Увольнение по собственному желанию – не все так просто

Можно ли отправить заявление на увольнение по инициативе работника по факсу или электронной почте? Служит ли такое уведомление работодателя основанием для оформления прекращения трудового договора? Обязан ли работодатель принять заявление работника, переданное им через других лиц? Ответы – в нашем обзоре.

Идеальная ситуация, когда работник лично подает работодателю составленное им самим письменное заявление о прекращении трудового договора по собственному желанию. Так у руководителя не возникнет сомнений по поводу действительного намерения работника прекратить трудовые отношения. Но бывают случаи, когда сотрудник не может представить заявление лично, и его необходимо отправить другими способами. Например, будучи в отпуске в другом городе получает более выгодное предложение о трудоустройстве, или решает уволиться в период временной нетрудоспособности и т.д.

По сложившейся практике, в таких ситуациях популярна отправка оригинала заявления по почте с уведомлением о вручении его адресату. Этот способ вполне правомерен. Вместе с тем многие работники пренебрегают им, думая, что процесс может затянуться, или корреспонденция просто не дойдет. Поэтому они выбирают другой, по их мнению, быстрый и надежный способ предупредить работодателя о намерении уволиться: отправить заявление по факсу или «электронке». Может ли оно служить правомерным основанием для прекращения трудового договора по инициативе работника? Этот вопрос ставит руководство в тупик, так как в действующем трудовом законодательстве нет прямого запрета на подобные варианты предупреждения.

Если обратиться к нормативно-правовым актам, то статья 99 Трудового кодекса обязывает работника письменно предупредить работодателя о намерении прекратить трудовой договор за две недели. Постановление Пленума Верховного суда от 17.04.1998 г. № 12 предусматривает допустимость увольнения по статье 99 ТК на основании письменного заявления работника, которое должно отражать его действительное желание оставить работу. Таким образом, законодательством установлена лишь форма заявления – письменная (то есть не устная). Заявление подают как рукописный или напечатанный документ, или на основе шаблона работодателя. Конкретный же способ направления не установлен. Поэтому давайте разбираться.

Электронный документ с ЭЦП 

Электронный документооборот может использоваться, в том числе для официальной и неофициальной переписки и передачи иной информации (см. Закон «Об электронном документообороте»). Электронный документ приравнивается к бумажному и имеет одинаковую с ним юридическую силу. При этом его обязательными реквизитами являются:

• электронная цифровая подпись (ЭЦП);
• наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица – отправителя;
• почтовый и электронный адрес отправителя;
• дата создания.

Исходя из сказанного, можно сделать вывод, что заявление об увольнении в электронном виде, отправленное через информационную систему, может стать основанием для увольнения, если удостоверено ЭЦП и содержит все необходимые реквизиты. Порядок и правила использования ЭЦП, а также условия ее равнозначности собственноручной подписи установлены Законом «Об электронной цифровой подписи».

Вместе с тем, несмотря на кажущуюся простоту, этот способ уведомления работодателя далеко не идеален:

во-первых, не у всех есть ЭЦП, хотя процесс ее получения прост и не занимает много времени;

во-вторых, как доказать факт получения электронного документа? Если заявление подается лично или по почте, такая возможность есть: вручение подтверждается подписью руководителя на втором экземпляре или почтовом уведомлении. В случае с использованием электронных средств связи все гораздо сложнее. Информация может утеряться не только специально (удалить электронный документ – что может быть проще?), но и из-за технических сбоев.

Поэтому этот вариант, на наш взгляд, не совсем надежен и оптимален, а потому проигрывает отправлению уведомления по почте. По крайней мере, до тех пор, пока законодательно не регламентируют четкий порядок электронного оформления трудовых взаимоотношений, в том числе обмена правоустанавливающей информацией между работником и работодателем.

Скан-копия заявления и факсимильный документ

Отсканированное письменное заявление, направленное работником по «электронке», по нашему мнению, не может служить основанием для оформления прекращения трудового договора, так как не соответствует характеристикам электронного документа. То же можно сказать и о заявлении, отправленном по факсу. Ведь это не более чем копия оригинала. К тому же он может и не существовать в реальности, а быть скомпилирован из разных документов. А значит, это не может считаться надлежаще оформленным выражением воли работника, и, соответственно, не влечет юридически значимых ответных действий со стороны работодателя.

Если руководитель настаивает на оформлении такого заявления, сотрудники кадровых служб могут его зарегистрировать датой получения, но с соблюдением следующих условий:

• связаться с работником и лично убедиться в намерении прекратить трудовой договор. Разговор желательно вести в присутствии других незаинтересованных сотрудников организации, и по возможности, зафиксировать;
• потребовать от работника предоставить до окончания срока предупреждения оригинал заявления;
• составить об этом акт, подписанный присутствующими при разговоре лицами, и оговоркой о том, что прекращение трудового договора по инициативе работника последует только при наличии оригинала заявления.

Также нужно иметь в виду, что отказ работодателя оформить увольнение на основании факсового или отсканированного заявления может в последующем повлечь претензии со стороны работника, посчитавшего такой способ предупреждения допустимым. Поэтому советуем регламентировать внутренний порядок документооборота, в т.ч. электронного, в локальных актах организации и ознакомить с ними всех под роспись.

Через представителя по доверенности

Обязано ли руководство принимать заявление, переданное через других лиц? Должна быть у них доверенность? Еще один спорный случай, не урегулированный законодательством, а потому порождающий немало вопросов.

Если работник может отправить заявление почтой, почему бы ему не сделать это через своего представителя? Нормы, запрещающей такой способ передачи информации работодателю, нет.

Обратимся к законодательству. Согласно ч. 1 ст. 99 ТК, работник обязан в письменной форме предупредить работодателя о предстоящем увольнении не позднее, чем за две недели до даты расторжения трудового договора. То есть закон регламентирует лишь то, что заявление должно быть оформлено лично, не оговаривая при этом, как оно будет передано (почтой, курьером, доверителем и т.п.). 

Логично предположить, что передача документа через другое лицо тоже возможна. При этом для предотвращения возможных негативных последствий у работодателя, советуем принимать такое заявление при наличии у представителя нотариально оформленной доверенности. Причем в ней четко должно быть прописано полномочие доверителя на передачу работодателю заявления о прекращении трудового договора по инициативе работника.

И даже если такая доверенность представлена, руководству будет не лишним удостовериться в действительном желании сотрудника прекратить трудовые отношения, поговорив с ним лично в присутствии свидетелей. Также необходимо внимательно просмотреть в заявлении все необходимые реквизиты: дату подачи заявления, желаемую дату увольнения (при наличии), подпись работника.

Ленара Хикматова.