Командировочные расходы: вычет или невычет

29 июня 2020 г.

Командировочные расходы не входят в перечень невычитаемых расходов ст. 317 НК. Значит ли это, что все они без исключения могут быть вычтены из совокупного дохода при определении налогооблагаемой прибыли? Практические аспекты применения данной нормы НК разъяснил эксперт «Нормы» Олег ЦОЙ.

– Чтобы можно было отнести командировочные расходы к вычитаемым, они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены ст. 305 НК.

А именно:

связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (командировка с целью провести переговоры, заключить контракт с поставщиками сырья, выполнить работы на территории заказчика и т.п.);
необходимы для сохранения или развития предпринимательской деятельности и их связь с этой деятельностью четко обоснована (для повышения конкурентоспособности работник делает презентации выпускаемой продукции в регионах, участвует в отраслевой выставке и т.п.).

❖

О том, как возместить командировочные расходы работнику-нерезиденту, можете узнать в новой статье

Документальным подтверждением командировочных расходов являются:

приказ на командировку;
командировочное удостоверение при командировке в пределах Узбекистана;
производственное задание для командированного работника;
авансовый отчет;
отчет о выполнении задания;
документы, подтверждающие транспортные расходы, расходы по проживанию и другие фактические расходы.

Внимание

Правильно оформленные документы помогут вам легко обосновать экономическую оправданность служебной командировки.

Но экономическая обоснованность и документальное подтверждение командировочных расходов еще не говорят о том, что все расходы можно отнести к вычитаемым.

Суточные расходы

Суточные расходы не нужно подтверждать документально. Это – нормируемые расходы п. 11 Инструкции №1268 от 29.08.2003 г.. Суточные расходы сверх минимальных норм относятся к компенсационным выплатам в составе доходов в виде оплаты труда п. 9 ст. 373 НК.

Предусмотрите в коллективном или трудовых договорах, а также в налоговой учетной политике нормы суточных расходов, которые могут быть и выше минимальных. Это будет экономическим их обоснованием и позволит вычесть их при расчете налога на прибыль.

Внимание

Инструкция №1268 предусматривает утверждение нормативов суточных расходов в коллективном договоре или отражение их в трудовых договорах. Это позволит вам определять, является ли расход предприятия доходом работника п. 8 ч. 2 ст. 369 НК.

Для отнесения командировочных расходов к вычитаемым или невычитаемым рекомендуем утвердить нормативы и в налоговой учетной политике.

Расходы на проезд

Расходы на проезд командированного работника определяются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов, а при их отсутствии – в пределах утвержденных норм. Минимальная норма – 0,08% БРВ за каждый километр п. 10 Инструкции №1268 от 29.08.2003 г.. В коллективном или трудовом договоре и в учетной политике вы можете установить свою норму, но не ниже минимальной. Утверждение нормативов на проезд в локальных документах предприятия – основание для вычета расходов.

❖

Как определить вычитаемые и невычитаемые командировочные расходы, более подробно эксперт рассказал в отдельной статье

Так как норматив связан с километражем, подтвердите его документально. Расстояние определите с использованием навигатора или электронной карты. Для подтверждения расчета зафиксируйте полученные данные в отдельном файле. Распечатку приложите к расчету.

Расходы на проезд, превышающие утвержденные на предприятии нормы, при отсутствии подтверждающих документов – это невычитаемые расходы.

Ситуация

Работник не представил проездные документы

Работник был командирован в г. Самарканд, подтверждающие проезд документы представить не смог.

Попросите работника:

представить на имя руководителя организации заявление или служебную записку с просьбой возместить расходы в размерах, установленных в коллективном или трудовом договоре;
включить возмещаемую сумму в авансовый отчет.

Определите расстояние между населенными пунктами. По трассе расстояние между Ташкентом и Самаркандом по данным интернета составляет 310 км. Следовательно, возмещаемая сумма в одну сторону составит:

223 000 х 0,08% х 310 = 55 304 сум.

Туда и обратно: 55 304 х 2 = 110 608 сум.

Внимание

При отсутствии проездных документов включите в доход командированного работника сумму, превышающую стоимость проезда железнодорожным транспортом (междугородным автобусом, если железнодорожное сообщение отсутствует) или 30% стоимости авиабилета. Это – компенсационная выплата, включаемая в доход в виде оплаты труда, облагаемый НДФЛ и соцналогом п. 13 ст. 373 НК.

В исключительных случаях вы можете возместить командированному работнику провоз багажа, но – только с разрешения руководителя и при наличии подтверждающих документов п. 12 Инструкции №1268 от 29.08.2003 г.. Возмещайте их, если уверены, что в багаже было имущество, необходимое для выполнения задания в командировке.

Если из подтверждающих документов (отчет о командировке, служебная записка) будет видно, что багаж связан с выполнением служебного задания, это может быть основанием для вычета таких расходов.

Расходы по найму жилья

Такие расходы определяются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов.

При отсутствии документов возмещайте расходы на жилье в размере 20% БРВ за каждые сутки пребывания в командировке абз. 3 п. 12 Инструкции №1268 от 29.08.2003 г.. Расходы свыше этой нормы при отсутствии подтверждающих документов – невычитаемые, так как относятся к доходам работника в виде материальной выгоды п. 3 ст. 317 НК.

Ситуация

Работник не представил документы на проживание

Работник находился в служебной командировке 7 суток. По возвращении он не представил подтверждающие документы на проживание.

В этом случае на основании заявления или служебной записки работника и авансового отчета ему возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере:

223 000 х 20% х 7 = 312 200 сум.

Обратите внимание, что в счет на проживание может быть включено питание. А питание возмещается выплатой суточных. Поэтому оплачивайте проживание или возмещайте его стоимость работнику за минусом стоимости питания.

Если же вы оплатили полный счет, то стоимость питания для работника – это компенсационная выплата, облагаемая НДФЛ и соцналогом п. 13 ст. 373 НК.

Экономически оправдать двойную оплату питания (первый раз – выплатой суточных, второй – в составе расходов на проживание) вряд ли возможно, поэтому отнесите эти расходы к невычитаемым.

Другие расходы

Все прочие расходы, связанные со служебной необходимостью (телефонные переговоры, почтовые расходы и т.п.) возмещаются при наличии подтверждающих документов п. 9 Инструкции №1268 от 29.08.2003 г.. Чтобы экономически обосновать такие расходы, отразите их перечень в коллективном или трудовом договоре и налоговой учетной политике.

Дополнительные командировочные расходы, не предусмотренные в коллективном или трудовом договоре, отнесите к:

доходам в виде материальной выгоды работника, облагаемым НДФЛ ст. 376 НК;
невычитаемым расходам для предприятия п. 3 ст. 317 НК.