Как проводить расчеты по корпоративной карте

В рекомендации:

– корпоративная карта;
– открытие корпоративной карты;
– расходы, оплачиваемые с корпоративной карты;
– порядок выдачи корпоративной карты;
– отчет по корпоративной карте;
– учет расчетов по корпоративной карте.

Корпоративная карта – очень удобное средство платежа. Она позволяет расплачиваться за товары и услуги непосредственно при их покупке.

Основным документом, регулирующим порядок использования корпоративных карт является Положение о правилах выпуска и обращения банковских карт на территории Республики Узбекистан.

Порядок осуществления государственными заказчиками закупок с использованием корпоративных банковских карт («закупочных карт») определен специальным Положением.

Что представляет собой корпоративная карта

Корпоративная банковская карта – это платежная карта, которая дает право ее держателю распоряжаться денежными средствами на карточном счете.

Держателем карты может быть:

• уполномоченный сотрудник юрлица

или

• индивидуальный предприниматель.

На лицевой стороне корпоративной карты в качестве обязательных реквизитов указываются п. 9 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г.:

• официальное (фирменное) наименование юрлица и (или) его условный номер в платежной системе;
• официальное наименование эмитента банковской карты;
• номер и срок действия банковской карты.

Также правилами платежной системы могут быть установлены дополнительные обязательные реквизиты, признаки идентификации и элементы банковских карт, эмитируемых в рамках платежной системы п. 10 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г..

Как открыть корпоративную карту

Для оформления корпоративной карты заключите договор с обслуживающим банком. Для этого представьте заявление руководителя предприятия на открытие специального корпоративного сумового (валютного) карточного счета и выпуск корпоративной карты.

В срок, предусмотренный договором, банк открывает специальный корпоративный счет, изготавливает карту и передает ее руководителю предприятия либо на основании доверенности его представителю.

За выпуск корпоративной карты банк взимает плату согласно своему тарифу.

В бухучете уплату банковской комиссии за выпуск корпоративной карты отразите проводкой:

• дебет счета 9430;
• кредит счета 5110.

Вы можете пополнять карточный счет платежным поручением с любого счета вашей организации.

Какие расходы можно оплачивать с корпоративной карты

С помощью корпоративной карты юрлица могут оплачивать расходы, связанные с осуществлением деятельности на территории Узбекистана п. 19 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г.. Для этого используются карты в национальной валюте.

Например, с помощью корпоративной карты можно оплатить:

• покупку основных средств, материалов, товаров;
• работы и услуги, включая аренду имущества;
• командировочные расходы;
• государственные пошлины и сборы;
• электроэнергию и газ посредством мобильных приложений (с 13 марта 2025 года);
• другие расходы.

Госзаказчики с помощью закупочной корпоративной карты вправе оплачивать п. 4 прил. №1 к ПКМ №108 от 24.02.2025 г.:

• билеты, расходы на проживание и другие расходы при служебных командировках, связанных с их деятельностью на территории Узбекистана;
• расходы на заправку топливом (бензином, сжиженным и сжатым газом, авиационным и дизельным топливом) транспортных средств, используемых для нужд госзаказчика, а также на зарядку электромобилей электроэнергией;
• другие товары (работы, услуги), приобретаемые корпоративными заказчиками в течение одного финансового года на сумму до 1 000 БРВ в случаях, когда им предоставлено право заключения прямых договоров в соответствии с законодательством. 

Банковские карты юрлиц в иностранной валюте могут использоваться для проведения валютных операций неторгового характера за пределами Узбекистана.

Индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием банковских карт в национальной валюте платежи, связанные с производственной деятельностью, торговлей, обслуживанием, выполнением работ на территории Узбекистана, а также по другим расходам, предусмотренным законодательством п. 20 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г..

Банковские карты индивидуальных предпринимателей в иностранной валюте могут использоваться для проведения валютных операций неторгового характера за пределами Узбекистана.

Кому и как выдавать корпоративные карты

Корпоративные карты выдавайте работникам, которым они необходимы для выполнения функциональных обязанностей. Например:

• для приобретения ТМЦ – работнику службы снабжения или логистики;
• для оплаты рекламы или маркетинговых мероприятий, представительских расходов – специалисту службы маркетинга или продаж;
• для оплаты ГСМ и ремонтных работ – водителю автотранспорта.

Список подотчетных лиц – работников, имеющих право пользоваться корпоративной картой, установите приказом руководителя предприятия. Заключите с ними договор о полной материальной ответственности, согласно которому работники принимают на себя ответственность за расходование денежных средств с карты, а также за ее сохранность.

Также рекомендуем определить локальным актом порядок выдачи и использования корпоративных карт. Например, в виде Положения о работе с корпоративными картами, в котором отразить:

• порядок их получения и использования;
• ответственность за сохранность карт и денежных средств на них, а также за нецелевое использование средств;
• перечень расходов, которые могут быть оплачены посредством карты;
• порядок одобрения руководством расходов;
• порядок представления отчетности по корпоративной карте;
• действия в случае утраты или порчи банковской карты и др.

Ознакомьте под роспись работников, которым разрешено пользоваться корпоративными картами, с этим локальным актом, обеспечьте их копией документа для повседневной работы.

Как отчитываться по корпоративной карте

Корпоративная карта передается работнику предприятия под отчет на строго определенные цели.

Держатель карты обязан не позднее 10 дней со дня получения ее под отчет представить в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах, а также представить подтверждающие документы п. 21 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г.:

• оригиналы квитанций платежных терминалов;
• электронные чеки, квитанции, оповещения, позволяющие определить стороны сделки;
• инвойсы (счета-фактуры);
• другие документы.

Отчет можно составить в произвольной форме либо использовать форму авансового отчета.

При использовании корпоративной карты для оплаты командировочных расходов подотчетное лицо должно в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, приложив подтверждающие документы п. 19 Положения, рег. МЮ №3294 от 03.04.2021 г. п. 22 прил. к ПКМ №424 от 02.08.2022 г..

Если вы намерены вернуть неизрасходованные средства с карточного счета на депозитный счет, можете сделать это, оформив платежное поручение.

Как учитывать расчеты по корпоративной карте

В Плане счетов по НСБУ №21 нет специального счета для отражения расчетов по корпоративной карте. Но вы можете ввести в свой рабочий План счетов отдельный счет, например, 5540 «Корпоративная карта».

Если у вас несколько корпоративных карт, расчеты по каждой из них можно для удобства вести на отдельном субсчете.

По дебету этих счетов отражайте зачисление денежных средств на корпоративную карту, по кредиту – списание средств.

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте делайте не при ее выдачи подотчетному лицу, а на основании отчета об израсходованных средствах. При этом задолженность подотчетного лица отражайте только в сумме израсходованных с карты средств, а не всей зачисленной на карту суммы.

В бухучете расчеты по корпоративной карте отражайте так: