Как работать с ЕНСТ. Новая подборка практических вопросов и ответов

С 1 января 2020 года работодатели начали работать с Единой национальной системой труда, в которой регистрируются трудовые договоры и формируются электронные трудовые книжки.  И на практике сразу же появились вопросы. На наиболее часто задаваемые из них отвечает эксперт «Нормы» по кадровым вопросам Ленара ХИКМАТОВА.  

1. Нужно ли приобретать бланки бумажных трудовых книжек на впервые принимаемых на работу сотрудников?

– На сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года, приобретать бланки трудовых книжек не нужно, так как все данные об их трудовой деятельности будут отражены в электронной трудовой книжке.

2. Бумажные трудовые книжки уходят в историю, им на смену пришли электронные, а что будет с другими кадровыми документами?

– Пока ничего не меняется. Все кадровые документы вы оформляете и ведете как прежде.

3. Как быть с трудовыми книжками сотрудников, которые работают в организации уже много лет?

– Продолжайте хранить их в организации до расторжения трудового договора с сотрудником. После его увольнения сделайте соответствующую запись как в ЕНСТ, так и в бумажной трудовой книжке и отдайте ее владельцу. После этого другие записи о работе этого физлица в его бумажную трудовую книжку вноситься не будут. Владелец бумажной трудовой книжки с этого момента сам отвечает за ее сохранность до востребования.

 4. Как руководитель организации может получить полную информацию о трудовом опыте работника или кандидата, если в электронной трудовой книжке нет никаких записей или нет полной информации обо всей трудовой деятельности?

– Ст.80 Трудового кодекса обязывает работника предоставить работодателю бумажную трудовую книжку. Так что пока у вас есть юридические основания запрашивать у принимаемого на работу сотрудника этот документ. Однако,  скорее всего, эта норма  в ближайшее время будет скорректирована.

5. Форма электронной трудовой книжки предполагает внесение в нее информации обо всем трудовом стаже работника, а также сведений о его родственниках. Можно ли не вносить эту информацию?

– Эти данные работник кадровой службы обязан вносить только в организациях государственной формы собственности. Негосударственные организации могут этого не делать, вопрос решается по их усмотрению.  

Указом Президента №ПП-4502 от 31.10.2019 г. установлено, что стаж работы до 1 января 2020 года исчисляется на основании данных бумажной трудовой книжки, а с 1 января – по данным ЕНСТ.

6. На предприятии есть сотрудники, принятые на работу много лет назад. Их кадровое дело содержит долгую историю перемещений по должностям и подразделениям. Можно ли для облегчения работы кадровика расторгнуть трудовой договор с таким сотрудником и заключить новый?

– Это допускается, но исключительно с согласия работника. Если работник – против, перезаключать трудовой договор нельзя.

Также работодатель не вправе ущемлять права и интересы сотрудника. К примеру, если локальными документами предприятия предусмотрены надбавки или дополнительные трудовые отпуска за непрерывный стаж работы на предприятии, вариант с расторжением договора не пройдет.

7. Нужно ли регистрировать в ЕНСТ трудовые договоры с пенсионерами?

– Да,  в ЕНСТ обязательно нужно регистрировать все действующие и вновь заключаемые трудовые договоры. Возраст сотрудника в этой ситуации значения не имеет.  

8. Сотрудник, проработавший на предприятии много лет, в январе 2020 года написал заявление об увольнении по собственному желанию. Информация о действующих трудовых договорах в ЕНСТ на предприятии еще не вносилась. Нужно ли регистрировать в системе расторжение такого трудового договора?

– Однозначно ответить на этот вопрос пока сложно, поскольку с 1 января в ЕНСТ обязательно нужно регистрировать не только прием, но и увольнение сотрудников. Вместе с тем для внесения информации о физических лицах, принятых на работу до 1 января 2020 года, установлен срок внесения информации – до 1 сентября 2020 года. Следовательно, если информация о договоре в ЕНСТ не внесена, то и его расторжение регистрировать тоже не нужно. 

9. При введении ПИНФЛ система не находит ИНН работника,  тем самым не позволяя зарегистрировать трудовой договор. Почему так происходит и что делать?

 – Такое случается, если ИНН был выдан на старый паспорт сотрудника. Для решения вопроса нужно обратиться в Налоговую инспекцию с просьбой привязать ИНН сотрудника к новому паспорту.  Это может сделать как кадровик по согласованию с работником, так и сам работник.

10. В графе сведений об образовании не отражается информация о дипломе сотрудника. Говорили, что эта информация будет отображаться автоматически. Что это может означать и как действовать сотруднику отдела кадров?

– База данных о  дипломах и документах признания зарубежных дипломов пока только формируется. Поэтому, если у вас вышла такая ситуация, – ничего страшного, продолжайте работать.

11. Как сотрудник может получить доступ к данным своей электронной трудовой книжки, если у него нет персональной ЭЦП и регистрации в ОneID?

– Есть несколько вариантов. Например, он может обратиться в Центр государственных услуг и получить ЭЦП. Другой вариант – зарегистрироваться в системе ОneID. Также работник может обратиться к кадровику организации или в Центр содействия занятости по месту жительства с просьбой открыть электронную трудовую книжку и уточнить данные.

12. Рабочее место сотрудника, вышедшего в ежегодный трудовой отпуск, отражается как вакантное. При этом ни сотрудник, ни работодатель расторгать трудовой договор не намерены. Как быть в этой ситуации, если Центр содействия занятости пришлет кандидата на замещение вакантной должности?

– Планируется, что ЕНСТ будет доработана технически. В подобных случаях должна отображаться пометка, что рабочее место вакантно в связи с выходом сотрудника в отпуск. А пока вам придется объясняться как с Центром содействия занятости, так и с кандидатом. У вас есть законное основание утверждать, что в новых сотрудниках вы не нуждаетесь.

Еще больше ответов на вопросы по ЕНСТ читайте тут, тут, тут и тут.