Пригодятся в январе материалы экспертов:
Авансовый отчет – обязательный первичный документ для учета подотчетных сумм. Правильное его заполнение защищает компанию от претензий налоговых органов и позволяет корректно отражать хозяйственные расходы.
В статье разберем актуальные требования к авансовому отчету в Узбекистане, какие документы нужны, как оформить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия.
В материале:
– когда обязателен авансовый отчет;
– сроки сдачи авансового отчета в бухгалтерию;
– где взять официальный бланк для авансового отчета;
– пример заполнения;
– подтверждающие документы к авансовому отчету;
– авансовый отчет в 1С.
Когда авансовый отчет обязателен
Подотчетное лицо получает аванс на конкретные цели и обязано отчитаться о расходовании. Это могут быть наличные или средства на корпоративной карте.
Составлять авансовый отчет нужно в следующих ситуациях:
- командировочные расходы сотрудников на территории Узбекистана и за рубежом;
- приобретение ТМЦ для офиса;
- оплата хозяйственных нужд предприятия;
- закуп сельхозпродукции на рынках;
- представительские расходы.
Внимание
Подотчетным лицом может быть не каждый работник предприятия: правильно определяйте круг подотчетных лиц и оформляйте это документально.
Узнайте, кто может быть подотчетным лицом, и скачайте шаблоны необходимых документов в рекомендации > > >
Сроки сдачи авансового отчета в бухгалтерию
Для командировок действует обязательное правило: отчет сдается не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения 
.
По покупкам, оплаченным корпоративными картами, работник обязан отчитаться не позднее 10 дней со дня получения КПК под отчет .
Для прочих подотчетных сумм предприятие вправе установить собственные сроки. Закрепите их в локальном акте или учетной политике организации. Рекомендуем не превышать 3-дневный период.
Где взять бланк авансового отчета
Для учета подотчетных средств обычно используют типовую форму АО-1. Организация может разработать собственный бланк, утвердив его в учетной политике. Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов первичного документа согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете .
Вы можете воспользоваться готовыми формами авансового отчета от экспертов «Нормы» (шаблон на скачивание + пример заполнения):
Образец авансового отчета
Какими документами подтверждают авансовый отчет
Подотчетный работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Например, по расходам во время командировок:
- командировочное удостоверение;
- транспортные билеты;
- счета из гостиниц;
- отчет о выполнении задания (если требуется).
Для подтверждения расходов на хозяйственные нужды:
- товарные чеки;
- кассовые чеки ККТ;
- накладные;
- акты выполненных работ.
Внимание
Кассовые чеки со временем могут выцветать.
Рекомендуем снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.
Оригинал чека – хранить в темном и сухом месте, подальше от источников тепла.
Для подтверждения закупа на рынке:
- закупочный акт;
- электронный акт закупки сельхозпродукции (для некоторых категорий предприятий).
Все документы нумеруются в порядке записи в отчете.
При оплате корпоративной картой в национальной валюте с оформлением чека ККТ электронный счет-фактура не требуется .
Внимание
Если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, сумма перерасхода, подтвержденная документами и отраженная в отчете, подлежит возмещению.
Алгоритм действий в этой ситуации, бухгалтерские проводки и шаблоны документов вы найдете в рекомендации «Как учитывать оплату работником расходов предприятия».
Как оформить авансовый отчет в 1С
Авансовый отчет в 1С оформляется через модуль «Банк и касса». Программа автоматизирует процесс и минимизирует ошибки при оформлении.
Пошаговая инструкция:
Шаг 1. Создание документа
Откройте раздел «Касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать». Заполните дату и выберите подотчетное лицо из справочника сотрудников.
Шаг 2. Указание выданного аванса
На вкладке «Авансы» добавьте документ выдачи средств – расходный кассовый ордер или платежное поручение на карту работника.
Шаг 3. Занесение расходов
На вкладке «Прочее» внесите информацию о фактических затратах. Укажите вид расходов, сумму, счет учета затрат и приложенные первичные документы.
Шаг 4. Проведение документа
Система автоматически рассчитает остаток или перерасход. Проверьте корректность заполнения и нажмите «Провести».
Шаг 5. Печать формы
Для представления в бумажном виде воспользуйтесь функцией «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)».
Buxgalter.uz рекомендует
Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
