Как осуществлять расчеты по корпоративной карте

В рекомендации:

– что представляет собой корпоративная карта;
– открытие корпоративной карты;
– расходы, оплачиваемые с корпоративной карты;
– порядок выдачи корпоративной карты;
– отчет по корпоративной карте;
– учет расчетов по корпоративной карте.

Корпоративная карта является очень удобным средством платежа. Она позволяет расплачиваться за товары и услуги непосредственно при их покупке.

Основным документом, регулирующим порядок использования корпоративных карт является Положение о правилах выпуска банковских карт и их обращения на территории Республики Узбекистан.

Что представляет собой корпоративная карта 

Корпоративная банковская карта – это платежная карта, которая дает право ее держателю распоряжаться денежными средствами на карточном счете.

Держателем карты может быть:

• уполномоченный сотрудник юридического лица

или

• индивидуальный предприниматель.

На лицевой стороне корпоративной карты в качестве обязательных реквизитов указываются :

• официальное (фирменное) наименование юрлица и (или) его условный номер в платежной системе;
• официальное наименование эмитента банковской карты;
• номер и срок действия банковской карты.

Также правилами платежной системы могут быть установлены дополнительные обязательные реквизиты, признаки идентификации и элементы банковских карт, эмитируемых в рамках данной платежной системы .

Как открыть корпоративную карту 

Для оформления корпоративной карты заключите договор с обслуживающим банком. Для этого представьте заявление руководителя предприятия на открытие специального корпоративного сумового (валютного) карточного счета и выпуск корпоративной карты.

Банк в срок, предусмотренный договором, открывает специальный корпоративный счет, изготавливает карту и передает ее руководителю предприятия или его представителю на основании доверенности.

За выпуск корпоративной карты банк взимает плату согласно своему тарифу.

В бухгалтерском учете оплату банковской комиссии за выпуск корпоративной карты отразите проводкой:

Дт счета 9430

Кт счета 5110

Вы можете пополнять карточный счет на основании платежного поручения с любого депозитного счета вашей организации.

Какие расходы можно оплачивать с корпоративной карты

С помощью корпоративной карты юрлица могут осуществлять расходы, связанные с осуществлением деятельности на территории Узбекистана . Для этого используются карты в национальной валюте.

Например, с помощью корпоративной карты можно оплатить:

• покупку основных средств, материалов, товаров;
• работы и услуги, включая аренду имущества;
• командировочные расходы;
• государственные пошлины и сборы;
• другие расходы.

Банковские карты юрлиц в иностранной валюте могут использоваться в целях осуществления валютных операций неторгового характера за пределами Республики Узбекистан.

Индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием банковских карт в национальной валюте платежи, связанные с осуществлением производственной деятельности, торговлей, обслуживанием, выполнением работ на территории Узбекистана, а также по всем иным расходам, предусмотренным законодательством .

Банковские карты индивидуальных предпринимателей в иностранной валюте могут использоваться в целях осуществления валютных операций неторгового характера за пределами Узбекистана.

Пример

Оплата корпоративной картой покупки дорогостоящего оборудования 

Предприятие решило приобрести оборудование стоимостью 30 млн сум., расплатившись корпоративной картой.

Поскольку Положение не содержит ограничений по сумме оплачиваемых корпоративной картой товаров или услуг, приобретение оборудования с оплатой корпоративной картой не противоречит законодательству.

С 1 ноября 2018 года безналичные расчеты между юрлицами, а также индивидуальными предпринимателями с использованием корпоративных карт осуществляются без заключения договоров купли-продажи, с выдачей инвойса (счета-фактуры) .

Однако это положение не запрещает перед покупкой заключить с продавцом договор, в котором прописать права и обязанности сторон.

Заключение договора позволит защитить права покупателя.

Ситуация

Средства с корпоративной карты израсходованы на личные нужды 

Руководитель предприятия приобрел бензин для заправки личного автомобиля, оплатив покупку корпоративной картой. Автомобиль не числится на балансе предприятия.

Какие будут налоговые последствия в данном случае?

– Если по решению руководителя стоимость бензина удерживается из его зарплаты, налоговых последствий не возникает.

Если нет – стоимость бензина для заправки личного автомобиля является для руководителя доходом в виде материальной выгоды .

Этот доход облагается НДФЛ у предприятия как налогового агента .

Социальным налогом облагаются доходы в виде оплаты труда . Доходы в виде материальной выгоды не входят в их состав и не облагаются соцналогом.

Расходы предприятия, являющиеся доходами физлиц в виде материальной выгоды, не вычитаются при расчете налога на прибыль .

Кому и как выдавать корпоративные карты 

Корпоративные карты выдавайте работникам, которым они необходимы для выполнения функциональных обязанностей. Например:

• для приобретения ТМЦ – работнику службы снабжения или логистики;
• для оплаты рекламы или маркетинговых мероприятий, представительских расходов – специалисту службы маркетинга или продаж;
• для оплаты ГСМ и ремонтных работ – водителю автотранспорта.

Список подотчетных лиц – работников, имеющих право пользоваться корпоративной картой, установите приказом руководителя предприятия. Заключите с ними договор о полной материальной ответственности, в соответствии с которым эти работники принимают на себя ответственность за расходование денежных средств с карты, а также за ее сохранность.

Также рекомендуется определить локальным актом порядок выдачи и использования корпоративных карт. Например, в виде Положения о работе с корпоративными картами, в котором отразить:

• порядок их получения и использования;
• ответственность за сохранность карт и денежных средств на них, а также за нецелевое использование средств;
• перечень расходов, которые могут быть оплачены посредством карты;
• порядок одобрения руководством расходов;
• порядок представления отчетности по корпоративной карте;
• действия в случае утраты или порчи банковской карты и др.

Ознакомьте под роспись работников, которым разрешено пользоваться корпоративными картами, с этим локальным актом, обеспечьте их копией документа для повседневной работы.

Внимание

В случае утери корпоративной карты банки не несут ответственности по платежам, проведенным до момента сообщения владельцем карты о ее утрате или краже .

Как отчитаться по корпоративной карте

Корпоративная карта передается работнику предприятия под отчет на строго определенные цели.

Держатель карты обязан не позднее 10 дней со дня получения ее под отчет представить в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах, а также представить подтверждающие документы :

• оригиналы квитанций платежных терминалов;
• электронные чеки, квитанции, оповещения, позволяющие определить стороны сделки;
• инвойсы (счета-фактуры);
• другие документы.

Отчет можно составить в произвольной форме или воспользоваться формой авансового отчета.

При использовании корпоративной карты для оплаты командировочных расходов подотчетное лицо должно в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, приложив подтверждающие документы  .

Если вы намерены вернуть неизрасходованные средства с карточного счета на депозитный счет, можете сделать это, оформив платежное поручение.

Как учесть расчеты по корпоративной карте 

В Плане счетов НСБУ № 21 отсутствует специальный счет для учета расчетов по корпоративной карте. Но вы можете ввести в свой рабочий План счетов отдельный счет, например, 5540 «Корпоративная карта».

Если у вас несколько корпоративных карт, расчеты по каждой из них можно для удобства вести на отдельном субсчете.

По дебету этих счетов в корреспонденции со счетом 5110 отражается зачисление денежных средств на корпоративную карту, по кредиту – списание средств.

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте производите не в момент ее выдачи подотчетному лицу, а при представлении отчета об израсходованных средствах. При этом задолженность подотчетного лица отражайте только в сумме израсходованных с карты средств, а не всей зачисленной на карту суммы.

В бухгалтерском учете расчеты по корпоративной карте отражаются так: