Как учитывать списание ГСМ

В рекомендации:

– определение норм расхода и подтверждение объема списания ГСМ;
– бухгалтерский учет списания ГСМ;
– невычитаемые расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль;
– списание ГСМ в связи с естественной убылью.

Как определять нормы расхода и подтверждать объем списания ГСМ

ГСМ списываются на расходы предприятия по нормам. Нормы расхода топлива и смазочных материалов автомобильным подвижным составом утверждены Агентством по техническому регулированию (пост. №05-20 от 28.07.2003 г.).

Объем израсходованных ГСМ должен быть подтвержден документально. Основным документом, подтверждающим расход топлива на пройденный автомобилем километраж, является путевой лист.

В 2024 году начался поэтапный переход к электронной форме путевых листов без ограничения использования их бумажной формы. Порядок оформления и ведения электронных путевых листов при перевозках грузов и пассажиров на коммерческой основе определен Временным положением.

Выпуск автомобилей на линию без путевого листа запрещен. При этом предприятия, для которых грузоперевозки не являются отдельным видом деятельности, при использовании своего грузового или легкового автотранспорта для собственных нужд также обязаны оформлять путевые листы.

Предприятия-грузоперевозчики выдают бумажный путевой лист водителю под расписку ежедневно – на один рабочий день (смену) – при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы.

На более длительный срок выдаются путевые листы при междугородных и международных перевозках грузов, если водитель находится в пути более суток.

Электронный путевой лист открывается в текущем календарном месяце и действует до его окончания. При этом можно оформить путевой лист и на более короткий срок .

По истечении срока действия электронного путевого листа открывается новый путевой лист на следующий календарный месяц.

По показаниям спидометра согласно путевому листу рассчитайте количество израсходованного топлива:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) =
Базисная линейная норма расхода топлива (л/100 км) / 100 км х Пройденный километраж (км).

В зависимости от дорожно-эксплуатационных, климатических и других факторов, влияющих на расход топлива, к базисным линейным нормам могут быть применены коэффициенты:

• нормативные ;
• корректировочные, учитывающие увеличение (уменьшение) базисных норм расхода при использовании бензина с октановым числом, отличным от используемого при их разработке .

Нормативные коэффициенты увеличивают базисные нормы расхода, например, при следующих условиях эксплуатации:

• в зимнее и летнее время – от 2% до 10% в зависимости от месяца года и климатической зоны;
• в горной местности – от 5% до 20% в зависимости от высоты над уровнем моря;
• в Ташкенте – до 10%;
• в других городах республики – от 5% до 13% в зависимости от населения;
• при пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями или вышедшими из капремонта – до 10%;
• в тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных и песчаных заносов, а также в зонах стихийного бедствия – до 35% на срок не более 1 месяца. Перечень таких дорог устанавливается Кабмином, областными хокимиятами;
• при сроке эксплуатации автомобиля более 8 лет – до 5%.

Если применяются одновременно нескольких нормативных коэффициентов, они суммируются.

Рассчитанные с учетом коэффициентов нормы расхода утвердите приказом.

Обоснованность пройденного километража должна быть подтверждена уполномоченным лицом предприятия (например, подписью главного механика, главного инженера, заведующего гаражом) или самим руководителем. Возможные маршруты водителей с указанием километража утверждайте в маршрутном листе или приказом руководителя. Унифицированной формы маршрутного листа не существует. Предприятия могут разработать его шаблон самостоятельно или оформлять в произвольной форме.

Ситуация

Предприятие заправляет бензином личные автомобили работников, используемые в служебных целях 

Предприятие использует в служебных целях личные автомобили своих работников. Порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей работников для служебных поездок (кроме командировок), которым были определены размеры компенсации в зависимости от количества лошадиных сил двигателя автомобиля, с 1 июля 2021 года утратил силу, а новых законодательно утвержденных норм компенсации нет.

Правомерно ли вместо компенсации заправлять автомобили работников бензином, приобретенным по КБК?

– Да, предприятие может вместо выплаты компенсации работникам, чей автотранспорт использует в служебных целях, заправлять их личные автомобили топливом, оплаченным с КБК. При этом с работниками необходимо заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования (ссуды) . Все расходы, связанные с использованием автомобиля работника для служебных поездок (на регистрацию и нотариальное удостоверение договора, арендную плату, ГСМ, ремонт), предприятие может списать на затраты, вычитаемые при расчете налога на прибыль. «Входной» НДС по таким затратам подлежит зачету.

У работника, сдающего в аренду предприятию свой автомобиль, возникает имущественный доход , с которого предприятие как налоговый агент обязано удержать НДФЛ. При налогообложении учтите минимальные ставки арендной платы, установленные для лиц, сдающих имущество в аренду.

При получении автомобиля работника по договору ссуды у предприятия возникает доход в виде безвозмездно полученных имущественных прав с соответствующими налоговыми последствиями по налогу на прибыль или налогу с оборота . Доход предприятия определяется исходя из законодательно утвержденных минимальных ставок арендной платы .

Как в бухгалтерском учете списывать ГСМ

При списании ГСМ вы можете использовать следующие методы :

• по идентифицированной себестоимости соответствующей единицы. Применяйте этот метод при использовании специфических «штучных» материалов, которые нельзя заменить другими;
• по средневзвешенной стоимости (AVECO). Этот метод можете использовать при списании однотипных материалов. Стоимость списания определяйте по средневзвешенной стоимости оставшихся на начало периода и поступивших за период материалов;
• по себестоимости первых по времени приобретения ТМЗ (ФИФО).

По каждой группе (виду) ТМЗ в течение отчетного года применяется только один метод определения стоимости. Выбранный метод отразите в учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Система учета расходуемых материалов может быть :

• непрерывной, когда в учете отражается каждая операция отпуска материалов в производство;
• периодической, когда в течение отчетного периода в учете отражается только поступление материалов, а по окончании периода проверяются их остатки и исходя из полученной информации формируется расход за период.

Систему учета материалов также отразите в учетной политике.

Рассчитанную сумму списания ГСМ отнесите на расходы в зависимости от цели эксплуатации автотранспорта:

Какие расходы на ГСМ не вычитаются при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль из совокупного дохода вычитаются все расходы, связанные с получением дохода, кроме расходов, не подлежащих вычету согласно статье 317 Налогового кодекса.

Расходами, связанными с получением дохода, признаются :

• обоснованные затраты, т.е. экономически оправданные,
• документально подтвержденные затраты.

Экономически оправданными затратами признаются любые затраты при условии, что они соответствуют хотя бы одному из следующих условий:

• произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• необходимы либо служат для сохранения или развития предпринимательской деятельности, и связь расходов с предпринимательской деятельностью четко обоснована;
• вытекают из положений законодательства.

Таким образом, при наличии подтверждающих документов и экономической оправданности расходы на ГСМ вычитаются при расчете налога на прибыль.

Не подлежат вычету при расчете налога на прибыль следующие расходы на ГСМ :

• потери сверх норм естественной убыли, установленных уполномоченным органом в соответствии с законодательством, а при их отсутствии – самим налогоплательщиком;
• расходы предприятия, являющиеся доходами физлица в виде материальной выгоды. Например, оплата предприятием ГСМ в интересах физлица, безвозмездная передача ГСМ, отрицательная разница между ценой, по которой ГСМ реализованы физлицам, и их себестоимостью (стоимостью приобретения) с учетом НДС и акцизного налога;
• убытки от хищений и недостачи, виновники которых не установлены, или в случае, если невозможно возместить необходимые суммы за счет виновной стороны;
• списание на мероприятия, не связанные с осуществлением предпринимательской деятельности предприятия. Например, по охране здоровья, спортивные и культурные мероприятия, организацию отдыха и др. Исключение составляют случаи, когда обязанность по проведению мероприятий возложена на предприятие законодательством;

Ситуация

Предприятие организовало поездку работников на экскурсию в Самарканд на своем автотранспорте  

Предприятие организовало поездку работников на экскурсию в Самарканд. Для этих целей на АЗС были заправлены бензином микроавтобусы предприятия.

Являются ли эти расходы вычитаемыми при расчете налога на прибыль?

– Расходы на мероприятия, не связанные с предпринимательской деятельностью (охрану здоровья, спортивные и культурные мероприятия, отдых и т.п.), не вычитаются при расчете налога на прибыль . Следовательно, расходы по использованному на такие цели бензину также не подлежат вычету.

• затраты на оказание услуг, не связанных с производством продукции (услуг по благоустройству городов и поселков, оказание помощи сельскому хозяйству и другие виды услуг);

• расходы, связанные с получением доходов, не подлежащих налогообложению; 

• расходы, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода, если на предприятие законодательством не возложена обязанность по осуществлению таких расходов;

• стоимость безвозмездно переданных материалов и расходы, связанные с такой передачей, включая сумму НДС. Исключение – безвозмездная передача по решению Президента или Кабмина;

• убытки от списания ГСМ по причине негодности (например, при истечении срока хранения). Исключение – получение таких убытков в связи с чрезвычайными обстоятельствами (стихийным бедствием, пожаром, аварией, ДТП и т.п.).

Как списывать ГСМ в связи с естественной убылью

В процессе хранения ГСМ возникает естественная убыль, т.е. допустимая величина безвозвратных потерь вследствие неизбежных физических процессов: испарения, налипания и др. Нормы естественной убыли устанавливаются уполномоченными органами. Как правило, это отраслевые министерства и ведомства. Например, нормы естественной убыли некоторых видов топлива в строительстве были утверждены Госкомархитектстроем (приказ №83 от 25.10.2011 г.). Если законодательно утвержденных норм нет, разработайте их самостоятельно и утвердите приказом руководителя.

Для выявления и списания естественной убыли проведите инвентаризацию фактических остатков ГСМ. Списание ГСМ в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи не допускается .

По результатам инвентаризации оформите:

• Инвентаризационную опись товарно-материальных запасов;
• Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
• Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов.

На основании этих документов по приказу руководителя спишите недостачу в пределах установленных норм естественной убыли. 

Недостача в пределах норм естественной убыли вычитается при расчете налога на прибыль .

НДС, ранее отнесенный в зачет и приходящийся на стоимость недостающих в пределах норм естественной убыли ГСМ, не подлежит корректировке (исключению из зачета) .

Порча, утрата подакцизных товаров являются объектами обложения акцизным налогом. Исключение составляют случаи порчи и утраты, возникшие в результате чрезвычайных ситуаций .

В бухучете списание убытка от недостачи ГСМ в пределах норм естественной убыли отразите так: