4 дела для главбуха при «зомбиапокалипсисе»

Настоящий главбух – не просто «счетовод», а финансовый специалист, помогающий руководителю грамотно управлять денежными потоками предприятия. О том, как оправдать ожидания руководителя в сложной ситуации приостановки деятельности предприятия, порталу buxgalter.uz рассказала   Ирина Владимировна ЛУСНИКОВА, директор Международного центра методологии и  повышения квалификации специалистов в области бухгалтерии и финансов «ALTERRA».

Итак, вы – руководитель финансово-бухгалтерской службы и именно от вас ждут ответы вот на такие вопросы:

1. Сколько денег у нас есть?
2. А сколько останется, если продаж не будет?
3. Сделайте список самых важных платежей и не самых важных тоже.
4. Мы можем сократить какие-то затраты? А какие именно? А на сколько?

Советы «не паниковать» тут точно не сработают. Поэтому  – «отселяем панику в отдельный кабинет» и занимаемся делом.

Дело №1. Считаем запас финансовой прочности, он же – подушка безопасности, он же – маржа безопасности

• Отчет о финансовых результатах – раздел «Постоянные расходы» – нам нужна актуальная статистика структуры постоянных затрат. Помним: это – те затраты, которые есть даже тогда, когда нет продаж. Это – то, что уже было.
• Открываем бюджет доходов и расходов и проверяем, что мы планировали в составе постоянных расходов. Это – то, что должно было быть.
• Выбираем только актуальные затраты, то, без чего бизнесу сейчас не прожить и от чего просто так не отказаться. Помним, что пока мы не договорились с поставщиком затраты и не подписали соответствующие документы, затрата есть и за нее нужно платить. Отказаться «мысленно» – не получится, только с оформлением всех необходимых документов.
• Сформировали список актуальных затрат? Обычно это – аренда и зарплата, услуги связи и другие расходы, направленные на поддержание работы на предельно допустимом минимальном уровне. Да-да, «плюшки», тренинги и корпоративы сюда не относятся.
• Теперь продажи: они могут сократиться, и их даже может не быть совсем. Да, так тоже может случиться. Максимально объективно с руководителем отдела продаж оцениваем, сколько же мы действительно продадим. Честно оцениваем и берем минимальную сумму продаж на месяц – такую сумму, в которой, как минимум, сейчас все уверены. Ключевые слова: «минимальная сумма» и «в ней уверены». И не забываем про маржу – в процентах и деньгах.
• Считаем точку безубыточности (ТБ) – постоянные расходы делим на маржу в процентах. Этот – тот минимальный объем продаж, который должен у вас быть, чтобы выйти «в ноль».
• Сравниваем продажи для ТБ и те, минимальные, которые вы уже посчитали с руководителем отдела продаж. Если минимальные продажи больше ТБ – отлично! Это означает, что даже в таких сложных условиях убытка у вас быть не должно, вы не выходите за рамки той самой маржи безопасности. А если – меньше? Да, в этом периоде будет убыток. Главный вопрос – на какое время хватит накопленной прибыли, чтобы покрывать этот убыток. Это – то, что теперь будет.

С «новым» финансовым результатом мы разобрались. Кстати, это еще называют модельным краш-тестом, когда мы тестируем худший вариант. Для такого тестирования продажи – всегда минимальные, а расходы – максимально возможные. Да, мы расходы все-таки стараемся учитывать объективно. Но рекомендуем добавить к нашей объективности 15-20% на «непредвиденные расходы» и каждый день следить за этими самыми непредвиденными.

Дело №2. Денежный поток

• Кто нам будет платить? Это – чуть ли не самый главный вопрос! Поступления от продаж всегда делятся на 3 категории: погашение задолженности, оплата по факту и предварительная оплата.
• Погашение задолженностей – это информация из учета, событие уже произошло. Сразу вычеркиваем ненадежных клиентов – тех, кто уже имеет замечания по срокам оплаты. Оставляем только те поступления, в которых мы уверены;
• Оплата по факту это – «купил–заплатил». И тут открываем наш план продаж – тот, который вы уже составили и перепроверили с руководителем отдела продаж. Будьте готовы, что тут тоже могут быть «сюрпризы»: или не заплатили и не купили, или не заплатили, но купили…
• Предоплата – будем честными, во времена паники ее делают только для товаров и услуг, без которых жить нельзя, причем, в буквальном смысле: медикаменты, продукты питания первой необходимости, продукты гигиены и т.д. Даже те, кто всегда «брал по предоплате» сейчас будут просить отсрочку. Будьте готовы честно отвечать клиентам, можете вы предоставить им такие условия или нет.
• Кому мы будем платить? Это вопрос такой же важности, как и «кто заплатит нам». И тут тоже мы погашаем, оплачиваем по факту и делаем предоплаты.
• Главное правило – сначала договариваемся и только потом не платим. Не можем заплатить и видим это сейчас? А срок подойдет через 2 недели? Договариваемся об этом уже сейчас!
• Первыми платятся самые дорогие задолженности – кредиты, поставки с самыми строгими условиями (штрафами и неустойками).
• Еще одно правило: если уже потребили, нужно платить. Поэтому утверждать нужно не платежи, а затраты и потребление! Помните, когда мы планировали расходы, то оставляли только то, без чего никак нельзя? Не забывайте об этом, когда утверждаете платежи. Платежи – это не плюс к тем затратам, это их оплата.
• С текущими затратами вроде бы разобрались, а как быть с закупками товаров? Если продажи сокращаются, закупки должны сокращаться тоже. И – да, предоплата – это крайняя мера. Тут работают все правила как с покупателями, только наоборот, ровно настолько, насколько позволяют вам поставщики. Учитывайте это, когда что-то обещаете вашим клиентам.

Где можно сместить сроки и нужно ли это?

1. Кредитные обязательства (тело и проценты). Банки обычно идут на уступки по срокам на платной основе. Посчитайте, прежде чем соглашаться. Если это последние платежи по кредиту, обычно легче их погасить.
2. Поставщики с лояльными условиями. Если договор не предусматривает штрафов, повышения цен и других финансовых неприятностей, можно сместить сроки, но только по предварительному согласию.
3. Зарплата. Ставку, постоянную часть, скорее всего, защищает закон, и до изменений или принятия дополнительных нормативных документов не стоит что-то корректировать. Бонусы и премии? Да, здесь есть варианты, но – это важно! – сначала договариваемся с сотрудниками, а потом уже переносим выплаты.
4. Дивиденды. Собственники – первые заинтересованные лица в выживании бизнеса и при правильной подаче информации обычно соглашаются на смещение в сроках и даже в суммах. Что такое «правильная подача»? Это – план-график и суммы без эмоций, но с вероятностной составляющей.
5. Налоги и другие обязательные платежи. Без особых распоряжений (нормативных) не стоит рассчитывать на отсрочки по налоговым платежам. Тут придется все платить как есть.

Дело №3. Безопасность данных

Небольшой чек-лист актуальных вопросов

• Где находится ваша база данных?
• У вас есть договор с провайдером услуги?
• Как часто делается резервное копирование и где хранятся копии?
• Кто в вашей компании за это отвечает? Вы так думаете, что этот сотрудник отвечает, или сотрудник действительно знает, что это зона его ответственности?

Дело № 4. Готовность к «удаленке»

Вы готовы к работе в удаленном режиме? Даже если у вас есть удаленный сервер «и все программы у нас там находятся», это еще не значит, что вы готовы. Финансово-бухгалтерские службы уже давно «перенесли» рабочие столы в облачные сервисы, но далеко не все готовы быстро переехать из офиса домой.

Вот вам еще один полезный чек-лист:

1. Сотрудники знают свои обязанности? Вы так думаете или вы проверяли? Не путать с «инструкциями для галочки, т.е. для отдела кадров»;
2. Как вы узнаете о том, что задача сотрудником выполнена?
3. Сотрудники уже работали самостоятельно в режиме «получил задачу – предоставил решение»?
4. Сотрудники – взаимозаменяемые? Бухгалтер по зарплате сможет выписать налоговую накладную? А экономист – начислить зарплату? Только честно!
5. Как вы проводите планерки, «летучки», ставите задачи?

От вас – честные ответы (вы это делаете для себя), а от нас практические советы для самых типовых вариантов ответов, которые мы уже услышали от своих клиентов. Согласитесь, что можно все посчитать и запланировать, когда есть с кем это делать.

Итак, сегодня разбираемся с базовыми организационными вопросами, задаем правильные вопросы, получаем практичные ответы, работаем спокойно и уверенно. Именно этого ждут от финансово-бухгалтерской службы, т.е. от нас с вами!

Посмотреть обучающие  программы Alterra  для финансовых специалистов и управленцев можно здесь.