Как организовать хранение бухгалтерской документации

В организации, даже за короткий отрезок времени, может накопиться значительный объем документации. Ее хранение, особенно в организациях, базирующихся в съемных помещениях, становится сложной и ответственной задачей. Как решить ее грамотно?

За подсказками buxgalter.uz обратился в Агентство «Узархив» при Министерстве юстиции.

– Какими НПА руководствоваться субъекту предпринимательства, чтобы организовать правильное хранение документов, образующихся в процессе его деятельности?

– Прежде всего необходимо руководствоваться Законом «Об архивном деле»  и Положением о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов , а также другими нормативно-правовыми актами.

– Какую помощь в хранении документов могут оказать специалисты архивов?

– В Узбекистане функционируют 3 национальных архива, 101 государственный, 11 негосударственных архивов, 116 государственных архивов по личному составу, а также более 10 тысяч ведомственных архивов.

Хранение архивных документов – это достаточно сложный и многогранный вопрос. Нужно определить, какие документы нужно хранить и где их хранить. Это целая отрасль.

Архивы оказывают платные услуги по разработке внутренних нормативных и методических документов по хранению документов в архивах организаций . То есть вы можете обратиться в архив и получить квалифицированные услуги, чтобы наладить хранение документов в вашей организации. Специалисты распишут вам, что и как нужно делать с учетом специфики деятельности вашей организации. Эти услуги предоставляются на договорной основе .

Субъекты предпринимательства также могут обратиться в Научно-методический центр повышения квалификации по архивному делу и делопроизводству при Агентстве «Узархив».

– Обязательно ли иметь ведомственный архив? Какие документы и до какого срока должны в нем храниться?

– Организации могут, но не обязаны создавать ведомственные архивы для комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в порядке, установленном законодательством .

В статье 25 Закона «Об архивном деле» сказано, что архивы и руководители организаций несут ответственность за обеспечение полной сохранности архивных документов в архивах, в том числе и в ведомственных. Исходя из этого целесообразно создать ведомственный архив, который наладит хранение документов в соответствии с законодательством. Он необязательно должен быть в виде отдельного здания, может быть и в виде помещения. В ведомственном архиве должен работать сотрудник, имеющий специальную подготовку по хранению документации.

Сроки хранения архивных документов определяются в типовых или отраслевых списках. В них уточняются сроки хранения для каждого вида документов исходя из ценности документа.

Сроки хранения документов, не включенных в типовые и отраслевые перечни документов, определяются решением экспертной комиссией организации. Решение должно быть согласовано с экспертно-проверочной комиссией и Центральной экспертной комиссией соответствующих госархивов .

Для справки:

Ведомственный архив – это структурное подразделение юрлица, которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов .

– Обязательно ли сдавать документы в неведомственные архивы? Какой порядок сдачи документов? Сколько лет они будут храниться в архиве и как ими можно воспользоваться в случае необходимости?

– Архивные документы негосударственных предприятий, учреждений и организаций – их частная собственность. Эти организации самостоятельно решают, как организовать хранение документов в соответствии с требованиями законодательства .

В государственный или негосударственный архив все предприятия и организации должны сдать документы только при ликвидации .

Собственники архивных документов, включенных в состав негосударственной части Национального архивного фонда, не обеспечивающие их сохранность, могут быть лишены права собственности на данные документы по решению суда, после чего эти документы передаются на хранение в соответствующий госархив .

– Какие документы и в каком порядке могут быть уничтожены? Обязательно ли для этого приглашать специалиста из архива?

– Документы, которые можно передать на уничтожение, определяются только после экспертизы ценности документов. Порядок проведения ценности документов утвержден специальным Положением .

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания экспертной комиссии).
• составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Архивы оказывают платные услуги по упорядочению документов предприятий, учреждений и организаций независимо от их формы собственности. Соответствующие услуги оказывают специалисты, аттестованные по Положению о порядке аттестации специалистов архивов на компетентность по упорядочению документов предприятий, учреждений и организаций Республики Узбекистан . Поэтому советуем вам обращаться к аттестованным специалистам.