Что делать, если вы хотите перейти на электронные счета-фактуры

27.12.2019

Если вы не знаете, что вам понадобится для перехода на ЭСФ и какие технические проблемы могут при этом возникнуть, воспользуйтесь нашей инструкцией.  

1. О том, как будет работать система ЭСФ в целом, что и как вы должны будете делать, кто и за что будет отвечать, читайте тут.

2. Все  аккредитованные к настоящему моменту операторы ЭСФ размещены на площадке rouming.uz. В январе их станет больше, значит и выбор с точки зрения стоимости обслуживания будет шире.

Пока что продолжает работать пробная бесплатная платформа E-FAKTURA. Со временем она будет отключена.

В системе Дидокс вы можете отправлять счета-фактуры бесплатно, если их количество не превышает 1 тысячу штук в месяц.

Кроме того, первый месяц пользования системой у всех операторов – бесплатный.

3. Определитесь с условиями обслуживания. Тарифный план определяется исходя из объема документооборота. За входящие документы, независимо от  их количества, платить не нужно. Платными будут только исходящие ЭСФ.

4. Примите публичную оферту выбранного оператора.

5. Зарегистрируйтесь на его веб-ресурсе. Для этого вам понадобится «налоговая» ЭЦП предприятия.

Заранее позаботьтесь о получении дополнительных ЭЦП для лиц, ответственных за оформление ЭСФ, если:

  • счета-фактуры у вас оформляет менеджер отдела продаж или материальный бухгалтер;
  • у вас крупное предприятие с филиалами или подразделениями  в регионах.

Подробная инструкция, как получить дополнительные электронно-цифровые подписи для сотрудников, - тут.

Внимание
В системе ЭСФ необходимо определить зоны ответственности сотрудников организации и оформить это локальным актом:
• за регистрацию ЭСФ должен отвечать менеджер отдела продаж или материальный бухгалтер;
• за подписание ЭСФ – директор и главбух (лица с правом первой и второй подписи).

6. Если вы работаете с автоматизированной бухгалтерской программой (1С, 1 UZ -  с учетом версий этих программ, например, в 1С – 7-я и 8-я версии), уточните у операторов ЭСФ, есть ли возможность интеграции – загрузки и выгрузки входящих и исходящих счетов-фактур именно для вашей версии программы.

7. Также у вас могут возникнуть проблемы с установленными антивирусными программами и другими инструментами сетевой безопасности: иногда они блокируют отправку и получение ЭСФ. Заручитесь поддержкой администратора вашей корпоративной сети, начиная работать в системе электронного документооборота.

Какие вопросы могут возникнуть в процессе работы

1. Все ли первичные документы, связанные с реализацией, должны с 1 января заполняться в электронном виде – в системе ЭСФ? Например, доверенности, товарно-транспортные накладные, акты-выполненных работ и т.д.

- Нет, не все. Положение №522 обязывает оформлять в электронном виде только счета-фактуры. 

2. Если отгрузка оформлена бумажными первичными документами и не будет отражена в реестре ЭСФ, какие будут последствия?

- Вы обязаны заполнять счета-фактуры и реестры в электронном виде с 1 января 2020 года. Меры ответственности пока не предусмотрены. Ключевое слово – пока…

Проект НК, размещенный на ЕПИГУ, предусматривает только два исключительных случая, когда разрешается заполнить счета-фактуры на бумаге 

1) отсутствие по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц Республики Узбекистан сети телекоммуникаций общего пользования. Информация об административно-территориальных единицах, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на официальном сайте Министерства по развитию информационных технологий и коммуникаций Республики Узбекистан;

2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом. После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит регистрации в информационной системе электронных счетов-фактур в течение 5 дней с даты устранения технических ошибок.

 3. Какую дату реализации принимать для расчета налогов:

  • дату формирования ЭСФ в системе;
  • дату, указанную в счете-фактуре;
  • дату получения подтверждения ЭСФ от покупателя.

Например, компания оказывает услуги. На последнее число месяца необходимо оформить большое количество счетов-фактур. Бухгалтер начинает оформлять их заранее. Можно ли отразить в системе оператора счет-фактуру, датированную 31 числом, например, 25 числа?

- Датой совершения оборота по реализации товаров признается дата выставления поставщиком счета-фактуры или дата отгрузки товара .

4. Какой смысл в заполнении к налоговому расчету по НДС реестров покупок и продаж? Ведь налоговики и так видят по ЭСФ объем реализации.

- Не все хозяйственные операции , облагаемые НДС, попадут в систему ЭСФ. Поэтому налогоплательщик должен будет их указать в расчете НДС, в частности, - в реестрах покупок и продаж к расчету НДС.

5. Нужно ли в одностороннем порядке отражать в ЭСФ реализацию в розницу за наличный расчет и по терминалу?

- Реализация в розницу отражается первичными документами – чеками ККМ и терминала.

Сегодня бухгалтер вписывает розничную реализацию в реестр продаж общей суммой на последнее число месяца.

Положение №522  и проект НК  не предусматривают оформление ЭСФ для розницы и услуг (работ), оказанных с применением ККМ и терминала.

Однако, если налоговая отчетность будет сопоставляться с системой ЭСФ, у бухгалтера есть возможность отразить розничную реализацию в виде ЭСФ, оформленного в одностороннем порядке .

6. Счет-фактуру подписывает директор и бухгалтер. Если оформление счетов-фактур происходит с использованием ЭЦП организации, кто будет нести ответственность за правильность их оформления?

- Ответственность за надлежащее оформление, своевременность, достоверность первичных документов несет руководитель и главный бухгалтер предприятия . При этом главный бухгалтер и директор по факту редко лично присутствуют на отгрузках. Каждое предприятие самостоятельно обеспечивает контроль данного процесса, делегируя, либо не делегируя право подписи на первичных документах.

Поэтому переход на ЭСФ никак не отразится на принятой на предприятии системе оформления и подписания первичных документов.

7. Что делать, если отгрузка совершается вне зоны доступа интернета?

- В Положении №522 нет ответа на данный вопрос.

Проект НК  определяет ситуацию, связанную с техническими неполадками в самой системе ЭСФ. Но после их устранения счета-фактуры, составленные на бумаге, в любом случае вносятся в систему ЭСФ в течение 5 дней. Они вносятся датой выставления счета-фактуры поставщиком или датой отгрузки товара.

8. Что делать, если ЭСФ выставлен ошибочно?

- На сайте оператора есть возможность корректировки, исправления и удаления отправленной ЭСФ, которую еще не успел подписать покупатель. То есть, все необходимые исправления нужно успеть сделать до момента подписания счета-фактуры другой стороной сделки.

Если же счет-фактура уже подписан, единственным вариантом исправления будет корректирующий дополнительный счет-фактура.

9. Каков порядок оформления и принятия электронной доверенности?

- Доверенности должны оформляться в соответствии с Положением о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности №1245.

10. Какой документ выписывать водителям при доставке груза? Нужно ли оформлять бумажную доверенность и товарно-сопроводительные документы на перевозку груза при электронном документообороте? Не придется ли оформлять товарно-транспортные документы дважды – в электронном виде и на бумаге, что приведет к увеличению затрат предприятия?

- Оформление доверенности и товарно-сопроводительных документов в электронном виде является добровольным. Обязательно только оформление ЭСФ.

Сегодня водитель транспортного средства, перевозящего груз, обязан иметь при себе и по требованию сотрудников ОВД предъявлять им для проверки документы на перевозимый груз . Поэтому возможность использования электронных документов на перевозимый груз (ТТН) без их распечатки и заверения должна быть предусмотрена в вышеуказанных нормативных актах.

11. Как отражается корректировка реализации при денежных (финансовых) скидках, предоставляемых покупателям?

- Данный вид скидки влечет за собой корректировку – уменьшение валовой выручки у продавца товара   . Поэтому в системе ЭСФ необходимо будет оформить корректирующий счет-фактуру.

12. Как отражается корректировка реализации при товарных скидках, предоставляемых покупателям? Товарные скидки предоставляются покупателю сразу в момент реализации.

- Если товар передается в виде бонуса (безвозмездно), это увеличивает налогооблагаемую базу до себестоимости безвозмездно отгружаемого товара   . Соответственно, оформляется счет-фактура.

13. Как отразить возврат товаров в системе ЭСФ?

- При возврате товара поставщик составляет к ранее выписанному документу дополнительный счет-фактуру, который подтверждается покупателем. В этом дополнительном счете-фактуре поставщик должен указать размер корректировки (положительной либо отрицательной).

Также нельзя забывать о том, что корректировка налогооблагаемой базы по НДС в случае возврата вызовет интерес камерального контроля:

  • у поставщика – корректировка реализации и суммы начисленного НДС;
  • у покупателя – корректировка зачета по НДС.

Поэтому все документы на возврат товаров, отказ от работ (услуг) должны быть оформлены надлежащим образом:

  • договором обязательно должны быть оговорены условия возврата товара, отказа от работ (услуг);
  • оформлен дополнительный счет-фактура.

 14. Как офорлять ЭСФ строительным и фармацевтическим компаниям с учетом специфики составления счетов-фактур?

- До 1 января 2020 года планируется усовершенствовать платформу ЭСФ для отдельных отраслей. В том числе – для сферы строительства, фармацевтики, комиссионных и дилерских услуг.

15. Как оформить счет-фактуру на реализацию бензина, который отличается от обычного счета-фактуры?

- В системе ЭСФ есть специальные формы счетов-фактур для плательщиков акцизного налога, уплачиваемого при реализации конечному потребителю бензина, дизтоплива и газа.

16. Как оформить ЭСФ при оказании давальческих услуг?

- ЭСФ на оказание давальческих услуг оформляется так же, как и на любой другой вид оказываемых услуг.

17. Если арендодатель выставляет арендатору возмещение коммунальных услуг, не будет ли ЭСФ на возмещение коммунальных расходов арендодателя автоматически увеличивать оборот по реализации и начисления по НДС, налогу на прибыль и ЕНП?

 - Возмещение коммунальных расходов арендатором не увеличивает налогооблагаемые базы арендодателя по перечисленным налогам, т.к. они не являются доходом арендодателя.

Это также предусмотрено п.49 Порядка оформления счетов–фактур №3126. 

18. Если на крупном предприятии главный бухгалтер и директор не смогут своевременно оформлять ЭСФ, возможно ли доверить эту функцию другим сотрудникам? К примеру, офис, где выписывают счета-фактуры, находится в одном  месте, а склады, откуда идет отгрузка, расположены в других местах.

Для сотрудников предприятия, подразделений, филиалов используйте возможности дополнительного ограниченного доступа, который должен предоставить вам оператор ЭСФ. Ограниченный доступ позволяет вводить информацию в ЭСФ, но не предоставляет права подписывать их и отправлять контрагенту.

Если же такому сотруднику (к примеру, региональному менеджеру или материальному бухгалтеру) делегируется и право подписи ЭСФ, то:

  • либо передайте ему право пользования ЭЦП предприятия;
  • либо получите на него отдельный ЭЦП.

19. Можно ли удалить счет-фактуру и вместо него создать новый документ под тем же номером?

- Да, если покупатель не подписал ЭСФ, поставщик может удалить этот документ и создать новый под тем же номером. Если ЭСФ уже принят покупателем, поставщик выписывет корректировочный ЭСФ.

20. Как оформить ЭСФ при реализации по корпоративным пластиковым картам? Ежедневно реализация в розничной сети проходит, в том числе, юридическим лицам по КПК.

- В случае реализации товаров или оказания услуг посредством оплаты по КПК  бухгалтеру необходимо будет сформировать счет-фактуру в системе ЭСФ. В результате покупатель получит:

  • полноценный документ с выделением зачета по НДС;
  • подтвержденные данные для составления авансового отчета по целевому расходованию денежных средств с корпоративной пластиковой карты.

21. Формирует ли сайт оператора полученные и проведенные ЭСФ в реестр покупок и продаж Расчета по НДС? Или этот реестр необходимо заполнять повторно?

 - Если система оператора интегрирована с бухгалтерской программой, сформировать и сверить данные ЭСФ с учетными данными, сформировать автоматически налоговую отчетность, в том числе - реестры исходящих и входящих счетов-фактур для заполнения расчета по НДС, не составит труда.

22. Необходимо ли отражать дополнительные сведения в ЭСФ при дарении или реализации товара ниже себестоимости?

- Нет, стоимость реализации в ЭСФ заполняется по фактической стоимости отгрузки 

23. Можно ли оформить ЭСФ датой реализации не в тот же день, а позже?

- Возможность оформлять счета-фактуры задним числом действующим законодательством не предусмотрена.

Формирование ЭСФ с указанием данных о покупателе, заверение ЭЦП и отправка через оператора ЭСФ роуминг-оператору производится в режиме реального времени.

При этом, как мы отметили ранее, вопрос даты счета-фактуры не урегулирован Положением №522. Поэтому до внесения соответсвующих изменений датой счета-фактуры будет считаться дата его формирования в системе ЭСФ.

24. Для понимания налогоплательщиками процесса электронного оборота нужна пошаговая Инструкция с учётом всех нюансов.

- На сайте soliq.uz и www.rouming.uz есть такая пошаговая инструкция и видео-урок на узбекском и на русском языках по заполнению ЭСФ.

25. Кто может не оформлять ЭСФ?

         Требования об ЭСФ не распространяются на : 

  • оформление перевозки пассажиров проездными билетами (в том числе - авиа- и железнодорожных перевозок);
  • предоставление покупателю чека ККМ, чека терминала, квитанции, если товары  (работы, услуги) реализуются за наличный расчет;
  • оформление экспортно-импортных поставок товаров;
  • передачу имущества по договору финансовой аренды (включая лизинг), по которому оформляется акт приема-передачи, кроме случаев возникновения обязательств по уплате НДС .
  • оформление банковских операций выпиской из лицевого счета клиента;
  • оформление услуг по страхованию договором поручения и (или) страховым полисом;
  • оформление работ (услуг) документами, подтверждающими фактическое выполнение работ (оказание услуг), при наличии сведений, указанных в части первой ст. 222 НК.

26. Мы - принимающая сторона счетов-фактур. За то, что мы примем счета-фактуры (поставим электронную подпись), мы тоже будем оплачивать за каждое принятие ЭСФ? Или будет ежемесячная абонентская плата?

- Оплату за выставленные ЭСФ осуществляет поставщик (продавец). Принимающая сторона (покупатель, заказчик) не оплачивает за полученные ЭСФ.

27. Если заказчик нерезидент, ставка НДС 0%, как оформляется ЭСФ?

- Согласно пункту 3 Положения, утверждённого ПКМ №522 от 25.06.2019 г., ЭСФ не оформляется при оформлении ГТД.

28. В группе E-factura обращались с просьбой о возможности пакетной загрузки счетов-фактур для коммерческих банков. Сделано ли это?                                                                     

- В системе E-factura появилась опция, дающая возможность загрузки ЭСФ с формы Excel.

29. Счет-фактура в электронном виде оформлен и отправлен, допустим, 28 декабря. По объективным причинам получатель не может подтвердить его в этот день. Например, он подтверждает его получение 6 января. Предусматривается ли отсрочка оформления ЭСФ в связи с праздничными датами, техническими сбоями интернет-связи и т.п.? Можно ли выписать бумажный СФ и накладную, а ЭСФ провести под этим же номером позже?

- Счет-фактура учитывается в бухгалтерии по дате его оформления. Если в счете-фактуре отражена дата реализации товара (услуги) 28 декабря, то, независимо от того, принят счет-фактура 28 декабря или 6 января следующего года, в бухгалтерии как отправителя, так и получателя, он отражается по дате совершения операции, указанной в счете-фактуре, т.е. 28 декабря.

30. Физическое лицо предоставляет офис в аренду юридическому лицу. Может ли физлицо, имея ЭЦП, выставлять электронный счет-фактуру?

- Физическое лицо может выставлять ЭСФ, имея ЭЦП, через сайт factura.soliq.uz.

31. Как аннулировать или изменить ЭСФ, уже принятый контрагентом?

- В этом случае нужно отправить исправленный (корректировочный) электронный счет-фактуру.

32. Позволяет ли система достоверно определить, подписан счет-фактура или нет?

– Конечно, вы можете видеть статус счета-фактуры. ЭСФ может находиться в следующих состояниях: «Сохранено», «Удалено», «Подтверждено», «Отправлено», «Ожидает подписи контрагента», «Отказано», «В ожидании», «Ошибочно», «Ожидает подписи доверенного лица», «Отправлено доверенному лицу», «Подтвержден доверенным лицом», «Отказано доверенным лицом».

После подписания и отправки контрагенту ЭСФ будет доступен для просмотра в папке отправленных документов «Отправленные». После подписания ЭСФ контрагентом документ направляется продавцу и покупателю. Его статус изменяется на «Подтверждено».

33. Будет ли система позволять оформлять документы (ЭСФ, договоры и т.д) в новом году с новой нумерацией? То есть, первый документ получит «номер 1» в соответствии с внутренней системой учета налогоплательщика?

– В системе электронных счет фактур для каждого документа генерируется глобальный уникальный номер. Он нужен для организации учета и хранения документов в ЭСФ, и пользователи повлиять на его формирование не могут. Да им это и не нужно.

Кроме того, каждому ЭСФ присваивается свой порядковый номер той организацией, которая ее выписывает. Этот порядок нумерации утверждается и определяется учетной политикой самого хозяйствующего субъекта.

34. Как комиссионеру заполнить электронный счет-фактуру?

Комиссионер выставляет от своего имени счет-фактуру на товары (работы, услуги) комитента, но не отражает их у себя в реестре продаж. Эта реализация:

  • не относится к комиссионеру;
  • не отражается в его реестре покупок.  

В электронной же системе счет-фактура, выставленный комиссионером покупателю, отразится как его реализация, а полученный от комитента - как приобретенный им товар (работы, услуги). Это неправильно.

В отношениях между комитентом и комиссионером также есть операции, связанные с возмещением расходов комиссионера. Например, - закуп товара (работ, услуг), расходы по конвертации и переводу средств и другие, оговоренные в договоре на посреднические услуги.

Пример

В договоре комиссии указано, что комиссионер может реализовать товары комитента по любой цене, но не ниже стоимости передачи товара. Комиссионное вознаграждение будет равно сумме наценки на реализуемый товар.

Акт приема-передачи товара от комитента комиссионеру:

Наименование
товаров

Единица измерения

Количество

Цена

Стоимость

 

1

2

3

4

5

 Ручки

 шт.

1 000

200

200 000

При реализации товаров (работ, услуг) комитента комиссионер выставляет счет-фактуру от своего имени в двух экземплярах.

При этом в строке "Поставщик" дополнительно указывается "Комиссионер". 

Наименование
товаров (работ, услуг)

Единица измерения

Количество

Цена

Стоимость
поставки

 

НДС

 

Стоимость
поставки с учетом
НДС

 ставка

 

сумма

1

2

3

4

5

6

7

8

 Ручки

 шт.

1 000

221

221 000

15%

33 150

254 150

Если отразить эти операции в системе ЭСФ, при автоматическом формировании Реестра продаж к расчету НДС получится, что чистая выручка от реализации у комиссионера равна 221 000 сумов. По законодательству этот счет-фактура должен быть выписан комиссионером, но не должен учитываться в реестре продаж.

Так предусмотрено и Порядком учета счетов-фактур. 

Аналогичные проблемы появляются в ситуации, когда комитент выставляет комиссионеру счет-фактуру на товар, реализованный через комиссионера. При автоматическом формировании Реестра покупок этот счет-фактура пройдет у комиссионера как покупка, что не соответствует ни законодательству, ни экономической сущности операции.   

Как решить проблему

При реализации товаров комитента комиссионеру в счете-фактуре в строке "Поставщик" дополнительно к наименованию следует указывать"Комиссионер". 

В системе ЭСФ предлагается:

1) создать дополнительную ячейку (поле) для счетов-фактур комиссионера с возможностью добавления к реквизитам «Поставщик» слова – «Комиссионер»;

2) предусмотреть ячейку (галочку) для подтверждения включения созданного счета-фактуры в Реестры продаж (покупок). Если комиссионер активирует эту ячейку и ставит галочку «Не отражать в Реестре», счет-фактура не отразится у него в Реестре покупок и продаж для расчета НДС.

В подобных дополнительных ячейках нужно предусмотреть возможность отражения не только цепочки «Комитент-Комиссионер-Покупатель», но и учесть другие виды сделок посреднического характера на основании Порядка учета счетов-фактур. А именно, - включить в список позиции: «Экспедитор», «Поверенный», «Агент», «Дилер» и т.п.

Эту же возможность необходимо предусмотреть и в случае, когда арендодатель, комиссионер или агент передают товар или услугу на возмещение комитенту или арендатору. На данный момент при оформлении ЭСФ при автоматическом формировании Реестра это опять будет отражаться как реализация. Согласно же Порядку учета счетов-фактур такие  операции не являются перепродажей, соответственно, счета-фактуры по ним не должны отражаться в реестре продаж. 

 

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.
Чтобы получать новости от Buxgalter.uz первыми, подписывайтесь на Telegram-канал