Как составить акт об уничтожении печати и штампов в Узбекистане

Если у компании возникает необходимость уничтожить свою печать или штамп (например, при ликвидации, реорганизации и в других случаях), об этом нужно составить акт. Кто несет ответственность за уничтожение печати и документальное оформление процесса и как все сделать правильно и по закону, читайте на buxgalter.uz.

В разъяснении есть образцы нужных для этого документов 2025 года, инструкция по оформлению всего процесса, рекомендации по хранению печати и полезные ссылки для бухгалтера:

 

В материале:

• когда нужно составить акт об уничтожении печати и штампов;
• как формируется комиссия по уничтожению печатей;
• как составить акт по уничтожению печатей и штампов.

 

В каких случаях составляется акт об уничтожении печати и штампов

Акт об уничтожении печати или штампов – это официальный документ, в котором фиксируется факт уничтожения печати или штампа предприятия. Его нужно оформлять в случаях:

• ликвидации предприятия;
• изменения данных компании (например, юридического адреса или банковских реквизитов);
• смены наименования компании;
• реорганизации предприятия (слияния, разделения, смены формы и т. п.);
• утраты актуальности печати или штампа (например, устарела по дизайну или содержанию либо предприятие малого бизнеса решило отказаться от применения круглой печати, что разрешено законодательством) ;
• физического износа печати (штампа).

В Узбекистане нет действующего нормативного акта, обязывающего составлять акт об уничтожении печати. Но на практике документальное оформление уничтожения важно для внутреннего учета и защиты от возможных претензий.

Также акт помогает подтвердить, что печать или штамп не могут быть использованы повторно, и тем самым – предотвратить возможные риски мошенничества.

 

Комиссия по уничтожению печатей и штампов

Для уничтожения печати и штампов эксперты рекомендуют создать специальную комиссию. В нее должны входить как минимум 3 человека (четное количество не желательно). Советуем включить в комиссию:

• директора или его заместителя;
• бухгалтера или представителя финансовой службы;
• специалиста службы безопасности;
• юриста;
• специалиста кадрового отдела;
• сотрудника, ответственного за содержание и хранение печатей и штампов.

Формируется комиссия по приказу руководителя.

В приказе указывают:

• причины уничтожения печати или штампа;
• состав комиссии;
• дату и способ уничтожения.

Печать или штамп обязательно должны быть уничтожены физически. Выбирая способ уничтожения, обратите внимание на преимущества и недостатки каждого:

Способ уничтожения	Преимущества	Недостатки
Механическое разрушение (например, с помощью молотка)	– Не требует специальных навыков или оборудования; – печать становится непригодной для использования сразу после разрушения	Если печать не разрушена до конца, ее можно восстановить
Сжигание в огне	Печати, сделанные из резины, пластика или бумаги, полностью сгорают	– Сжигание должно проводиться в безопасных условиях, чтобы избежать пожара или выброса токсичных веществ; – требуется доступ к огню или специальным устройствам для сжигания
Распиливание на мелкие части	– Делает печать непригодной для использования, так как ее части становятся слишком малы для восстановления; – можно контролировать степень разрушения	Процесс может занять больше времени по сравнению с другими методами

После формирования комиссии и выбора способа уничтожения печати начинается сам процесс уничтожения, который нужно тщательно зафиксировать в акте.

 

Пошаговая инструкция по оформлению акта: кто составляет, кто подписывает, как фиксируется факт уничтожения

Шаг 1. Физическое уничтожение печати и штампов организации

Члены комиссии должны присутствовать при уничтожении печати и фиксировать процесс визуально и документально. Можно сделать фото- или видеосьемку процесса.

Шаг 2. Составление акта     

Акт составляет председатель комиссии. Установленной законом формы акта – нет, поэтому компании его разрабатывают самостоятельно.

Обязательные реквизиты и структура акта:

• наименование документа;
• номер и дата акта;
• наименование предприятия;
• основание (приказ, причины);
• описательная часть (что именно уничтожено);
• подписи.

С учетом обязательной структуры документа председатель комиссии должен включить в него следующую информацию:

• дату и место составления;
• состав комиссии: Ф. И. О. и должности членов комиссии;
• причину уничтожения;
• документальное основание для уничтожения;
• описание печатей или штампов (реквизиты компании, отображенных на клише, вид оттиска, количество);
• способ уничтожения и подробное его описание;
• подписи членов комиссии. Без подписей акт будет считаться недействительным.

 

Шаг 3. Передача акта на хранение

Акт передается на хранение в архив предприятия, а при ликвидации предприятия – в государственный архив. На предприятии акт хранится не менее 5 лет, в госархиве – 75 лет.

 

Нужно ли подавать сведения в госорган об уничтожении печати 

Законодательство не требует обязательно представлять акт об уничтожении печати в контролирующие органы. Тем не менее – при необходимости – копию акта можно представить в налоговые и другие госорганы в качестве подтверждения законности действий, предпринятых руководством компании.