Как минимизировать хищения в собственной бухгалтерии

Плохая организация бухгалтерского учета создает благоприятную среду для мошенничества. Как действуют мошенники и как минимизировать возможный ущерб, по просьбе buxgalter.uz рассказала учредитель консалтинговой фирмы «Arkad Audit» Наталья ТУРАЛИНОВА:

 

– У мошенников разные способы хищений, но вычислить их можно по одному признаку – подлоги в бухгалтерском учете. Как показывает наш опыт, их инициаторами могут быть сам бухгалтер, или мошенники действуют за его спиной, если он некомпетентен.

Нельзя сказать, что руководители не пытаются следить за сохранностью имущества, – вопрос в том, насколько эффективны эти меры. Например, в одном предприятии, благополучно обворованном бухгалтером на пару сотен млн сум., каждое платежное поручение акцептовал директор лично. Однако это не спасло от хищений.

Рассмотрим основные схемы хищений и меры контроля, которые помогут их предотвратить.

Исходим из того, что воруют деньги и товары. Поэтому, инициатором хищения навряд ли будет уборщица, скорее всего – работники склада и бухгалтеры. Опять же опыт показывает, что на предприятиях, активно продающих ликвидные товары, риски мошенничества возрастают в разы.

 

1. Хищения с расчетного счета

Мы не будем рассматривать банальные схемы, как воровство инкассируемой выручки, несвоевременно сданной в банк. Рассмотрим схемы, выявить которые достаточно сложно.

 

Воровство денег через заработную плату

Самый распространенный метод хищения – бухгалтер перечисляет деньги предприятия на свои карты или карты «мертвых душ». Схема банальная, но в последнее время заметно усложнилась благодаря вниманию налоговых органов к выплатам физическим лицам со счетов юрлица.

Чтобы не получить «письмо счастья» от налоговиков, мошенники действуют так: бухгалтер делает начисления и видит сумму ФОТ, с которого уплачены налоги. Но часть денег сотрудникам не доплачивается. Это могут быть:

• компенсация отпуска при увольнении;
• «липовые» сверхурочные;
• обязательная к начислению заработная плата собственникам бизнеса, которая погоды последним не делает и поэтому не анализируется.

Разница перекидывается на карту мошенника или «мертвой души». Налоговики не отслеживают базу налогообложения по каждому налогоплательщику, их контроль касается обязательств налогового агента в целом. В программе 1С мошенник распределит выплаты ровно по начислениям каждому сотруднику. Поэтому перевыплаты и недовыплаты заметны лишь в банковских платежных ведомостях. При этом, если заработная плата выплачивается по старинке наличными, никакого первичного документа, изобличающего подлог, не будет.

Даже если директор через смс-уведомление контролирует каждую банковскую платежку, он увидит лишь общую сумму. Поэтому анализировать нужно не платежку, а ведомость распределения денежных средств на карты сотрудников, проверяя начисления и исключая «мертвых душ».

 

Воровство денег через оплату кредиторской задолженности

В обязанности бухгалтера входит инкассация выручки, в том числе – «самоносом». При сдаче ее в банк в «деталях платежа» бухгалтер указывает, что это – заем от себя лично предприятию. Далее небольшими частями с расчетного счета предприятия бухгалтер выводит деньги на свой собственный счет.

Директор в платежных поручениях видит текущие выплаты по действующим договорам займов, отследить мошенничество по платежкам трудно. При этом, проверяя документы после увольнения мошенника, можно найти даже копию договора липового займа с подписью руководителя. Он впоследствии вспомнил, что подписывал чистые листки на всякий случай, легко догадаться – по чьей просьбе.

Чтобы вычислить такое мошенничество, рекомендую анализировать банковские выписки в оригинале, а не данные учета программы.

 

Воровство через оплату обязательных платежей

После отмены в действующем Налоговом кодексе возможности прямого снятия налоговой задолженности со счетов дебиторов крупные хищения с использованием оплаты налогов исключены. Но небольшая лазейка осталась... Например, руководитель предприятия может не обратить внимания на сумму ИНПС, ежемесячно перечисляемую на счета Халк банка. Сумма в 6 млн сум. вместо 600 тыс., если это обязательный платеж в банк, может показаться вполне безобидной. Разница будет отражена в реестре знакомому пенсионеру, который благополучно выведет деньги в нал.

Такого рода мошенничества можно выявить с помощью рабочей таблицы по выплатам физическим лицам и сопутствующим взносам.

 

2. Воровство товара

Наверняка каждый руководитель контролирует возможность мелкого «выноса». В нашем примере речь пойдет о схеме отгрузки товара со складов партиями.

Компания имеет склады по всей территории Узбекистана. Принцип работы склада прост: товар отгружается по заявкам от розничных точек, оплата наличными или пластиком происходит при передаче товара. Полученную выручку реализаторы вечером сдают в бухгалтерию.

Казалось бы, контроль прост: если товар утром увозится на реализацию, вечером должны быть деньги на сумму отгрузки по продажной цене, либо возврат непроданного товара.

Теперь вопрос: какие деньги может привезти реализатор? Только наличные, а также – подтверждение, что товар продан по терминалу или через другие платежные системы. Таким подтверждением может быть отчет реализатора вкупе с чеками терминала или распечатками смс от платежных систем.

Далее по отчетным данным материальный бухгалтер отражает реализацию, а кассир – обороты в онлайн-ККТ. Данные товарооборота выгружаются в программу, главный бухгалтер, сидя в Ташкенте, отслеживает корректность выгрузки, не имея возможности проверить документальное подтверждение каждой оплаты по терминалу или через платежные системы.

В результате материальный бухгалтер на месте списывает реализованный товар, оплата по которому остается в кармане сотрудников-мошенников.

Казалось бы, главный бухгалтер должен заметить недопоступившую выручку на счета предприятия. Однако так происходит не всегда, так как основное его время тратится на налоговые расчеты. Либо главбух «не заметит» проблему, поскольку тоже является заинтересованным лицом в «схеме». При такой «дружбе» между складом и бухгалтерией есть риск, что хищения в 1–2% от оборота никогда не будут выявлены.

Обратите внимание на универсальность схемы: можно проводить инвентаризацию товара хоть каждую неделю и не выявлять недостач, так как проданный товар списывается. Проблема в том, что выручка от его реализации не поступает на счета предприятия.

Минимизировать ущерб можно, если проверять подтверждающие чеки к отчетам реализатора. Анализ поступления выручки проводится в разрезе по каждому материально ответственному лицу.

В нашей практике были случае, когда хищения были значительные – товар вывозится по липовым комиссионным договорам.

Даже после положительного решения суда по уголовному делу, возбужденному в отношении мошенников, вернуть деньги в бизнес очень сложно.

 

Резюмируем:

По нашим наблюдениям, хищения такого масштаба редко совершаются группой. Чаще всего это будет либо склад, либо бухгалтер. Исключения – розница и общепит, про эти схемы нужно писать отдельно.

За весь период моей деятельности я знаю всего два случая, когда предприятия инициировали уголовное дело. Причина проста: мошенники понимают, что могут шантажировать компанию из-за «серых» схем сбыта самого предприятия.

Однозначно – самой эффективной мерой контроля является правильный документооборот, исключающий риски с учетом специфики бизнеса.

О том, как документооборот исключает возможности хищений, расскажу на вебинаре «К каким рискам может привести мошенничество внутри предприятия и как их исключить».

Дата проведения – 25 июля 2022 года, начало – в 15:30.

Для пользователей инфопродуктов «Norma» и Buxgalter Pro – бесплатно!