Нужно ли командировочное удостоверение

Можно ли рассчитывать и начислять суточные, командировочные, а также компенсировать расходы на проезд (с учетом предоставленных чеков и билетов), но без командировочного удостоверения? 

На вопрос ответила эксперт «Нормы» Татьяна ЛЫМАРЕВА:

– «Инструкция о служебных командировках в пределах Республики Узбекистан четко прописывает обязательность командировочного удостоверения при командировках по республике. В частности:

• в командировку работников направляет руководитель организации. При этом оформляется приказ и выдается командировочное удостоверение по форме, утвержденной прил. №1 к Инструкции ;
• фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки ;
• в течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактические расходы в командировке .

Конечно, бывают случаи, когда удостоверение утеряно (кража, потеря, халатность работника). В этом случае рекомендуем взять у командированного работника объяснительную.

Если руководитель считает, что работник выполнил поставленное задание (подписал договор, привез образцы и т. п.) и есть достаточные основания считать, что он действительно осуществлял порученную ему работу в тех городах и организациях, куда его направили (к авансовому отчету приложены билеты, чеки, счета-фактуры гостиниц), тогда руководитель может принять решение о возмещении командировочных расходов и оплате суточных. При этом, чтобы у предприятия не возникало налоговых рисков, необходимо иметь экономическое оправдание понесенных затрат .

В Положении о порядке выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан  – в числе документов, которыми должна удостоверяться командировка, командировочное удостоверение не упоминается:

• для направления работника в служебную командировку руководитель организации издает приказ и утверждает план-задание на командировку ;
• для снятия с депозитных счетов до востребования наличной иностранной валюты организация представляет в обслуживающий уполномоченный банк следующие документы (или выписки из них) :

- заявление на выдачу средств для покрытия командировочных расходов;

- копию приказа о командировании  – с указанием фамилий, инициалов командируемых работников, места командирования и срока командировки;

- расчет причитающейся суммы в иностранной валюте, заверенный руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации;

- план-задание на командировку, утвержденный руководителем организации;

- копии писем, факсов, телексов приглашающей стороны – с указанием условий финансирования поездки (при их наличии).

• все расходы, упоминаемые в авансовом отчете, должны быть подтверждены документами, оформленными надлежащим образом, а также утверждены руководителем делегации ».