Что делать, если в ходе инвентаризации выявлены излишки и недостачи

Ответим на базовые вопросы: 1) как учесть излишки и недостачи в бухучете; 2) какие при этом возникают налоговые последствия; 3) как взыскать суммы недостачи с материально ответственного лица. Итак:

Если в ходе инвентаризации и других проверках выявились расхождения между фактическим наличием материальных ценностей и данными бухгалтерского учета:

• основные средства, ТМЗ, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуйте и зачисляйте как доход хозяйствующего субъекта. Установите причины появления неучтенных ценностей и виновных в этом лиц;
• убыль ценностей в пределах установленных норм списывайте по распоряжению руководителя на себестоимость или расходы периода.

Если недостачи – нет, не применяйте нормы убыли при инвентаризации.

Имейте в виду: если в организации нет утвержденных норм убыли, любая убыль рассматривается как недостача сверх норм .

Недостача ценностей сверх норм убыли, потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если конкретные виновники не установлены, убытки можно списать на себестоимость или расходы периода. Укажите в документах, представляемых для оформления списания недостач сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, какие меры организация приняла, чтобы предотвратить подобные недостачи и потери в дальнейшем. 

Порядок бухгалтерского учета недостач и излишков имущества, обнаруженных при инвентаризации, утвержден Положением №1334 от 06.04.2004 г.

Излишки оцениваются по рыночной стоимости аналогичных ценностей и приходуются на баланс предприятия:

• на дату проведения инвентаризации;
• на счета учета имущества – 1000 «Материалы», 0100 «Основные средства», 2900 «Товары» и т.п. – в корреспонденции со счетом 9390 «Прочие операционные доходы»;
• сумма включается в совокупный доход предприятия  и облагается:

       - налогом на прибыль; 

       - налогом с оборота по ставке вида деятельности, доля доходов по которой в общем совокупном доходе преобладает по итогам отчетного (налогового) периода  .

Если виновники недостачи не установлены или нет возможности взыскать с них ущерб, спишите недостающие ценности по балансовой стоимости на счет 9430 «Прочие операционные расходы» в том отчетном периоде, в котором принято решение об их списании (по приказу руководителя). Такие убытки не вычитаются при расчете налога на прибыль   и не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу с оборота.

Если виновники недостачи установлены, сумму возмещения определяйте по рыночной стоимости недостающих ценностей. Взыскание в размере, не превышающем среднюю месячную зарплату, производится по распоряжению работодателя . Если ущерб (недостача) превышает средний заработок или со дня обнаружения уже прошел 1 месяц,  придется взыскивать его в судебном порядке . При этом работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника .   

Внимание

Сумма прощенного долга по возмещению ущерба – это доход работника в виде матвыгоды .

Если подлежащая взысканию с виновных лиц рыночная стоимость недостающих материалов выше их себестоимости (балансовой  стоимости), полученный доход облагается:

• налогом на прибыль ;
• налогом с оборота по ставке вида деятельности, доля доходов по которой в общем совокупном доходе преобладает по итогам отчетного (налогового) периода  .

Если сумма взыскания ниже балансовой стоимости недостающих ТМЦ или виновники недостачи не установлены, убыток от недостачи не вычитается при расчете налога на прибыль .

НДС, ранее отнесенный в зачет по недостающим материалам, корректируется (исключается из зачета):

• в том налоговом периоде, в котором обнаружена недостача ;
• только по материалам, приобретенным в течение последних 12 месяцев, предшествующих дате корректировки .

НДС не корректируется, если потери материалов не превышают утвержденные нормы естественной убыли.

Пример

При инвентаризации обнаружены излишки и недостача ТМЦ 

Предприятие – плательщик общеустановленных налогов. Инвентаризационная комиссия выявила:

• излишек шпатлевки рыночной стоимостью 210 тыс. сум.;
• неисправный станок для резки металла (восстановительная стоимость 16 000 тыс. сум., начисленный износ – 4 600 тыс. сум). Рыночная стоимость аналогичного станка – 14 000 тыс. сум.

Принято решение взыскать с виновного работника 5 000 тыс. сум., а оставшуюся сумму долга списать.

Убыток от порчи станка в размере 6 400 тыс. сум. (16 000 – 4 600 – 5 000) не вычитается при расчете налога на прибыль.

Стоимость неучтенной шпатлевки – 210 тыс. сум. – включается в налоговую базу как прочий доход.

С работника должна быть удержана рыночная стоимость станка в размере 14 000 тыс. сум., но предприятие удержит только 5 000 тыс. сум. Сумма прощенного долга в размере 9 000 тыс. сум. – доход работника в виде матвыгоды и подлежит обложению НДФЛ, но не облагается соцналогом .

Содержание хозяйственной операции	Сумма (тыс. сум.)	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Принята на учет шпатлевка, выявленная в результате инвентаризации	210	1050	9390
Списана восстановительная стоимость станка	16 000	9210	0130
Списан начисленный износ	4 600	0230	9210
Отражен ущерб	11 400	5910	9210
Взыскан ущерб	5 000	4790	5910
Отражен убыток от выбытия станка	6 400	9430	5910

Кто и в какой мере отвечает за непроведение инвентаризации

Руководитель предприятия несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации .

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Санкции за непроведение инвентаризации теперь установлены ст. 175-1 КоАО, с учетом изменений, внесенных в нее п. 4 ст. 4 №ЗРУ-726 от 29.10.2021 г. В частности, с 1 января 2022 года: 

• неисполнение руководителем субъекта бухгалтерского учета и (или) службы бухгалтерского учета обязанностей, установленных законодательством о бухгалтерском учете, в том числе – непроведение инвентаризации активов и обязательств, влечет наложение штрафа на должностных лиц от 5 до 10 БРВ;  
• за то же правонарушение, совершенное повторно в течение года после применения административного взыскания, – от 10 до 20 БРВ. 

Татьяна ЛЫМАРЕВА,

 эксперт «Нормы»