Buxgalteriya hujjatlarini qanday saqlash kerak

Tashkilotda, hatto qisqa vaqt ichida ham katta miqdordagi hujjatlar toʻplanishi mumkin. Uni saqlash, ayniqsa, ijaraga olingan binolarda joylashgan tashkilotlarda saqlash murakkab va mas’uliyatli vazifaga aylanadi. Qanday qilib uni toʻgʻri hal qilish kerak?

Buxgalter.uz maslahat yuzasidan Adliya vazirligi huzuridagi «Oʻzarxiv» agentligiga murojaat qildi.

– Tadbirkorlik sub’yekti oʻz faoliyati davomida hosil boʻladigan hujjatlarning toʻgʻri saqlanishini tashkil etish uchun qanday NHHlarga amal qilishi kerak?

– Eng avvalo «Arxiv ishi toʻgʻrisida»gi Qonun  va Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi toʻgʻrisida nizomga , shuningdek boshqa normativ-huquqiy hujjatlarga amal qilish lozim.

– Hujjatlarni saqlashda arxivlar mutaxassislari qanday yordam berishlari mumkin?

– Oʻzbekistonda 3 ta milliy arxiv, 101 ta davlat, 11 ta nodavlat arxivi, 116 ta shaxsiy tarkib boʻyicha davlat arxivi, shuningdek, 10 mingdan ortiq idoraviy arxivlar mavjud.

Arxiv hujjatlarini saqlash – bu ancha murakkab va koʻp qirrali masala. Qaysi hujjatlarni saqlash kerakligini va ularni qayerda saqlash lozimligini aniqlashingiz kerak. Bu butun bir tarmoq.

Arxivlar ichki me’yoriy va uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish, tashkilotlar arxivlarida hujjatlarni saqlash boʻyicha pulli asosda xizmatlar koʻrsatadi . Ya’ni tashkilotingizda hujjatlar saqlanishini yoʻlga qoʻyish uchun siz arxivga murojaat qilishingiz va malakali xizmatlar olishingiz mumkin. Mutaxassislar tashkilotingizning oʻziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda nimani va qanday bajarish kerakligini yozib berishadi. Ushbu xizmatlar shartnoma asosida koʻrsatiladi .

Tadbirkorlik sub’yektlari ham «Oʻzarxiv» agentligi huzuridagi Arxiv ishi va ish yuritish boʻyicha malaka oshirish ilmiy-uslubiy markaziga murojaat qilishlari mumkin.

 
– Idoraviy arxivga ega boʻlish majburiymi? Unda qanday hujjatlar va qaysi muddatgacha saqlanishi kerak?

– Tashkilotlar arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanish uchun qonunchilikda belgilangan tartibda idoraviy arxivlarni tashkil etishi mumkin, lekin majbur emas .

«Arxiv ishi toʻgʻrisida»gi Qonunning 25-moddasida arxivlar, shu jumladan idoraviy arxivlarda arxiv hujjatlarining but saqlanishini ta’minlash uchun arxivlar hamda tashkilotlar rahbarlari javobgar boʻlishi aytilgan. Shundan kelib chiqqan holda, hujjatlarni qonunchilikka muvofiq saqlashni yoʻlga qoʻyadigan idoraviy arxivni tashkil etish maqsadga muvofiqdir. U alohida bino koʻrinishida boʻlishi shart emas, xona shaklida ham boʻlishi mumkin. Idoraviy arxivda hujjatlarni saqlash boʻyicha maxsus tayyorgarlikka ega xodim ishlashi kerak.

Arxiv hujjatlarini saqlash muddatlari namunaviy yoki tarmoq roʻyxatlarida belgilanadi. Ularda hujjatning qimmatidan kelib chiqqan holda hujjatning har bir turi uchun saqlash muddatlari aniqlashtiriladi.

Hujjatlarning namunaviy va tarmoq roʻyxatlariga kiritilmagan hujjatlarning saqlanish muddatlari tashkilotning ekspert komissiyasi qarori bilan belgilanadi. Qaror tegishli arxivlarning ekspert-tekshiruv komissiyasi va markaziy ekspert komissiyasi bilan kelishilgan boʻlishi lozim .

– Hujjatlarni idoradan tashqari arxivlarga topshirish majburiymi? Hujjatlarni topshirish tartibi qanday? Ular arxivda necha yil saqlanadi va zaruriyat boʻlganda ulardan qanday foydalanish mumkin?

– Nodavlat korxonalar, muassasalar va tashkilotlarning arxiv hujjatlari –ularning xususiy mulkidir. Ushbu tashkilotlar qonunchilik talablariga muvofiq hujjatlarni qanday saqlashni mustaqil ravishda hal qiladilar .

Barcha korxonalar va tashkilotlar faqatgina tugatilayotganda hujjatlarni davlat yoki nodavlat arxivlariga topshirishlari kerak .

Milliy arxiv fondining davlatga tegishli boʻlmagan qismi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlarining but saqlanishini ta’minlamayotgan mulkdorlar sud qaroriga binoan mazkur hujjatlarga boʻlgan mulk huquqidan mahrum etilishi mumkin, shundan soʻng bu hujjatlar saqlash uchun tegishli davlat arxiviga topshiriladi .

– Qanday hujjatlar va qay tartibda yoʻq qilinishi mumkin? Buning uchun arxivdan mutaxassisni taklif qilish majburiymi?

– Yoʻq qilishga ajratish mumkin boʻlgan hujjatlar faqat hujjatlarning qimmatliligi ekspertizadan oʻtkazilgandan soʻng aniqlanadi .

Har qanday hujjatlar uchun (boshqaruv, buxgalteriya yoki kadrlarga oid ekanligi ahamiyatsiz) ularni yoʻq qilishning yagona tartibi mavjud. U quyidagilardan iborat:

• hujjatlarning saqlash muddati tugaganligini, shuningdek oʻzining amaliy ahamiyatini yoʻqotgan hujjatlar mavjudligini tekshirish lozim;
• tarkibi kompaniya rahbari tomonidan tasdiqlanadigan ekspert komissiyasi hujjatlarning qimmatliligi yuzasidan ekspertiza oʻtkazishi kerak (ekspert komissiyasi majlisi bayonnomasi bilan rasmiylashtiriladi);
• korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadigan hujjatlarni yoʻq qilish dalolatnomasi tuziladi;
• dalolatnomada aks ettirilgan yigʻmajildlar yoʻq qilinadi, bu alohida hujjat bilan rasmiylashtiriladi.

Arxivlar mulkchilik shaklidan qat’i nazar, korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarini tartibga solish boʻyicha pulli asosda xizmatlar koʻrsatadi. Tegishli xizmatlar Arxivlar mutaxassislarining Oʻzbekiston Respublikasi korxonalari, muassasalari va tashkilotlari hujjatlarini tartibga keltirishga kompetentligi yuzasidan attestatsiyadan oʻtkazish tartibi toʻgʻrisida nizom boʻyicha attestatsiyadan oʻtkazilgan mutaxassislar tomonidan koʻrsatiladi . Shu bois sizga attestatsiyadan oʻtkazilgan mutaxassislarga murojaat qilishingizni maslahat beramiz.