Как организовать удаленную работу вашей компании

2020-йил 19 март

Как организовать удаленную работу в вашей компании? Как сделать, чтобы дома вас не отвлекали дети? Как настроить работу с руководителем? Как организовать подчиненных? Какие средства связи использовать? Какие есть инструменты командной работы? Какие KPI? Основные ошибки?

Замечательный (очень жизненный!) пост про организацию удаленной работы написал специалист по продажам, руководитель отдела обучения и развития российской компании IDS Borjomi Александр МАКАРОВ. Предлагаем его вашему вниманию.

– Согласно Герберту Уэллсу человечество заслужило право жить на Земле многовековой адаптацией к условиям жизни. Примерно то же самое происходит и с корпоративным миром: нужно уметь быть эффективным в условиях турбулентности бизнеса и вирусов.

Общая организация работы компании

1. Регламент работы
Абсолютно точно нужно дополнить регламенты работы еженедельными и ежедневными совещаниями. С проработкой регламента самого совещания. Практика показывает, что ключевая причина 90% проблем с удаленной работой заключалась в недостаточной информированности сотрудников.

2. Правила

Будет суперэффективно создать "правила игры" работы на удаленке. Особенно для тех сотрудников, которые до этого имели команду "под боком". При всей очевидности этого часто нет, и каждый играет, как хочет. В итоге снижается общая эффективность команды.

Например:

график работы (да-да-да, например, какое время отводится на обед, если ты работаешь из дома? И можно ли забрать из садика ребенка в 16.15?);
коммуникации (раньше можно было спросить соседа, а теперь нужно звонить? А когда ему звонят, он не любит...);
когда будет тренинг по удаленной работе? Есть куча вопросов
(если я работу на день сделал, я могу пойти кататься на велосипеде или мне надо сообщить, что я закончил? В офисе менеджер сам видел это и мне "наваливал", а теперь?).

3. Самоорганизация
Да, это одна из самых сложных вещей. Этого не видно, но над организацией работы сотрудника в корпорации работает большой механизм. Например:

– одни люди покупают и загружают бумагу в принтер;
– вторые люди смотрят за его выгоранием и корректируют нагрузку, поддерживают, когда "пора";
– третьи люди идут на обед, и вроде тоже надо идти, хоть и дела;
– четвертые – загружают кофе в корпоративную кофемашину;
– пятые настраивают вебекс/ноут, когда он завис, и т.д.

На удаленке надо все делать самому. И это я молчу про нашу выработанную годами привычку – "дома, значит можно отдыхать".
Поэтому лучший совет здесь: пройти обучение от компании "Как работать удаленно". Или – дочитать этот пост до конца.

4. Домочадцы
Когда они узнали, что вы будете работать из дома, их первая мысль была: "Здорово, теперь мама/папа будут всегда рядом»! И именно так они будут себя вести. Будут радостные бежать к вам, как только захочется. Не ругайте их! Они вас просто любят. Самый эффективный способ – договориться с ними о правилах:

со второй половиной – о новом распределении домашних дел.

Если вы работаете из дома, это не означает, что вы сможете убираться целый день дома. А, наоборот, скорее всего, у вас не будет времени даже поесть. Так как раньше вам давали в столовой готовую еду, а теперь, возможно, придется готовить самому. Плюс – боссы поручат вам больше работы, чем обычно. Ведь вам теперь не надо "стоять в пробках 4 часа в день"...

с детьми – о правилах работы.
Дети просто не понимают разницы между «можно разговаривать с папой/мамой» и «можно разговаривать между собой, но нельзя отвлекать» и «нужно сидеть с абсолютной тишиной».

Пример правил:

Если на двери/столе стоит "знак" (табличка/кукла/предмет), то отвлекать нельзя.
Если папа/мама сказали "абсолютная тишина", это означает "созвон/skype", и нужно сидеть тихо, как мыши 1 час. Это – такая игра!
Об интервалах времени, когда можно общаться: 20 минут общения через каждые 3 часа. В конце концов, они же ждали, что можно будет быть чаще с любимым человеком! Не дать им внимания вообще – не получится.

5. Руководители
Ничто так не вселяет недоверие и панику в руководителя, как если он вам звонит в 10.00, а вы ему отвечаете заспанным голосом... Есть несколько простых, но важных советов:

cпросите о "правилах игры";
в первое время чаще, чем обычно, отчитывайтесь о сделанной работе и спрашивайте обратную связь. Вы убьете двух зайцев: вам не придется переделывать, и вы получите кредит доверия и хорошее отношение от босса;
сами пишите боссу в мессенджер каждое утро планы на день и вечером факт их выполнения за день. Даже если он не просит. Это просто высокий уровень сервиса с вашей стороны;
чаще информируйте тех, кто должен знать о вашей работе (стейкхолдеры) через общие каналы связи (WhatsАpp, Slack, Telegram). Не рассчитывайте, что электронная почта заменит личное общение;
в первое время будут сбои в организации работы – помогите настроить работу, вы все в одной лодке;
подайте идею боссам диджитализировать удаленную работу – инструменты ниже.

6. Ваши подчиненные

Организуйте удаленные командные совещания. Это важно по двум причинам:
1) вы поможете сотрудникам чувствовать себя частью команды, а не в отпуске. Ведь телесная память им говорит "расслабься"...
2) это избавит сотрудников от эффекта "лебедь, рак и щука".
Организуйте совещания, посвященные именно удаленной работе. Там точно есть куча вопросов:
– у кого-то дома лежат документы, которые надо передать, а где теперь курьер?
– кто-то уже неделю не может согласовать с коллегой простейший вопрос;
– кто-то заболел и не стал отпрашиваться – "все равно же дома". Но работа не идет, ведь 39 градусов... И т.д.
Создайте регламенты, как в разделе "Организация".
Сделайте все пункты из раздела "Руководители", но уже в роли "Босс, который организует работу".

7. Средства связи
Надо же чем-то заменить общие мозговые штурмы в «курилке» и понимание, чего хочет босс, по движениям его глаз во время фразы «сделайте красиво»… Я рекомендую:

общий канал (не чат!) в WhatsАpp/Telegram + чаты по функциям/командам. Прямо прописать (и создать их) от организации, что обмен информацией идет там. Это очень просто, но очень важно;
Созвоны проводить в WhatsАpp. Он подключает до 4-х человек одновременно. Очень удобно;
https://whereby.com/ – это как скайп, только из браузера, и не надо ничего устанавливать. Бесплатно – до 4-х человек, демонстрирует экран и хорошо работает;
https://zoom.us/ – это как скайп, но только качественно работает. Бесплатно до 40 минут. Лучше купить, стоит доступно, а работает очень хорошо;
файлообменник – Onedrive/Teams от Microsoft, или Google Disc, если у сотрудников нет учеток;
позаботьтесь о защите персональных данных, Ф.И.О. сотрудника, это уже персональные данные;
Slack – огонь тема! Смотрите раздел ниже;
E-mail – забудьте о нем, как про факс.

8. Инструменты командной работы
Основная идея – руководитель и команда должны смотреть на одинаковое поле задач и прогресса, быть в одном пространстве. Здесь я рекомендую:

Trello.com – суперпростой, суперудобный и суперэффективный инструмент. Бесплатный. Освоить можно за 15 минут, и вся ваша команда сможет одинаково видеть задачи и прогресс;
Placker.com – позволяет визуализировать диаграмму Ганта (кстати, диаграмма Ганта в Excel, это как утюг на углях), имеет полную интеграцию с Trello. Очень удобно, если вы – босс, у вас много проектов и сроков. Платный, но недорогой;
Slack – как WhatsАpp, только для бизнеса. Имеет интеграцию с Trello, каналы/задачи. Мегаудобная вещь.

9. KPI
В первое время лучше выделить в KPI пункт «соблюдение правил командной работы». Работа в таком формате – это серьезное испытание для сотрудников. Покажите им, что вам важен не только результат работы, но и процесс. Ведь он очень сильно влияет на результат других сотрудников. И несоблюдение правил даже одним сотрудником значительно тормозит всю команду. Например:

– часть сотрудников делает работу хорошо, но не сообщает о готовности остальным, и уже другие не работают, так как ждут "у моря погоды";
– часть сотрудников "не любят" работать в инструментах командной работы. Ну не диджитал люди);
– часть сотрудников при появлении сложностей не получают быстрых ответов и "забивают";
– часть сотрудников начинают заниматься не тем, что важно, а что "интереснее";
– некоторые просто не могут работать без надзора.

10. Основные ошибки
Я, наверное, выделю одну: это – иллюзия, что все заработает само.

Буду рад, если мой пост сможет сделать вашу компанию, руководителя, подчиненного, вторую половинку более адаптированными к новым вызовам. Успехов!

Чек-лист по переводу компании на удаленную работу – тут.

Инстаграм: www.instagram.com/the_aleksandrmakarov/
Телеграм-канал: t.me/TheAleksandrMakarov