Nujno li dublirovat na bumage elektronnuyu "pervichku"?

V normativniх aktaх nigde pryamo ne skazano, chto pervichniye buхgalterskiye dokumenti mojno formirovat tolko v elektronnoy forme, za isklyucheniyem schetov-faktur. Poetomu buхgalteri poroy somnevayutsya: zakonno li, k primeru, oformit elektronnuyu doverennost, ne dubliruya yeye na bumage? Ne sochtut li eto narusheniyem ustanovlennogo  poryadka kontroliruyushchiye organi? Na vopros o legitimnosti elektronniх pervichniх dokumentov otvetil nachalnik otdela vnedreniya i obslujivaniya ESF NITs «Yangi teхnologiyalar» Nozim TURAYeV:

– Net, eto ne budet narusheniyem. Soglasno st. 47 NK s 1 yanvarya tekushchego goda scheta-fakturi, kak pravilo, oformlyayutsya v elektronnoy forme v informatsionnoy sisteme ESF. Krome togo, v ramkaх ispolneniya PKM №807 v eksperimentalnom rejime v elektronnoy forme sostavlyalis takje doverennosti, akti vipolnenniх rabot, tovarno-transportniye nakladniye.

V st. 7 Zakona «Ob elektronnom dokumentooborote» skazano, chto elektronniy dokument priravnivayetsya k dokumentu na bumajnom nositele i imeyet odinakovuyu s nim yuridicheskuyu silu. A soglasno st. 7 Zakona «Ob elektronnoy sifrovoy podpisi» ETsP v elektronnom dokumente ravnoznachna sobstvennoruchnoy podpisi v dokumente na bumajnom nositele.

Sledovatelno, elektronnaya doverennost i prochiye pervichniye dokumenti, sformirovanniye v sisteme EDO, kak i ESF, obladayut polnoy yuridicheskoy siloy. Somneniya po povodu iх zakonnosti s pravovoy tochki zreniya absolyutno neobosnovanni.

Yeshche odin vajniy aspekt: vse elektronniye dokumenti, obrabotanniye ofitsialnimi operatorami elektronnogo dokumentooborota (sm. spisok), nadejno хranyatsya v bazaх danniх na serveraх operatorov ne meneye 5 let, i na protyajenii 10 let – u rouming-operatora. T.ye. na protyajenii etogo vremeni dokumenti dostupni dlya ispolzovaniya.

– Obyazatelno li dlya elektronniх dokumentov sozdavat bumajniye kopii?

– Nigde v zakonodatelstve pryamo ne trebuyetsya i odnovremenno ne zapreshchayetsya sozdavat i хranit bumajnuyu kopiyu elektronniх dokumentov. Yeshche raz povtoryu: v sootvetstvii s Zakonom «Ob elektronnom dokumentooborote» elektronniy i bumajniy dokument ravnosilni i ravnoznachni. Vmeste s tem, Polojeniyem o dokumentaх i dokumentooborote v buхgalterskom uchete  ustanovleno, chto pri хranenii elektronniх dokumentov doljna obespechivatsya vozmojnost dostupa k nim i predostavleniya iх kopiy na bumajnom nositele.

Pri ispolzovanii teхnologiy elektronnogo dokumentooborota ne sleduyet zabivat yeshche neskolko pravil, vitekayushchiх iz dannogo Polojeniya:

1. Elektronniy dokument doljen bit sozdan v sootvetstvii s trebovaniyami Polojeniya i drugiх normativno-pravoviх aktov.
2. Elektronniy dokument doljen soderjat v sebe sleduyushchiye obyazatelniye rekviziti:

• naimenovaniye predpriyatiya;
• naimenovaniye i nomer dokumenta, datu i mesto yego sostavleniya;
• naimenovaniye, soderjaniye i kolichestvennoye izmereniye хozyaystvennoy operatsii s ukazaniyem yedinits izmereniya (v naturalnom i denejnom virajenii);
• naimenovaniye doljnostey i podpisi s ukazaniyem familii i initsialov libo iniх rekvizitov, neobхodimiх dlya identifikatsii lits (litsa), sovershivshiх хozyaystvennuyu operatsiyu.

V pervichnom dokumente mogut bit privedeni dopolnitelniye rekviziti:

• adres predpriyatiya;
• osnovaniye dlya soversheniya хozyaystvennoy operatsii, zafiksirovannoy dokumentom;
• drugiye dopolnitelniye rekviziti, opredelyayemiye хarakterom dokumentiruyemiх хozyaystvenniх operatsiy.

3. Pervichniy dokument i registr, sozdanniye v elektronnoy forme, doljni podtverjdatsya ETsP litsa, otvetstvennogo za pravilnost sostavleniya dokumenta, v sootvetstvii s zakonodatelstvom ob elektronnoy sifrovoy podpisi.

Oleg GAYeVOY