Бухгалтерия ҳужжатларини қандай сақлаш керак

Ташкилотда, ҳатто қисқа вақт ичида ҳам катта миқдордаги ҳужжатлар тўпланиши мумкин. Уни сақлаш, айниқса, ижарага олинган биноларда жойлашган ташкилотларда сақлаш мураккаб ва масъулиятли вазифага айланади. Қандай қилиб уни тўғри ҳал қилиш керак?

Buxgalter.uz маслаҳат юзасидан Адлия вазирлиги ҳузуридаги «Ўзархив» агентлигига мурожаат қилди.

 

 

 

– Тадбиркорлик субъекти ўз фаолияти давомида ҳосил бўладиган ҳужжатларнинг тўғри сақланишини ташкил этиш учун қандай НҲҲларга амал қилиши керак?

– Энг аввало «Архив иши тўғрисида»ги Қонун  ва Архив ҳужжатларини жамлаш, давлат ҳисобига олиш, сақлаш ва улардан фойдаланиш тартиби тўғрисида низомга , шунингдек бошқа норматив-ҳуқуқий ҳужжатларга амал қилиш лозим.

 

– Ҳужжатларни сақлашда архивлар мутахассислари қандай ёрдам беришлари мумкин?

– Ўзбекистонда 3 та миллий архив, 101 та давлат, 11 та нодавлат архиви, 116 та шахсий таркиб бўйича давлат архиви, шунингдек, 10 мингдан ортиқ идоравий архивлар мавжуд.

Архив ҳужжатларини сақлаш – бу анча мураккаб ва кўп қиррали масала. Қайси ҳужжатларни сақлаш кераклигини ва уларни қаерда сақлаш лозимлигини аниқлашингиз керак. Бу бутун бир тармоқ.

Архивлар ички меъёрий ва услубий ҳужжатларни ишлаб чиқиш, ташкилотлар архивларида ҳужжатларни сақлаш бўйича пулли асосда хизматлар кўрсатади . Яъни ташкилотингизда ҳужжатлар сақланишини йўлга қўйиш учун сиз архивга мурожаат қилишингиз ва малакали хизматлар олишингиз мумкин. Мутахассислар ташкилотингизнинг ўзига хос хусусиятларини ҳисобга олган ҳолда нимани ва қандай бажариш кераклигини ёзиб беришади. Ушбу хизматлар шартнома асосида кўрсатилади .

Тадбиркорлик субъектлари ҳам «Ўзархив» агентлиги ҳузуридаги Архив иши ва иш юритиш бўйича малака ошириш илмий-услубий марказига мурожаат қилишлари мумкин.

 
– Идоравий архивга эга бўлиш мажбурийми? Унда қандай ҳужжатлар ва қайси муддатгача сақланиши керак?

– Ташкилотлар архив ҳужжатларини жамлаш, ҳисобга олиш, сақлаш ва улардан фойдаланиш учун қонунчиликда белгиланган тартибда идоравий архивларни ташкил этиши мумкин, лекин мажбур эмас .

«Архив иши тўғрисида»ги Қонуннинг 25-моддасида архивлар, шу жумладан идоравий архивларда архив ҳужжатларининг бут сақланишини таъминлаш учун архивлар ҳамда ташкилотлар раҳбарлари жавобгар бўлиши айтилган. Шундан келиб чиққан ҳолда, ҳужжатларни қонунчиликка мувофиқ сақлашни йўлга қўядиган идоравий архивни ташкил этиш мақсадга мувофиқдир. У алоҳида бино кўринишида бўлиши шарт эмас, хона шаклида ҳам бўлиши мумкин. Идоравий архивда ҳужжатларни сақлаш бўйича махсус тайёргарликка эга ходим ишлаши керак.

Архив ҳужжатларини сақлаш муддатлари намунавий ёки тармоқ рўйхатларида белгиланади. Уларда ҳужжатнинг қимматидан келиб чиққан ҳолда ҳужжатнинг ҳар бир тури учун сақлаш муддатлари аниқлаштирилади.

Ҳужжатларнинг намунавий ва тармоқ рўйхатларига киритилмаган ҳужжатларнинг сақланиш муддатлари ташкилотнинг эксперт комиссияси қарори билан белгиланади. Қарор тегишли архивларнинг эксперт-текширув комиссияси ва марказий эксперт комиссияси билан келишилган бўлиши лозим .

 

 

– Ҳужжатларни идорадан ташқари архивларга топшириш мажбурийми? Ҳужжатларни топшириш тартиби қандай? Улар архивда неча йил сақланади ва зарурият бўлганда улардан қандай фойдаланиш мумкин?

– Нодавлат корхоналар, муассасалар ва ташкилотларнинг архив ҳужжатлари –уларнинг хусусий мулкидир. Ушбу ташкилотлар қонунчилик талабларига мувофиқ ҳужжатларни қандай сақлашни мустақил равишда ҳал қиладилар .

Барча корхоналар ва ташкилотлар фақатгина тугатилаётганда ҳужжатларни давлат ёки нодавлат архивларига топширишлари керак .

Миллий архив фондининг давлатга тегишли бўлмаган қисми таркибига киритилган архив ҳужжатларининг бут сақланишини таъминламаётган мулкдорлар суд қарорига биноан мазкур ҳужжатларга бўлган мулк ҳуқуқидан маҳрум этилиши мумкин, шундан сўнг бу ҳужжатлар сақлаш учун тегишли давлат архивига топширилади .

 

– Қандай ҳужжатлар ва қай тартибда йўқ қилиниши мумкин? Бунинг учун архивдан мутахассисни таклиф қилиш мажбурийми?

– Йўқ қилишга ажратиш мумкин бўлган ҳужжатлар фақат ҳужжатларнинг қимматлилиги экспертизадан ўтказилгандан сўнг аниқланади .

Ҳар қандай ҳужжатлар учун (бошқарув, бухгалтерия ёки кадрларга оид эканлиги аҳамиятсиз) уларни йўқ қилишнинг ягона тартиби мавжуд. У қуйидагилардан иборат:

• ҳужжатларнинг сақлаш муддати тугаганлигини, шунингдек ўзининг амалий аҳамиятини йўқотган ҳужжатлар мавжудлигини текшириш лозим;
• таркиби компания раҳбари томонидан тасдиқланадиган эксперт комиссияси ҳужжатларнинг қимматлилиги юзасидан экспертиза ўтказиши керак (эксперт комиссияси мажлиси баённомаси билан расмийлаштирилади);
• корхона раҳбари томонидан тасдиқланадиган ҳужжатларни йўқ қилиш далолатномаси тузилади;
• далолатномада акс эттирилган йиғмажилдлар йўқ қилинади, бу алоҳида ҳужжат билан расмийлаштирилади.

Архивлар мулкчилик шаклидан қатъи назар, корхоналар, муассасалар ва ташкилотлар ҳужжатларини тартибга солиш бўйича пулли асосда хизматлар кўрсатади. Тегишли хизматлар Архивлар мутахассисларининг Ўзбекистон Республикаси корхоналари, муассасалари ва ташкилотлари ҳужжатларини тартибга келтиришга компетентлиги юзасидан аттестациядан ўтказиш тартиби тўғрисида низом бўйича аттестациядан ўтказилган мутахассислар томонидан кўрсатилади . Шу боис сизга аттестациядан ўтказилган мутахассисларга мурожаат қилишингизни маслаҳат берамиз.