Можно ли подтвердить расходы на проживание инвойсом

«Сотрудник, командированный за рубеж, по расходам на гостиницу предъявил инвойс и квитанцию без чека. Достаточно ли этих документов, чтобы подтвердить обоснованность расходов?».

На вопрос ответила эксперт «Нормы» Татьяна ЛЫМАРЕВА:

– Нормы расходов по проживанию при командировках за рубеж утверждены прил. №1 к Положению №2730.

Окончательный расчет расходов на проживание (найм жилого помещения) осуществляется по фактическим затратам командированного лица, но не выше установленных норм. Эти расходы должны быть подтверждены соответствующими документами пп. 10–11 Положения, рег. МЮ №2730 от 19.11.2015 г. п. 43 Положения, рег. МЮ №2730 от 19.11.2015 г..

Из норм Положения следует, что документы должны подтверждать именно фактический расход, а не просто стоимость гостиничных услуг. Инвойс (счет-фактура) подтверждает оказание услуги, а не их оплату.

Подтвердить оплату услуг можно:

• чеками платежного терминала или ККМ;
• квитанциями и инвойсами, на которых есть информация (штамп, печать и т.п.) о фактически произведенной оплате п. 6 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004 г..

Соответственно, если на квитанциях или инвойсе, предъявленных сотрудником, есть метка об оплате, вы можете принять их к учету в качестве подтверждающих документов.

Если подтверждающих документов – нет:

1) командировочные расходы за проживание в гостинице за рубежом возмещаются работнику по усмотрению руководства;

2) в целях налогообложения выплаты по найму жилого помещения в пределах утвержденных норм прил. №1 к Положению, рег. МЮ №2730 от 19.11.2015 г. не являются доходом сотрудника и не облагаются НДФЛ п. 8 ч. 2 ст. 369 НК.