Полезное для бухгалтера в ноябре:
В системе электронного документооборота «Didox» предусмотрена возможность создавать и подписывать электронные доверенности с соблюдением требований Закона «Об электронном документообороте». Подробнее о том, как обеспечивается идентификация лиц, подписывающих электронный документ, рассказал генеральный директор «Venkon Group» Аскар ИСМАИЛОВ:
– «За основу формы электронной доверенности взяты требования, предъявляемые к бумажному документу Положением о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.
В электронной доверенности обязательно указываются:
- срок действия;
- паспортные данные предъявителя;
- перечень материальных ценностей, подлежащих получению;
- информация о покупателе и поставщике.
В отличие от бумажного документа, при формировании электронного документооборота применяются ЭЦП поставщика и получателя, а также физического лица, уполномоченного получить товар.
У тех, кто начинает пользоваться электронной доверенностью, возникают вопросы, связанные с применением ЭЦП и идентификацией личности сотрудника, которому поручено получение товара у поставщика. Подчеркну, что система «Didox» устроена так, что поставщик увидит электронную доверенность только после того, как лицо, приехавшее за товаром, подпишет ее своей персональной ЭЦП физлица. А сам этот документ создает и заверяет ЭЦП юрлица руководитель организации – покупателя.
В мобильном приложении «Didox Mobile» мы предусмотрели функционал, создающий комфортные условия для подписи электронной доверенности, если у сотрудника нет оборудованного компьютером рабочего места.
Настоятельно рекомендуем, чтобы сотрудники, ставящие свои подписи в доверенности, использовали исключительно ЭЦП, выданные на их имя. В получении таковых сегодня проблем нет. Впоследствии это позволяет максимально достоверно идентифицировать сотрудника, подписавшего документ.
Внимание
Практика, когда ЭЦП юрлица, выданная на имя директора или другое должностное лицо организации, используется другими сотрудниками, – опасна и порочна.Единственное различие между электронной доверенностью и документом, оформленным на бумаге, – это отсутствие бумажного варианта. При использовании электронной доверенности представитель продавца идентифицирует личность представителя покупателя по документу, который пришел к нему по каналам ЭДО. При необходимости электронную доверенность можно распечатать, и в этом случае в ней можно будет найти информацию о конкретных лицах, которые ее подписали.
Со временем электронные доверенности станут привычны и никаких проблем с их использованием возникать не будет».
На правах рекламы
