Рекомендации

Как оформить расходный кассовый ордер

30.12.2020
author avatar

Асал ХАШИМОВА

заместитель директора департамента МФ
author avatar

Дилором САИДОВА

эксперт «Нормы»

В рекомендации:

– последовательность оформления расходного кассового ордера;
– кем заполняются и подписываются расходные кассовые ордера;
– как заполнить расходный кассовый ордер;
– как заполнить РКО при автоматизированном учете;
– какие ошибки могут сделать расходный кассовый ордер недействительным;
– каков срок хранения расходных кассовых ордеров.

 

При выдаче наличных денег из кассы организации оформляйте расходный кассовый ордер (РКО). Выписывайте его в одном экземпляре в момент выдачи из кассы:

  •  заработной платы и приравненных к ней платежей по платежной ведомости. Оформляйте РКО на каждую ведомость;
  •  заработной платы и приравненных к ней платежей на основании РКО на каждого сотрудника;
  •  денежной выручки, депонированных и сверхлимитных сумм для сдачи в банк самоносом или через инкассацию;
  •  пенсий, пособий;
  •  наличности под отчет сотруднику, например, для оплаты командировочных расходов т.п.;
  •  авансов и оплаты за результаты работ, услуг лицам, выполняющим их по договорам гражданско-правового характера;
  •  наличности во всех иных случаях.
Ситуация
Кассир с согласия главного бухгалтера выдает директору наличность на личные цели и оформляет при выдаче денег расходный кассовый ордер
– Выдача наличности на личные цели директора, как и иного физического лица, законодательством не предусмотрена. Оформление этой кассовой операции расходным кассовым ордером не сделает ее законной.
Рекомендуем предоставить денежные средства директору на основании договора займа – перечислением на его личную пластиковую карту. Если сумма большая, получите письменное согласие учредителей.

Последовательность оформления расходного кассового ордера  

Расходный кассовый ордер оформите в бухгалтерии и передайте в кассу для исполнения.

Соблюдайте следующую последовательность действий при оформлении РКО при выдаче наличности:

1. Заполните бланк от руки или на компьютере в одном экземпляре. Не допускайте помарок и любых исправлений;

2. Подпишите РКО у руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если на прилагаемых к расходникам документах имеется разрешительная надпись руководителя, его подпись на РКО необязательна;

3. Зарегистрируйте РКО в Книге регистрации расходных ордеров согласно его порядковому номеру. Номер изменять нельзя;

4. Передайте его кассиру для выплаты наличности.

После получения РКО кассир проверяет:

  •  наличие и соответствие имеющимся образцам подписей главного бухгалтера и руководителя;
  •  соответствие сумм выдаваемых наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
  •  наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;
  •  соответствие Ф. И. О. получателя данным предъявляемого им личного документа.

Затем кассир записывает в РКО сведения о предъявленном личном документе получателя, выдает наличность, подписывает РКО сам и у получателя.

На приложенных к РКО документам кассир делает надпись либо проставляет штамп «Оплачено» с указанием даты оплаты. 

Если кассир не подпишет РКО у получателя наличности, эту сумму считают недостачей и взыскивают с кассира. 

РКО, по которому выданы деньги, подшейте ко второму листу кассовой книги – отчету кассира.

Выдавайте наличные деньги по расходным ордерам только в день их составления .

Кем заполняются и подписываются расходные кассовые ордера

Выдавайте деньги из кассы на основании надлежаще заполненного расходного ордера. На ордере проставьте четырехугольный штамп с реквизитами организации. 

РКО оформляются одним из следующих лиц:

  •  главным бухгалтером или бухгалтером;
  •  руководителем (при отсутствии главбуха). Если в организации нет бухгалтера, оформите приказ о том, что руководитель будет выполнять его функции.

Если договор о ведении бухучета заключен:

  •  со специализированной организацией и договором предусмотрено оформление первичных документов – РКО оформляются сотрудником этой организации;
  •  с физическим лицом – РКО оформляется этим лицом.

Расходный кассовый ордер подписывают:

  •  руководитель или лицо, имеющее право первой подписи (назначается приказом руководителя);
  •  главный бухгалтер, при его отсутствии – лицо, имеющее право второй подписи;
  •  кассир.

Если на руководителя приказом возложены...

lock

Чтобы читать дальше, подпишитесь на Buxgalter Pro

Помощь