Нужно ли дублировать на бумаге электронную "первичку"?

В нормативных актах нигде прямо не сказано, что первичные бухгалтерские документы можно формировать только в электронной форме, за исключением счетов-фактур. Поэтому бухгалтеры порой сомневаются: законно ли, к примеру, оформить электронную доверенность, не дублируя ее на бумаге? Не сочтут ли это нарушением установленного  порядка контролирующие органы? На вопрос о легитимности электронных первичных документов ответил начальник отдела внедрения и обслуживания ЭСФ НИЦ «Янги технологиялар» Нозим ТУРАЕВ:

– Нет, это не будет нарушением. Согласно ст. 47 НК с 1 января текущего года счета-фактуры, как правило, оформляются в электронной форме в информационной системе ЭСФ. Кроме того, в рамках исполнения ПКМ №807 в экспериментальном режиме в электронной форме составлялись также доверенности, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные.

В ст. 7 Закона «Об электронном документообороте» сказано, что электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. А согласно ст. 7 Закона «Об электронной цифровой подписи» ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Следовательно, электронная доверенность и прочие первичные документы, сформированные в системе ЭДО, как и ЭСФ, обладают полной юридической силой. Сомнения по поводу их законности с правовой точки зрения абсолютно необоснованны.

Еще один важный аспект: все электронные документы, обработанные официальными операторами электронного документооборота (см. список), надежно хранятся в базах данных на серверах операторов не менее 5 лет, и на протяжении 10 лет – у роуминг-оператора. Т.е. на протяжении этого времени документы доступны для использования.

– Обязательно ли для электронных документов создавать бумажные копии?

– Нигде в законодательстве прямо не требуется и одновременно не запрещается создавать и хранить бумажную копию электронных документов. Еще раз повторю: в соответствии с Законом «Об электронном документообороте» электронный и бумажный документ равносильны и равнозначны. Вместе с тем, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете  установлено, что при хранении электронных документов должна обеспечиваться возможность доступа к ним и предоставления их копий на бумажном носителе.

При использовании технологий электронного документооборота не следует забывать еще несколько правил, вытекающих из данного Положения:

1. Электронный документ должен быть создан в соответствии с требованиями Положения и других нормативно-правовых актов.
2. Электронный документ должен содержать в себе следующие обязательные реквизиты:

• наименование предприятия;
• наименование и номер документа, дату и место его составления;
• наименование, содержание и количественное измерение хозяйственной операции с указанием единиц измерения (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей и подписи с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц (лица), совершивших хозяйственную операцию.

В первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты:

• адрес предприятия;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;
• другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

3. Первичный документ и регистр, созданные в электронной форме, должны подтверждаться ЭЦП лица, ответственного за правильность составления документа, в соответствии с законодательством об электронной цифровой подписи.

Олег ГАЕВОЙ