Переход на электронные счета-фактуры: как быть сервисным предприятиям

У бухгалтеров предприятий, специализирующихся на сервисном обслуживании юридических лиц, возникает множество вопросов по переходу на электронные счета-фактуры (ЭСФ). Попробуем разобраться, как преодолеть сложности переходного периода.

Как работают и чем живут

В беседе с нашим корреспондентом бухгалтеры рассказали о текущих проблемах и опасениях за последствия, которые могут быть после перехода на ЭСФ.

От некоторых клиентов,  делающих предоплату,  сложно добиться вторых экземпляров  договора и счета-фактуры, которые должны храниться у компании, оказывающей услуги.  А в случаях, когда клиент, не заключив договор на обслуживание, обратился разово, например, при необходимости срочной починки прибора, нередко документов добиться и вовсе невозможно.

Часть других клиентов не оплачивает в срок услуги по договорам обслуживания.  Например, вместо ежемесячной оплаты, согласно договору,  клиент оплачивает   разом за пять-шесть месяцев и потом «пропадает» до конца года, либо «появляется» только в будущем году с оплатой за оставшийся период.

Такое положение дел объясняют целым рядом причин, в частности:

• центры по обслуживанию и ремонту удалены от головного офиса сервисного предприятия, где, как правило, расположена бухгалтерия;
• сотрудник клиента, который отвечает за контакты с сервисной организацией, не всегда в состоянии обеспечить своевременное оформление документов в течение рабочего дня с 9.00 до 18.00;
• клиенты часто теряют выставленные счета-фактуры и т.д.

От таких клиентов, как правило, не отказываются.  Отношения с большинством из них строятся на доверительных началах.

Бухгалтеры сетуют, что «выбивание» оплаты и оформление документов в срок  превращаются в мероприятия, результаты которых не оправдывают вложения. Нерентабельно. Специально нанимаемому сотруднику нужно платить зарплату, оплачивать дорожные расходы.  Даже при упрощенном порядке рассмотрения дел в экономических судах госпошлина получается в несколько раз выше стоимости услуг. Поэтому здесь ждут до последнего, пока вопрос не решится в процессе работы.

Задолженности и вовремя неоформленные документы «урегулируются» за счет использования бумажной документации, хотя и не всегда законными способами. По этой же причине сервисные предприятия вынуждены оставаться на ручном бухгалтерском учете,  откладывают переход на полноценный автоматизированный учет.

С переходом на ЭСФ здесь не торопятся. Если кто-то и окажется  в числе добровольно перешедших на ЭСФ, то это будет ради заблаговременной отработки новых подходов к работе. Бухгалтеры переживают, что переход на ЭСФ существенно усложнит работу. Автоматическая система риск-анализа будет постоянно высвечивать их проблемы и частых проверок не избежать.  Говорят о том, что потребуется принятие на работу еще одного бухгалтера, который будет преимущественно заниматься оформлением ЭСФ. Многие отмечают неизбежность увеличивающегося объема работ. При этом,  как и раньше придется делать рассылку, но уже не бумажных счетов-фактур, а писем с требованием оплатить по счетам.  Закрывать работу и оформлять ЭСФ придется по факту прихода денег.

Что делать

Ситуация не так критична, как ее рисуют практики, считают эксперты ООО «Norma». Переход на ЭСФ упростит работу бухгалтера, существенно снизит вероятность ошибочного заполнения документа. Ведь в электронную форму достаточно будет ввести ИНН и сумму, выставленную к оплате, все остальные поля будут заполнены автоматически. К тому же предстоящие перемены не потребуют дополнительных затрат и будут способствовать усилению порядка, если придерживаться нескольких простых правил:

• во-первых, пересмотрите договоры. Пропишите в них конкретные сроки оплаты оказанных услуг и обязанность клиента самостоятельно забрать бумажную  счет-фактуру по факту выполнения услуг. Следует помнить, что факт несвоевременной оплаты услуг определяется пропуском даты оплаты услуг, прописанной в договоре;
• во-вторых,   учтите, что ЭСФ и акт выполненных работ – это два самостоятельных документа, которые необходимо будет оформлять по факту выполнения работ по каждому договору;
• в-третьих, как и положено, по правилам, выставляйте клиенту счет-фактуру:

– по договорам на разовые услуги – по факту выполнения услуги;

– по длящимся договорам – ежемесячно;

• в-четвертых, оплачивайте налоги по счетам-фактурам в том месяце, когда она была выставлена;
• в-пятых, в бухгалтерии ко всем выставленным счетам-фактурам должны храниться оформленные договоры и акты выполненных работ. При наличии этих документов у налоговой инспекции не будет оснований для предъявления к вам претензий;
• в-шестых, пересмотрите стоимость ваших услуг, она должна включать средства на предупреждение и покрытие последствий ситуаций, возникших вследствие рисков;
• в-седьмых, стимулируйте клиентов к своевременному оформлению документов и оплате оказанных услуг путем внедрения систем поощрения и бонусов.

Лучшее будущее – за законодателем

Многое зависит и от законодательных органов. Практически все проблемные случаи взаимоотношений сервисных предприятий и их клиентов – юридических лиц можно было бы решить путем введения упрощенного порядка использования корпоративных пластиковых карт (КПК).  Предлагается  законодательно закрепить возможность  использования чеков терминала как заменителя счета-фактуры при оплате за товары и услуги по КПК. Ведь в  чеке терминала могут быть указаны все необходимые реквизиты для бухгалтерского и налогового учета.  Счет-фактура при надлежаще оформленном чеке терминала является дублирующим документом.

Олег Гаевой.