Как заключить договор в электронной форме? Тестируем новый функционал

На сайтах операторов электронного документооборота (электронных счетов-фактур) запускается новый сервис, позволяющий формировать и заключать хозяйственные договоры в качестве полноценного электронного документа. Buxgalter.uz изучил возможности нового функционала.

Важная деталь: теперь этот тип документа синхронизируется и передается роуминг-оператору – НИЦ «Янги технологиялар». Это означает, что сторонами договора могут быть клиенты разных операторов ЭДО (ЭСФ).

Правда, пока нужно учитывать, что у большинства операторов электронного документооборота функционал заключения электронных договоров находится на стадии внедрения. Поэтому, чтобы процедура заключения электронного договора завершилась успехом, нужно чтобы соответствующий функционал был не только у вашего оператора, но и у оператора контрагента.

В настоящее время такой функционал есть на soliqservis.uz и didox.uz. Скоро его обещают запустить и другие операторы. В частности, на 1uz.uz  (торговая марка «1UZ КУРЬЕР») этот функционал должен появиться уже на следующей неделе.

Система позволяет оформлять электронные договоры в соответствии с требованиями Закона «Об электронном документообороте». Согласно его ст. 7 такой документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Заключенные электронные договоры хранятся на серверах роуминг-оператора и доступны для прочтения (использования) в течение 10 лет с момента подписания, на серверах операторов ЭДО – в течение 5 лет.

Решение относительно формы документа (электронная или на бумаге) принимают стороны сделки, если законодательство не предъявляет особых требований к данному виду договора.

Заключение договора при помощи системы ЭДО может быть удобно не только в ситуациях, когда контрагенты находятся, например, в разных отдаленных населенных пунктах. Информационные технологии помогут сэкономить время и сделают процесс заключения договора более удобным, даже если стороны находятся в соседних зданиях. Контрагент может рассмотреть документ в любое удобное для него время.

Кстати, наши юристы написали очень подробную рекомендацию о том, как проверить контрагента перед заключением договора в соответствии с требованиями налоговых органов. В полном объеме она доступна подписчикам buxgalter PRO.

О том, какие документы обязательно нужно запросить у узбекской и иностранной компании перед заключением договора, читайте тут и тут.

Как работает новый функционал по электронным договорам?

По сути это – конструктор, позволяющий создать договор любого содержания. Чтобы приступить к созданию электронного договора нужно нажать на соответствующую кнопку на сайте вашего оператора. У разных операторов она называется по-разному («Создать договор», «Договор ГНК» и т.п.).

Далее система предложит заполнить формы составных частей электронного договора. Рассмотрим в том порядке, в котором они представлены в интерфейсе:

• номер, место заключения, дата заключения и срок действия договора. По желанию – договору можно присвоить название;
• реквизиты сторон. Форма стороны, инициировавшей составление электронного договора, заполняется автоматически. Форма контрагента заполнится после того, как в соответствующую строчку вы впишете его ИНН.

Формы для реквизитов заполняются согласно учетным данным по налогоплательщикам, которыми располагает информационная система ГНК. При необходимости эту информацию можно скорректировать вручную. Например, в нашем случае пришлось вручную вбивать название организации, инициировавшей оформление договора в электронной форме.

Примечательно, что система приспособлена к заключению как двусторонних, так и трехсторонних договоров. Форма для реквизитов третьей стороны открывается после нажатия на специальную кнопку. Можно ввести неограниченное количество сторон договора;

• далее – таблица, в которой нужно указать информацию о приобретаемых по договору товарах и услугах. Под каждую позицию отводится отдельная строка, количество строк регулируется при помощи специальных кнопок интерфейса. В отношении каждого товара (услуги) заполните следующие данные:

a) наименование товара (услуг),

b) идентификационный код и название по Единому электронному национальному каталогу товаров (услуг). Для удобства система предлагает выбрать нужный код из тех, что вы ранее использовали при выставлении электронных счетов-фактур. Если вы заключаете договор на какой-то новый товар, нужно добавить его в «избранное» на сайте https://tasnif.soliq.uz/classifier/.

c) штрих-код товара (заполняется для товаров, которые имеют штрих-коды GS1);

d) Единицу измерения товара (выберите из выпадающей подсказки). Если в перечне нет подходящей единицы измерения, направьте в НИЦ «Янги технологиялар» по электронной почте info@yt.uz аргументированное письмо с просьбой добавить нужную вам единицу измерения;

e) количество;

f) цену;

g) стоимость поставки.

На момент подготовки материала таблица на сайте https://didox.uz/ включала в себя столбцы для указания информации по НДС и акцизному налогу;

• далее – формы для текста договора, включающие права и обязанности сторон, порядок разрешения споров, порядок изменения и расторжения договора, условия форс-мажора и прочие разделы, которые могут быть в обычном договоре, оформленном на бумаге.

Под каждый пункт договора предлагается отдельная форма, куда нужно ввести заголовок пункта (например, «Права и обязанности сторон») и ниже – текст пункта (подпункты). Количество пунктов, их последовательность и содержание полностью зависят от сторон, заключающих договор.

Когда текст договора будет готов, нажмите на кнопку «Сохранить» (он сохранится в черновиках). Впоследствии его можно будет использовать как готовый шаблон, внося только изменения, вытекающие из заключаемого договора.

Подписывается электронный договор при помощи ЭЦП юрлица. При этом для системы не важно, на имя какого сотрудника она выдана. Руководитель организации (согласно учетным данным) может подписать договор при помощи персональной ЭЦП физлица.

Первой подписывает договор сторона, которая набирала его текст в информационной системе. Сразу после подписания он отправляется контрагенту (контрагентам).

У второй (третьей и т.п.) стороны договора есть возможность:

• при полном согласии с его текстом – подписать его;
• при наличии замечаний – отклонить с указанием причин.

Если контрагент отклоняет договор, вся процедура его составления повторяется.

Buxgalter.uz считает, что в порядке совершенствования сервиса НИЦ «Янги технологиялар» нужно:

1. дополнить систему заключения электронных договоров функционалом, позволяющим согласовать договор до его подписания сторонами;
2. дополнить возможностью заключать допсоглашения к договорам;
3.  предусмотреть возможность при необходимости хранить договор на серверах более 10 лет.

Кроме того, операторам ЭДО нужно разработать подробные инструкции (включая видео) для пользователей. Важно, чтобы это сделали именно операторы, потому что у каждого из них есть особенности, которые могут вызвать у пользователей вопросы. И эти инструкции должны быть легко доступны пользователям.

Олег ГАЕВОЙ