Можно ли подтвердить расходы на проживание инвойсом

«Сотрудник, командированный за рубеж, по расходам на гостиницу предъявил инвойс и квитанцию без чека. Достаточно ли этих документов, чтобы подтвердить обоснованность расходов?».

На вопрос ответила эксперт «Нормы» Татьяна ЛЫМАРЕВА:

– Нормы расходов по проживанию при командировках за рубеж утверждены прил. №1 к Положению №2730.

Окончательный расчет расходов на проживание (найм жилого помещения) осуществляется по фактическим затратам командированного лица, но не выше установленных норм. Эти расходы должны быть подтверждены соответствующими документами  .

Из норм Положения следует, что документы должны подтверждать именно фактический расход, а не просто стоимость гостиничных услуг. Инвойс (счет-фактура) подтверждает оказание услуги, а не их оплату.

Подтвердить оплату услуг можно:

• чеками платежного терминала или ККМ;
• квитанциями и инвойсами, на которых есть информация (штамп, печать и т.п.) о фактически произведенной оплате .

Соответственно, если на квитанциях или инвойсе, предъявленных сотрудником, есть метка об оплате, вы можете принять их к учету в качестве подтверждающих документов.

Если подтверждающих документов – нет:

1) командировочные расходы за проживание в гостинице за рубежом возмещаются работнику по усмотрению руководства;

2) в целях налогообложения выплаты по найму жилого помещения в пределах утвержденных норм не являются доходом сотрудника и не облагаются НДФЛ .