Если сменились Ф.И.О.: что делать сотруднику и бухгалтерии

Фамилия, имя и – теоретически – даже отчество человека на протяжении его жизни могут изменяться по разным основаниям. Чаще всего такое происходит, когда сотрудница, к примеру, выходит замуж или, наоборот, разводится, меняя фамилию. Что нужно сделать в такой ситуации самой сотруднице и работникам бухгалтерии, чтобы в реестрах различных госорганов не возникла путаница? Можно ли положиться на «межведомственный обмен данными»? Или все-таки придется действовать самостоятельно? Buxgalter.uz попытался разобраться в этом вопросе. 

ИНПС

При постановке на учет в накопительной пенсионной системе Народный банк открывает ИНПС с постоянным персональным номером. Номер этот присваивается пожизненно на основании паспортных данных гражданина. При смене места жительства, работы или паспортных данных он остается неизменным .

Согласно Положению о порядке ведения Народным банком персонального учета граждан в накопительной пенсионной системе и Положению о порядке начисления и уплаты работодателями обязательных взносов на индивидуальные накопительные пенсионные счета граждан за достоверность сведений, представляемых в филиал Народного банка, несет ответственность работодатель. В том числе он отвечает за достоверность информации обо всех изменениях, связанных с персональными данными граждан (заключение или прекращение трудового договора, изменение паспортных данных и т.п., необходимых для ведения ИНПС).

Внимание

Умышленное непредставление сведений или представление недостоверных сведений должностными лицами юридических лиц – работодателей в филиал Народного банка, необходимых для постановки на учет граждан в накопительной пенсионной системе, об изменениях, связанных с персональными данными граждан, а равно – непредставление работникам сведений о начисленных и внесенных накопительных пенсионных взносах влечет наложение штрафа от 2 до 4 БРВ .

Таким образом, чтобы довести информацию об изменении персональных данных, именно работодатель должен письменно обратиться в Народный банк с просьбой внести соответствующие изменения на основании подтверждающих документов – нового паспорта с новой фамилией сотрудницы. 

Скорее всего, сейчас это можно сделать и в электронном виде, направив соответствующий запрос с прикрепленными к нему скан-копиями или pdf-файлами подтверждающих документов на электронную почту ответственного сотрудника Народного банка.

На практике чаще всего бухгалтерия перепоручает решить этот вопрос самой сотруднице. С одной стороны, это действительно работает. С другой – если в период пандемии, бегая по учреждениям, ваша сотрудница заболеет, это чревато многими неприятностями, в том числе – для организации.  Так что лучше уж обменяться с банком парой писем.

Кадровые и бухгалтерские документы

Чтобы появились законные основания вносить изменения в документацию, нужны письменные доказательства и подтверждающие документы.

В законодательстве четко прописана процедура внесения нанимателем таких изменений в трудовую книжку (ЕНСТ). Как оформить другие документы, в актах законодательства не указано. 

Полагаем, в первую очередь при изменении персональных данных работника необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Основание для приказа – заявление работника (работницы) с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Это – не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление составляется в произвольной форме – с указанием причины произошедших изменений и подписывается прежней фамилией. К заявлению работница прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и т.п.). Подлинники этих документов работник (работница) предъявляет работодателю.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника (работницы), нужно ознакомить под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, ответственных лиц кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа внесите изменения в кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные (трудовая книжка, личная карточка, лицевой счет работника и т.д.).

Трудовой договор

Трудовым законодательством не урегулирован вопрос – нужно ли вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии работника, ведь его условия, по сути, остаются прежними. Однако полагаем, что для приведения всех кадровых документов в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор работника все же стоит.

Рекомендуем составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с определенной даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту договора вносятся изменения. Например:

«В связи с изменением фамилии изложить реквизиты работника, содержащиеся в трудовом договоре, в следующей редакции:

указываются новые Ф.И.О. работника и новые паспортные данные (т.е. переписываются полностью реквизиты работника из трудового договора, но с учетом изменений)».

Трудовая книжка и ЕНСТ

В соответствии с п. 2.11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек изменение в трудовой книжке записей фамилии, имени, отчества и даты рождения производится актуальным работодателем на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и др.) – со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Указанные изменения вносятся на первую страницу бумажной трудовой книжки:

Прежние фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркиваются одной чертой, затем вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

В Единой национальной системе труда (ЕНСТ) идентификатором физического лица является его ПИНФЛ (персональный идентификационный номер физлица), который присваивается при получении паспорта и остается неизменным до конца жизни. ПИНФЛ указывается в паспорте и состоит из 14 цифр, включающих индекс пола и века рождения, дату рождения, код района (города), порядковый номер гражданина и контрольную цифру.

По вопросу внесения изменений в ЕНСТ при смене персональных данных работника (например, фамилии) представители Дирекции ЕНСТ поясняют, что делать этого не нужно. В дальнейшем рассматривается возможность автоматического появления дополнительных соглашений к трудовому договору – на изменение персональных данных работника.

Личная карточка

В соответствии с п. 2.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, работодатель должен ознакомить владельца данной книжки под роспись в личном листке в течение 3 дней (межведомственная типовая форма Т-2 – приложение №4 к Инструкции).

При этом записи в личном листке (Т-2) должны соответствовать записям в трудовой книжке.

В порядке исключения работников предприятий, расположенных по подчиненности на далеком друг от друга расстоянии или на разных территориях, разрешается ознакомлять с записями в трудовой книжке, высылая им извещение (с отметкой об этом в личном листке). 

ИНН

О том, как изменения персональных данных физлица влияют на реквизиты ИНН и что при этом нужно сделать, читайте тут и тут.

Р.S.: Остались еще вопросы, связанные со сменой персональных данных сотрудников:

1. Обязательно ли менять фамилию сотрудницы в реквизитах пластиковой зарплатной карты и как это сделать? Нужно ли перевыпускать карточку?

2. Что делать с ЭЦП, если сменившая фамилию сотрудница является директором предприятия?

Ответы на них вы найдете в наших ближайших обзорах.

Татьяна ЛЫМАРЕВА,

эксперт buxgalter.uz