Справка о доходах работника: что должен знать бухгалтер в 2025 году

Справка о доходах физлица – документ, который кажется «рутинным». Но редко в какой организации грамотно выстроен процесс его выдачи. Ошибки в такой справке – риск для компании: и лишнее внимание налоговой, и жалобы работников. Бухгалтеру важно четко знать, в какой форме выдавать справку, когда можно отказать в ее выдаче и нужно ли получать заявление от работника и регистрировать справку.

Buxgalter.uz разъясняет:

 

В материале:

– зачем нужна справка о доходах физлица;
– требования к структуре и содержанию справки;
– ответы на вопросы бухгалтеров;
– где взять справку о доходах работнику без участия бухгалтера;
– как сформировать справку в бухгалтерских программах;
– рекомендации.

 

Справка о выплаченных доходах и удержанных суммах налога (справка о зарплате) отражает информацию о доходах работника, а также удержанных налогах и взносах за определенный период.

В форме справки о доходах указываются:

• общая сумма начисленных доходов (зарплата, премии, отпускные, компенсации, больничные и др.);
• из них – компенсации , использованные льготы  и налогооблагаемые доходы;
• удержанные НДФЛ и взносы на ИНПС.

Справка о доходах составляется с разбивкой по месяцам и может охватывать разные периоды – от 1 месяца до нескольких лет в зависимости от цели ее получения.

Примеры, когда выдается справка о доходах:

1) для оформления визы

Справка о полученных доходах показывает стабильность и уровень доходов человека, обращающегося за визой. Помимо этого документа, консульства требуют представить также справку с места работы, где бухгалтер должен показать среднемесячную зарплату, время отпуска и другие сведения.

Справка о доходах физлица для получения визы должна быть оформлена на фирменном бланке – с четкой печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера.

 

2) для подачи налоговой декларации

В налоговой декларации данные о доходах физлица, полученных по месту основной и неосновной работы, отражаются автоматически на основании отчетности по НДФЛ и соцналогу, представленной бухгалтерами предприятий-работодателей.

Если какие-то доходы не отражены в декларации, работник должен вручную ввести сведения по ним и приложить документы (справки), подтверждающие полученные доходы и удержанные налоги по этим местам работы. Для такой ситуации есть утвержденная форма справки.

 

Эта справка необязательно выдается в бумажном виде. Она формируется автоматически на сайте my3.soliq.uz. Работник самостоятельно через персональный кабинет налогоплательщика с помощью услуги «Начисленная заработная плата граждан» в разделе «Персональная информация» может ее распечатать или сохранить в формате pdf.

«Живые» печати и подписи в ней заменяет QR-код. Отсканировав его, можно проверить подлинность представленной в справке информации.

 

3) при трудоустройстве по совместительству или на новое место работы

После перехода с прогрессивной на плоскую шкалу НДФЛ бухгалтеры перестали запрашивать у новых работников справку о доходах с прежнего места работы или с новых совместителей – справку о доходах с основного места работы. Статья 124 Трудового кодекса не включает этот документ в обязательный перечень документов, представляемых при трудоустройстве. Но справку получить все же нужно! Она нужна для правильного применения льгот по НДФЛ .

Если вновь принятый работник не представил справку о доходах до начисления ему первой заработной платы, НДФЛ будет удержан без применения следующих льгот:

• из налогооблагаемых доходов работников, имеющих право на льготу, ежемесячно вычитается сумма в 1,41 МРОТ или 3 МРОТ ;
• не облагается НДФЛ сумма матпомощи до 4,22 МРОТ за налоговый период . При этом данное ограничение не распространяется на матпомощь, оказываемую в связи со смертью самого работника или члена его семьи.

 

 

 

Во многих случаях в Узбекистане представление гражданами бумажной справки о заработной плате уже не требуется. К примеру, у информационных систем банков и других кредитных учреждений есть доступ к базе налоговых органов и доходы клиентов проверяются автоматически по ПИНФЛ.

Тем не менее, есть ситуации, когда справка в бумажном виде еще может понадобиться:

• при оформлении опекунства над несовершеннолетним;
• в судебных процессах, связанных с разделом имущества, алиментами, компенсациями;
• в отдельных случаях по запросу госорганов, если автоматический обмен данными не предусмотрен.

 

Как оформлять справку о доходах

Документ в бумажном виде оформляется на стандартном листе формата А4.

Предпочтительно использовать фирменный бланк организации. Справка должна соответствовать общепринятым требованиям к официальному документообороту. Структура документа включает несколько обязательных элементов:

• регистрационный номер и дату выдачи;
• место выдачи справки;
• название документа. Оно должно четко отражать содержание документа: Справка о выплаченных доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц за _____ (указать период);
• сведения о работодателе. Название и организационно-правовая форма юрлица – обязательны;
• сведения о работнике. Ф. И. О. работника должны соответствовать документам. Рекомендуем привести в справке Ф. И. О. на латинице, как в паспорте (ID-карте). Указывается должность сотрудника и его ПИНФЛ;
• детальная информация о выплатах помесячно. С разбивкой по месяцам указываются суммы всех начисленных доходов. В том числе отдельно указываются компенсации , льготы  и налогооблагаемые доходы. Также помесячно указываются суммы удержаний НДФЛ и взносов на ИНПС;

• итоговые суммы всех начислений и удержаний по видам.

Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер. Документ заверяется печатью организации.

Если справка оформляется не на фирменном бланке, проставьте штамп с реквизитами организации. Соблюдение всех требований по оформлению справки о доходах физлица обеспечивает юридическую силу документа.

  

Ответы на вопросы бухгалтеров

1. Можно ли выдать справку о доходах третьему лицу?

– Выдать справку о доходах третьим лицам можно только при наличии нотариально заверенной доверенности или документа, ее заменяющего. Доверенность должна быть надлежаще оформлена, иметь дату и подпись доверителя.

 

2. Кто может получить справку о доходах умершего?

– Справку о доходах умершего могут получить наследники или лица, на момент смерти фактически находившиеся на его иждивении. Она нужна для оформления и получения пособия по потере кормильца.

3. Нужно ли бухгалтеру получать заявление на выдачу справки?

– Работник может написать заявление на выдачу справки о доходах. Так обычно происходит в крупных компаниях, где регламентированы все процессы. На практике в небольших компаниях чаще всего достаточно просьбы работника. Более того, он может получить справку самостоятельно через ЕПИГУ или мобильное приложение Soliq.

4. Нужно ли регистрировать выдачу справки о доходах?

– Да, обязательно регистрируйте выдачу справки в журнале. Так вы обезопасите себя на случай споров. Также рекомендуем хранить копии выданных справок.

5. Какие установлены сроки выдачи справки о заработной плате работодателем?

– Выдайте справку не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника .

6. В течение какого времени действительна справка о доходах?

– Срок действия справки о доходах зависит от требований организации, в которую она подается.

 

Как работнику получить справку о зарплате и стаже работы через ЕПИГУ

Получить справку о начисленной заработной плате можно на my.gov.uz. Сервис дает возможность получить документ без обращения к работодателю и бесплатно.

 

 

Процедура получения состоит из нескольких простых шагов:

1) войдите на сайт my.gov.uz в свой личный кабинет с помощью предложенных способов, например, войти через систему OneID;

2) найдите по поиску услугу «Сведения о начисленной заработной плате»;

3) кликните на кнопку «Получить услугу» – система сформирует документ. Справка доступна для скачивания.

 

Как работнику получить сведения о зарплате в мобильном приложении Soliq

В мобильном приложение Soliq налогового ведомства также можно скачать справку о начисленной зарплате и удержанном НДФЛ.

 

 

Для получения справки:

1) войдите в приложение;

2) выберите «Персональные услуги» и подраздел «Начисленная заработная плата»;

3) если работаете в нескольких местах – выберите работодателя;

4) укажите налоговый период;

5) нажмите на кнопку «Скачать», чтобы получить документ в электронном виде.

  

Как сформировать справку о доходах работника в программе 1С

Чтобы сформировать форму справки о заработной плате работника за определенный период в программных продуктах «1С: Предприятие», воспользуйтесь отчетом «Справка о заработной плате». Она находится в разделе «Отчеты – Регламентированные отчеты – Прочие – Справка о заработной плате».

 

 

Как сформировать справку о доходах работника в программе 1UZ

Перейдите в раздел «Персонал» и выберите пункт «Отчеты». Затем откройте подраздел «Справка о доходах».

 

Видеоинструкцию по формированию справки о заработной плате в 1UZ смотрите по ссылке > > >.

  

Практические рекомендации по работе со справками

• Разработайте внутренний регламент выдачи справок. Документ должен определять порядок обращения работников и сроки исполнения. Четкие процедуры исключат конфликты и недоразумения.
• Обязательно ведите журнал регистрации выданных справок. В журнале указывайте дату и номер справки, получателя и назначение документа. Обязательно проставляется подпись получателя или отметка о способе передачи.
• Используйте единую форму справки. Готовый шаблон упростит подготовку документов и снизит вероятность ошибки.
• Храните копии выданных справок. Это защитит организацию на случай споров или проверок.