Как проводить инвентаризацию кассы

В рекомендации:

– проверка при инвентаризации кассы;
– последовательность действий при инвентаризации кассы;
– проверка условий хранения денежных средств;
– проверка правильности оформления кассовых документов;
– проверка полноты и своевременности оприходования и списания наличности;
– оформление результатов проведения инвентаризации кассы;
– отражение в учете отклонений, выявленных при инвентаризации кассы.

Не реже одного раза в месяц проводите инвентаризацию денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности в кассе . Это поможет вам контролировать:

• сохранность денежных средств и денежных документов;
• правильность учета кассовых операций.

Во время этой процедуры пересчитывайте денежные средства, проверяйте правильность оформления кассовых документов и установленный лимит наличности.

Порядок проведения инвентаризации кассы определен § 7 главы 3 НСБУ №19.

Что проверять при инвентаризации кассы

При инвентаризации кассы кроме наличных денег проверьте денежные документы (эквиваленты):

• почтовые марки;
• оплаченные, но не выданные авиабилеты;
• оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории;
• другие денежные документы.

Последовательность действий при инвентаризации кассы

1. Перед началом инвентаризации:

• прекратите все кассовые операции;
• ограничьте доступ в кассовое помещение лиц, не участвующих в проверке кассы;
• если касс – несколько, опечатайте их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег в одной кассе за счет другой, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге;
• если наличные расчеты проводятся с применением контрольно-кассовых машин (ККМ), проверьте их фактическое наличие. При этом на каждую ККМ должны иметься документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию.

Расписки о выдаче денег из кассы и заявления кассира о наличии в кассе ценностей, не принадлежащих вашей организации, во внимание не принимайте . Не оформленная по правилам выдача наличности или хранение личных денег работников в кассе организации – это нарушение кассовой дисциплины.

2. Члены комиссии в полном составе в присутствии материально ответственного лица проверяют наличные деньги в национальной и иностранной валюте и иные ценности путем их полного полистного пересчета. Проводите проверку по каждому месту хранения и материально ответственному лицу. Если касса использует ККМ, обязательно проверьте и показатели кассового аппарата, распечатайте Х-отчет и снимите остатки.

3. Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности и денежных эквивалентов проводите по наименованиям и видам бланков с учетом начальных и конечных номеров и серии.

Как проверять условия хранения денежных средств

В ходе проверки условий хранения денежных средств выясните:

• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и в банк, а также во время выдачи наличности;
• имеется ли для хранения денег в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа или несгораемого шкафа;
• соблюдается ли установленный лимит денег в кассе. Учтите, что наличные деньги, полученные из банка для выплаты зарплаты и других выплат, могут находиться в кассе сверх установленного лимита в течение 3 рабочих дней.

Как проверять правильность оформления кассовых документов

В ходе проверки обратите внимание на:

1) заполнение всех строк и реквизитов приходных и расходных ордеров и других документов, используемых при кассовых операциях.

Проверьте:

• отсутствие в них исправлений;
• соответствие даты ордера дате кассовой операции;
• отражение в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге всех приходных и расходных ордеров;

2) наличие и подлинность необходимых подписей.

Проверьте:

• нет ли расходных кассовых документов, подписанных только одним лицом – руководителем или главным бухгалтером. Они должны быть подписаны руководителем (если нет его подписи на прилагаемых распорядительных документах), главным бухгалтером и кассиром;
• наличие и подлинность подписей получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах. Наличные деньги выдаются непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости  или в доверенности;

3) соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

4) наличие доверенностей.

При выдаче денег по доверенности проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, прописанных в расходном кассовом ордере и доверенности;

5) чековые книжки (использованные и неиспользованные).

Проверьте:

• нет ли дефектов в переплете и креплении отдельных листов, подсчитайте листы;
• последовательность номеров испорченных чеков. Это позволяет выявить замену корешка или испорченного чека новым из другой чековой книжки.

Как проверять полноту и своевременность оприходования и списания наличности

Проверяя правильность оформления кассовых операций, особое внимание обратите на:

1) случаи неоприходования поступивших денежных средств:

• полноту и своевременность оприходования денежных средств в кассу с изучением банковских операций;
• соответствие приходных кассовых ордеров записям в журнале их регистрации;
• своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным под отчет;

2) факты списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов или неправильного подсчета итогов:

• все ли первичные расходные кассовые документы отражены в учете, не отражены ли они повторно;
• соответствие входящего остатка по кассе с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
• итоги кассовых отчетов;

3) факты списания денег по кассе без оснований или по подложным документам:

• соответствие расходных кассовых ордеров информации в журнале их регистрации;
• обоснованность включения лиц в расчетно-платежные ведомости. Выборочно сверьте расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и другими документами.

Как оформлять результаты проведения инвентаризации кассы

По результатам инвентаризации наличных в кассе составьте акт в двух экземплярах

В нем отразите:

• название организации или ее структурного подразделения;
• № распоряжения (приказа) о проведении проверки;
• № акта и дату проведения инвентаризации;
• расписку кассира;
• перечень ценностей, находящихся в кассе, – денежных средств и их эквивалентов;
• фактическое их наличие в стоимостном выражении;
• перечень ценностей по учетным данным;
• результаты инвентаризации – сопоставление позиций.

Сверьте фактический остаток наличности с данными бухгалтерского учета. При выявлении несоответствия учетных данных с фактическими в акте отразите:

• пояснения кассира, если установлены нарушения кассовой дисциплины или расхождения наличия средств с данными учета;
• решение руководителя об удержании недостачи с материально ответственного лица или о ее списании за счет средств организации, если вина кассира не доказана.

Излишки, выявленные инвентаризацией, относятся на доходы предприятия в день проверки.

Результаты инвентаризации денежных средств также отразите в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Результаты проверки фактического наличия бланков строгой отчетности и ценных бумаг оформите специальной описью. Опись заполните по наименованиям и видам бланков с учетом начальных и конечных номеров и серии. Укажите их фактическое наличие, данные бухгалтерского учета, выявленные расхождения.

Как отражать в бухучете отклонения, выявленные при инвентаризации кассы

Пределы и порядок материальной ответственности работника регулируют статьи 337–350 Трудового кодекса.

Работник, обслуживающий кассовые операции, несет полную материальную ответственность согласно заключенному с ним договору .

Он отвечает за возмещение недостачи наличных денежных средств. В этом случае счет 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей» можно не использовать, сразу отражая задолженность материально ответственного лица по счету 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального ущерба» .

Выявленные отклонения при инвентаризации кассы отражайте в бухгалтерском учете так:
       

Если выявлена недостача денежных средств в иностранной валюте, материально ответственное лицо погашает ее в национальной валюте по курсу Центробанка на дату внесения денежных средств .