюртмачи аутсорсернинг мутахассисини ўзига жалб қилиб олиб, аутсорсер билан тузилган шартномани бекор қиладиган ҳолатлар учраб туради.

Бундай «айрилиқ» иккала тараф учун изсиз кетмайди. Аутсорсинг компанияси бундан ранжиб, келусида бундай мижоз билан ишлашни истамайди. Айниқса юқори малакали кадрлар – олтинга тенг, компания мутахассисни тайёрлашга кўп маблағ сарфлаган бўлса.  Мижознинг эса бирмунча вақт ўтгач мутахассисдан кўнгли қолади, сабаби аутсорсинг компаниясида бўлгани сингари профессионал ўсиши учун шарт-шароитлар яратиб бера олмаслиги мумкин. Аутсорсинг компаниясига турли соҳа вакиллари буюртма беради, ностандарт вазиятлар кўп юзага келади, бу ерда ишлайдиган бухгалтер янги билимларни эгаллаб, профессионал тажриба орттириб ва уни мустаҳкамлаб, кун сайин ўсади.