Что нужно знать о доверенностях

От имени юрлица без доверенности может действовать только его руководитель. Если же часть своих полномочий он делегирует другим лицам, по закону в этом случае нужно оформить доверенность. О нюансах и типичных ошибках ее оформления рассказал эксперт «Нормы» по юридическим вопросам Олег ЗАМАНОВ:

– По объему передаваемых полномочий доверенности условно делятся на общие (генеральные) и специальные. Первые, главным образом, нужны для передачи полномочий руководителям филиалов и представительств. Однако закон не запрещает их использовать и в иных случаях. К примеру, генеральную доверенность можно оформить на одного из замдиректоров, который с этого момента становится «правой рукой» руководителя. По такой доверенности, как правило, передается широкий спектр прав и обязанностей: заключение договоров, распоряжение имуществом и денежными средствами, прием на работу и прекращение трудовых отношений, представительство в судах, правоохранительных и других госорганах и т.д.

Специальные доверенности дают право совершать определенные юридически значимые действия. В этом случае, обычно, отталкиваются от должностных обязанностей работника–поверенного, его профессиональной компетенции. Например, директор компании дает доверенность:

• водителю – на управление принадлежащим организации автомобилем;
• администратору офисного здания – на заключение договоров с коммунальными службами, офис-менеджеру – договоров на ремонт и обслуживание оргтехники и т.д.;
• юристу – на представление интересов организации в суде и других компетентных органах;
• бухгалтеру-кассиру – на получение и выдачу денежных средств.

Любая доверенность от имени юрлица оформляется в письменном виде. В отличие от доверенностей, выдаваемых физлицами, доверенность организации нотариально удостоверять не нужно, даже если речь идет о делегировании права управлять автотранспортом .

Доверенность оформляется в произвольной форме, но при этом нужно учитывать следующие нюансы:

• доверенность, как правило, оформляют на фирменном бланке. Допускается также проставление углового штампа в левом верхнем углу документа. Таким образом, в доверенности отражаются фирменное наименование, почтовый адрес, номер телефона и другие данные  организации–доверителя, чьи интересы представляет поверенный;
• обязательными реквизитами также являются регистрационный номер, дата и место выдачи доверенности. Если дата не указана, доверенность считается недействительной. Номер присваивается в порядке прямой последовательности согласно книге регистрации доверенностей;
• данные поверенного указываются в соответствии с документами, удостоверяющими его личность (Ф.И.О., паспортные данные);
• полномочия, которыми наделяется представитель, прописываются в виде полного и исчерпывающего перечня. Если этого не сделать, могут возникнуть нежелательные последствия как для представителя, так и для самой организации;
• если не указан конкретный срок действия доверенности, документ будет действовать в течение 1 года со дня выдачи. Максимальный срок действия доверенности по закону – 3 года ;
• возможность передоверия ограничена. По общему правилу поверенный должен лично действовать в рамках выданной ему доверенности. Передоверие допускается, если это прямо предусмотрено доверенностью либо вынуждено силой обстоятельств для охраны интересов доверителя . Специальные доверенности, в основном, даются без права передоверия;
• образец подписи поверенного на доверенности позволяет идентифицировать его в ходе исполнения полномочий;
• подпись руководителя и печать организации (при ее наличии) подтверждают юридическую силу документа. На госпредприятиях доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером .

С доверенностями на получение ТМЦ все немного иначе. В этом случае используется специальная форма, утвержденная приказом министра финансов. Заполнять ее нужно строго по Положению о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности. Получить оплаченный товар по довереннос­ти, составленной в произвольной форме, нельзя.

Срок действия такой доверенности устанавливается в зависимости от возможности получать и вывозить соответствующие ценности по договору и иным сделкам. В любом случае, он не может превышать 3 лет.

В рамках внедрения ЭСФ некоторые операторы электронного документооборота предлагают своим клиентам дополнительную услугу – оформление доверенностей в электронном виде. Такой документ также должен отвечать требованиям ст. ст. 5–6 Закона «Об электронном документообороте».  

Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при оформлении доверенности от имени юрлица:

1) определите юридически значимые действия, которые должен совершить поверенный (заключить сделку, подать документы, получить деньги в банке, участвовать в судебном процессе и т.п.);

2) определите лицо, которое будет действовать от имени фирмы, уточните его персональные данные, которые будут отражены в доверенности;

3) оформите бланк доверенности по требованиям закона и устоявшейся практики или, как в случае с ТМЦ, – по утвержденной форме ;

4) внесите запись в Журнал учета выданных доверенностей, форму которого можно заим­ствовать из прил. №3 к Поло­жению №1245, немного скорректировав количество и значение граф («Наименование поставщика», «№ и дата договора и иных сделок», например, можно не указывать, если речь не идет о получении ТМЦ). При выдаче доверенностей на получение ТМЦ допус­кается как ведение Журнала учета выданных доверенностей утвержденной формы, так и учет в корешке Книжки доверенностей;

5) выдайте доверенность поверенному лично под роспись в Журнале учета выданных доверенностей или в корешке Книжки доверенностей.

Также имейте в виду, что:

• законодательство не требует переоформлять доверенности при смене руководителя (другого лица, выдавшего доверенность) или в связи с изменением паспортных данных поверенного. Но чтобы избежать коллизий, можно в указанных случаях обновлять ранее выданные доверенности, срок которых еще не истек;

• если поверенный потерял доверенность или она пришла в негодность, можно оформить дубликат – заново распечатать бланк с теми же реквизитами и содержанием с пометкой «Дубликат» или же оформить новую доверенность;

• доверитель вправе отменить доверенность в любой момент до истечения срока, на который она выдана. Оформить отмену доверенности можно приказом, с которым письменно под роспись должен быть ознакомлен поверенный. Об этом также нужно известить всех известных третьих лиц, с которыми контактировал поверенный в качестве представителя юрлица – контрагентов по сделкам, суд по текущему процессу и т.д. Дальнейшие действия поверенного, чьи полномочия прекращены, для выдавшего доверенность юрлица прав и обязанностей не порождают .

Поверенный обязан немедленно вернуть оригинал прекращенной доверенности доверителю-юрлицу .

Типичные ошибки

Чаще всего на практике встречаются следующие ошибки оформления доверенности:

• документ выдается на срок более 3 лет или доверенность без указания срока действия предъявляется по истечении года со дня выдачи, или срок доверенности по передоверию превышает срок действия основной доверенности. Должны соблюдаться требования закона   по срокам, иначе поверенный не сможет реализовать свои полномочия;
• не указывается дата выдачи доверенности. Такой документ недействителен ;
• полномочия поверенного в суде описываются общими формулировками. Отдельные процессуальные действия должны быть специально оговорены в доверенности   , иначе поверенный не будет вправе их совершать;  
• нарушен порядок заполнения доверенности на получение ТМЦ. В частности, – бланк не заполнен до конца, отсутствуют образцы подписи поверенного, не указаны обязательные реквизиты или есть поправки, помарки. По таким доверенностям ТМЦ не отпускается  .