Когда и по каким правилам начнется переход на электронные трудовые книжки

В начале года в СМИ говорили о том, что в этом году страна перейдет на электронную систему заключения трудовых договоров и ведения трудовых книжек. В этой связи кадровиков волнует ряд вопросов. Когда конкретно начнется внедрение инноваций? Какими будут новые порядки?  А с окончанием учебного года головной болью стала ситуация оформления трудовых книжек впервые поступившим на работу.  Разберемся – вместе.

Чтобы прояснить ситуацию мы позвонили  в Министерство занятости и трудовых отношений. В управлении трудовых стандартов и оплаты труда пояснили, что работы по созданию анонсированной ранее системы ведутся, и конкретные сроки ее запуска пока не определены.

Специалисты также обратили внимание, что параллельно с техническими работами ведется разработка нормативно-правовых актов, которые будут регламентировать процедуру заключения электронных договоров и ведения электронных трудовых книжек. Должно быть утверждено  положение, в котором четко будут расписаны новые порядки.

В министерстве подчеркнули, что в настоящее время организации должны действовать в соответствии с действующей Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (рег. МЮ № 402 от 29.01.1998 г.), то есть продолжать ведение этих документов в обычном режиме.  

Детали действующего порядка оформления трудовых книжек на сотрудников, поступающих на работу без трудового стажа и трудовой книжки, разъяснили эксперты справочной службы  ООО "Norma" "Мы отвечаем!":

– В связи с тем, что в настоящее время еще не приняты нормативно-правовые акты по оформлению электронных трудовых книжек, работникам, принятым на работу впервые следует заказывать и оформлять трудовые книжки согласно Инструкции о порядке ведения трудовых.  Трудовые книжки и вкладыши к ним приобретаются предприятием у местных органов по труду (районные и городские Центры содействия занятости – прим. ред.) на основании договора купли-продажи. Продажа трудовых книжек в ином порядке, а также приобретение их гражданами, запрещена (п. 1.3. Инструкции).

Отметим, что в обществе активно продолжается обсуждение целого ряда вопросов, связанных с внедрением инновационных технологий в ведение трудовых книжек.  И по многим вопросам пока нет консенсуса. В том числе и ситуация как быть с трудовыми книжками, открытыми до внедрения новой системы.

Отметим, официально проекта этого механизма пока не озвучивалось. Предполагали, что начиная с 2019 года,  электронные книжки должны были заводиться только на вновь принятых (впервые без стажа) сотрудников, остальные книжки работников до 2021 года должны были вестись в бумажном варианте. Далее не был определен порядок.

Среди работников, не имеющих отношения к кадровой службе, есть немало представителей,  которые считают, что новый порядок должен:

• обязать работодателей в течение установленного срока перенести в базу данных информацию с трудовых книжек всех сотрудников организаций;
• предусмотреть механизмы, которые бы позволяли использовать информацию из системы при обращении сотрудника за назначением пенсии и исключить необходимость  подтверждения данных архивными справками. Проверять данные можно было бы путем сверки с данными Пенсионной накопительной системы (ИНПС).

Однако опытные сотрудники кадровых служб предостерегают от вероятных последствий такого подхода. Они говорят, что у работодателей не будет реальной возможности переносить в систему информацию с  трудовых книжек всех сотрудников. Представьте себе организацию в несколько тысяч человек. Нужен поэтапный переход, как и писали, – с определенного числа заводить электронные книжки на новых сотрудников и до определенной даты пользоваться старыми книжками.  Другой аспект. Для примера, возьмите любую книжку  – в большинстве своем они на одних предприятиях ведутся на узбекском языке, на других  – на русском, где-то ясно видна печать, где-то нет. Вторичное переписывание или  перенос данных приведет к грубым ошибкам  и разночтениям.  Представляете, какими будут последствия, если  в электронную базу закрадутся грубые ошибки?

И это лишь пример проблемных моментов. Поэтому может и хорошо, что авторы проекта не стали спешить, загонять себя в ранее озвученные сроки.  Здесь лучше следовать мудрости «Семь раз отмерь, один – отрежь». Решения должны быть максимально продуманы, эффективны и учитывать интересы всех участников трудовых отношений.

Олег Гаевой.