Корхонада ЭҲАни жорий қилишни нимадан бошлаш керак

Электрон ҳужжат айланиши (ЭҲА) - бу “қоғозсиз иш юритиш”ни яратиш имконини берадиган электрон ҳужжатларга автоматлаштирилган ишлов бериш тизими. У иш вақтидан фойдаланиш самарадорлигини оширади ва ҳужжатларга қўлда ишлов бериш ва қоғоз харид қилиш харажатларини энг паст даражага туширади. Бироқ бунда - лицензияли дастурий маҳсулот сотиб олиш ва уни аниқ корхонага мослаштиришга моддий харажатларни талаб қилади.

ЭҲАга ўтиш тез бўлиши лозим эмас, ходимларга дастурий маҳсулотдан фойдаланишга ўрганиш учун вақт зарур бўлади. Электрон ҳужжат айланишига тўлиқ ўтишдаги мураккабликлар, бир томондан, фақат электрон шаклда юритиш мумкин бўлган ҳужжатларнинг аниқ ва тугал рўйхати қонун билан белгиланмаганлигидан иборатдир. Кўпинча ушбу масалани мустақил равишда ҳал қилишга тўғри келади.

Бошқа томондан, кадрлар ва бухгалтерия хизмати ходимлари ЭҲАга ўтишга шошилмаяптилар, сабаби:

• бу одатдагидан бошқача, кўпчиликка “эскича” ишлашда давом этиш осонроқ;
• барча ҳужжатлар бирданига йўқ бўлиб кетиши хавфи мавжуд;
• электр энергияси ўчирилганда корхонанинг фаолияти тўхтайди ва ҳ.к.

Тўғри ташкил қилинган тақдирда барча ушбу кўнгилсизликлардан қочиш мумкин. Мақбуллаштириш эса кейинчалик вақт ва кучни жиддий тежайди.

Мисол учун, корхонага етказиб бериш шартномаси келиб тушди. Шартнома матнини контрагент тузган ва у сизнинг корхонангизда тасдиқланган шакл бўйича ишлашдан бош тортмоқда. Шартнома баҳоси эса сиз учун жуда манфаатли.

Таъминот учун жавобгар бўлган хизмат ҳужжатни ЭҲА тизимига киритади, агар у қоғоз шаклида келиб тушган бўлса ва сизнинг корхонангизда ўрнатилган келишиш тартиб-таомили бошланади. Шартнома ишига жалб қилинган барча бўлимлар (юридик, таъминот, тендер комиссияси, бухгалтерия ва ҳ.к.) қоғоз вариантини қўлдан қўлга бермай, шартнома матни билан тезкор тарзда танишишлари мумкин. Ўша ернинг ўзида шартнома бўйича фикр-мулоҳазалар қолдирилади ва шартнома келишилганлиги тўғрисида белги қўйилади. Якуний варианти корхона раҳбарига имзолаш учун берилади. Шу тариқа, ЭҲА талай қоғозлар ва келишиш жараёнида югур-югурдан халос этади. Жараённи автоматлаштириш вақтни тежайди ва ташқи шартномани тайёрлашнинг ҳар бир босқичида назорат қилишни соддалаштиради.

Нимадан бошлаш даркор

Бошланишига корхонада қисман электрон ҳужжат айланишига ўтиш тўғрисида буйруқ чиқаринг. Сўнгра корхонанинг барча ҳужжатларини (бухгалтерлик, кадрларга доир ва ҳ.к.) учта гуруҳга ажратинг:

1. Норматив-ҳуқуқий ҳужжатларга асосан ёзма шаклда расмийлаштирилиши керак бўлган ҳужжатлар.

2. Норматив-ҳуқуқий ҳужжатларда айтиб ўтилган, бироқ уларга нисбатан ёзма шаклда расмийлаштириш борасида аниқ талаблар бўлмаган ҳужжатлар.

3. Уларга нисбатан қоғоз шаклида расмийлаштириш талаби бўлмаган ёки уларга нисбатан электрон шаклда расмийлаштириш бевосита кўрсатилган ҳужжатлар.

Улар қайси тоифага киришидан қатъи назар, электрон ҳужжат айланишига тайёрланишда барча ҳужжатларни рақамлаштиринг. Кейинчалик сизга улар билан ишлаш осон бўлади, электрон нусхалари ҳам ортиқчалик қилмайди.