Сколько лет хранить документы бухгалтерского и налогового учета

С 1 января 2024 года в соответствии с Законом № ЗРУ-891 от 28.12.2023 г. изменены сроки исковой давности по налоговым спорам и сроки хранения некоторых документов. Они сокращены с 5 до 3 лет  . Однако это совсем не значит, что все документы бухгалтерского и налогового учета нужно хранить только в течение 3 лет – отдельные надо будет оставить и на более 10 лет.

Buxgalter.uz обратился за разъяснениями к экспертам, имеющим большой опыт в решении спорных ситуаций налогоплательщиков. Они едины во мнении, что торопиться избавляться от документов не нужно, к этому вопросу нужно подходить обдуманно.

Иродахон АББОСХОНОВА, налоговый консультант:

– Установленные статьей 88 НК 3 года исковой давности – это минимум, в течение которого нужно хранить все документы бухгалтерского и налогового учета. Есть частности, которые требуют более длительного хранения. О них говорится в части 2 статьи 84 НК.

К примеру, статья 270 НК «Корректировка сумм налога, принятых к зачету по отдельным объектам основных средств, объектам недвижимости и нематериальным активам». В ней предусмотрен перечень ситуаций, в которых зачтенный НДС подлежит корректировке в случае дальнейшего использования объектов, за исключением объектов, которые полностью амортизированы или с момента ввода в эксплуатацию которых прошло более 10 лет. Это значит, все связанные с применением этой нормы документы нужно хранить 10 лет плюс 3 года, следующих за годом, в котором заканчивается действие указанных условий. Итого эти документы нужно хранить минимум 13 лет.

Другой пример, статья 306 НК «Расходы на амортизацию». Учитывая нормы этой статьи и статьи 84 НК, документы нужно хранить в течение всего срока амортизации актива до его выбытия и 3 года после этого. 

Принимая решения в отношении каждого документа, нужно определить:

• сроки хранения, установленные законодательством;
• насколько хранение этого документа дольше срока, установленного законодательством, актуально для вас.

Документ, хранящийся дольше сроков, указанных в законодательстве, вряд ли будет востребован в ходе разбирательств, но он может быть востребован вами как первоисточник информации.

Светлана ГОЛОСОВА, директор аудиторской компании «TRI-S-Audit»:

– Сейчас возникает много вопросов из-за того, что нормы подзаконных актов не приведены в соответствие с нормами Налогового кодекса.  

К примеру, сроки хранения регистров учета налогооблагаемых доходов и товарных операций регламентируются Налоговым кодексом и ПКМ № 707 от 22.11.2021 г. «О мерах по постановке на учет в органах государственной налоговой службы работников, нанятых индивидуальными предпринимателями и упорядочению ведения учета налогооблагаемых доходов и вычитаемых расходов».

В статье 359 НК сказано: регистры учета налогооблагаемых доходов и товарных операций хранятся у индивидуального предпринимателя в течение 3 лет с момента внесения последней записи, а пункт 5 прил. №2 к ПКМ № 707 от 22.11.2021 г. предписывает хранить эти документы в течение 5 лет со дня внесения последней записи.

Если подходить к вопросу формально, то в соответствии с Законом «О нормативно-правовых актах», нужно следовать нормам Налогового кодекса, то есть эти документы можно смело хранить только 3 года. Постановление Кабмина со временем будет приведено в соответствие с нормами Налогового кодекса. Очевидно, это пока не сделано из-за того, что с момента внесения поправок в Налоговый кодекс прошло совсем мало времени.

Однако исходя из практики не советую избавляться от первичных документов и регистров ни по истечении 3 лет, ни по истечении 5 лет, а рекомендую хранить их столько, сколько это возможно. Неоднократно сталкивалась с ситуациями, когда от документов избавлялись на том основании, что установленный законом срок хранения истек и срок исковой давности закончился. Но возникали обстоятельства, предусмотренные Налоговым, Гражданским кодексами и другими нормативными актами, когда для доказательства правоты налогоплательщика нужны эти документы. И налогоплательщик не мог отстоять свою позицию.

К тому же обратите внимание, в отношении некоторых документов частью 2 статьи 84 НК установлены сроки хранения более 3 лет.

Гульнора ЭРГАШЕВА, налоговый консультант:

– Да, сроки исковой давности и хранения некоторых документов сокращены с 5 до 3 лет. При этом в статье 88 НК сказано, что срок исковой давности увеличивается на срок действия условий, с которыми налоговое законодательство связывает применение налогоплательщиком налоговой ставки, размера уплачиваемого налога, налоговой льготы, налогового вычета и (или) изменение срока уплаты налога в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 84 НК.

Статья 84 НК посвящена срокам хранения налоговой отчетности. В ней сказано, что «если налоговое законодательство связывает применение налоговой ставки, размер уплачиваемого налога, применение налоговой льготы или налогового вычета и (или) изменение срока уплаты налога с соблюдением налогоплательщиком определенных условий, то этот налогоплательщик должен хранить все подтверждающие документы не менее трех лет, следующих за годом, в котором заканчивается действие указанных условий. К таким подтверждающим документам относятся, в частности, налоговая отчетность по этому налогу, прилагаемые к ней документы, а также документы, подтверждающие соблюдение указанных условий или обязательств». Эти правила применяются и в случае, если указанные условия или обязательства имеют временной характер и требуют документального подтверждения их соблюдения – указано в статье 84 НК.

Предприниматели, ссылаясь на № ПП-419 от 10.11.2022 г., утверждают, что отменены все обязательства по хранению документов. Это Постановление Президента отменяет обязательство компаний и других организаций по хранению у себя архивных документов о зарплатах сотрудников и налогам по ним, начисленным после 1 января 2022 года. Также документ освобождает юрлица от обязательства по хранению и передаче в архивы финансовых, налоговых и статистических отчетов, представленных начиная с 1 января 2022 года в органы государственной налоговой службы и статистики в электронной форме. И в этом Постановлении ничего не сказано о регистрах учета налогооблагаемых доходов и товарных операций индивидуальных предпринимателей.

Так что, выкидывать или хранить первичные документы и регистры учета налогооблагаемых доходов и товарных операций по истечению 3 лет, решать индивидуальному предпринимателю. Категорически не рекомендую это делать, если есть обстоятельства, предусмотренные статьями 84 и 88 НК, Уголовным кодексом, потому что эти регистры еще могут понадобиться вам как источник доказательств.

В архив первичные документы нужно в обязательном порядке сдать, если субъект предпринимательства ликвидируется, а установленный законодательством срок хранения документа (3 года) не истек. Во всех остальных случаях документы должны храниться на предприятии либо у его приемника.

Рустам САБИРОВ, налоговый консультант:

– Изменение сроков исковой давности в Налоговом кодексе – это шаг на пути к унификации законодательства. Обратите внимание: в Гражданском кодексе тоже есть понятие срока исковой давности, и он тоже составляет 3 года.

При этом статьей 88 НК и статьей 159 ГК предусмотрены условия, при которых принимается решение о продлении сроков исковой давности. И всегда при принятии такого решения исходят из необходимости защиты законных прав и интересов участников отношений.

Еще один важный момент. Нормы статьи 88 НК тесно связаны с главой 12 Гражданского кодекса. В ней сказано: «течение срока исковой давности по налоговому обязательству приостанавливается, прерывается и восстанавливается в соответствии с гражданским законодательством».

Учитывая, что первичная документация налогового и бухгалтерского учета напрямую связана с точностью исчисления налогов и применения льгот, не нужно торопиться с уничтожением документов даже после истечения сроков хранения, установленных законодательством. Вам могут быть предъявлены претензии, связанные с правомерностью исчисления налогов и применения льгот. И эти документы могут вам понадобиться для обоснования своей позиции. Хотя, конечно, вероятность возникновения таких обстоятельств после истечения сроков исковой давности и сроков хранения документов существенно снижается. Но они могут произойти. И на этот случай у вас должна быть необходимая база доказательств, которая, в частности, состоит из первичной документации бухгалтерского и налогового учета.

Подготовил Олег ГАЕВОЙ