Два монитора и другие лайфхаки по работе с "первичкой"

Как выписывать, подписывать, передавать и получать первичные документы в условиях карантина? Как найти принтер, если его нет, и зачем нужны главбуху сразу два монитора? Buxgalter.uz опросил бухгалтеров с богатым опытом дистанционной работы в отпусках и поездках. Вы тоже можете воспользоваться их рекомендациями в своей работе.

Нурия СУХРОБОВА, главный бухгалтер небольшого предприятия розничной торговли:

– Мы создали Телеграм-группу с нашими менеджерами, куда они каждый день скидывают мне фото всех накладных-счетов-фактур, по которым был отгружен товар. Я их в свою очередь обрабатываю уже в учете – в программе 1С и вношу в систему ЭСФ. При этом мы заранее распечатали побольше таких накладных – из расчета на месяц. Остальной комплект рабочих документов у меня всегда с собой на флешке и на рабочем диске «D» компьютера – как дома, так и в офисе.

Часть работы я всегда раньше делала дома, поэтому уже привыкла резервировать и восстанавливать базу 1С, чтобы рабочий процесс не прерывался. Кроме того, я также заранее сканировала учредительные документы и кадровую документацию, последние приказы, которые необходимо отработать, если понадобится.

Гульчехра АВАЗМАТОВА, главный бухгалтер крупного фармацевтического предприятия:

– Ежедневно руководитель проводит с нами «пятиминутку» и дает указания, назначает ответственного по каждой из служб нашего предприятия. Большую часть сотрудников в сложившихся условиях мы отправили в оплачиваемый отпуск. Других перевели на укороченный рабочий график. Остальные – у кого работа не останавливается – перешли на дистанционную работу, включая меня.

Мы издали приказ о том, что на период карантина документооборот полностью переведен в электронный формат.

Предварительно в системе ЭСФ оформляем заказ от покупателя, потом – доверенность, затем уже происходит отгрузка и оформляется счет-фактура. Отгрузку делаем на основании накладных, которые заранее распечатали из расчета на период карантина, подписали и проставили печати. Ну а заполняют их наши экспедиторы уже по факту отгрузки после всего процесса оформления документации: заказ – доверенность – накладная-счет-фактура. После этого наши менеджеры сдают (присылают мне на электронную почту) отчет в формате Excel, в котором отражают все данные накладных, а также прикладывают их фото.

Мы перевели нашу сетевую стационарную 1С в облачную систему, разграничили права доступа, каждый работник, как и ранее в офисе, в течение рабочего дня выполняет свои функциональные обязанности в программе. Также мы дополнительно создали чат и «ящик документации», куда складываем «первичку» за рабочий день, которую необходимо обработать в программе.

Нигина АЗИЗОВА, главный бухгалтер небольшого предприятия общественного питания:

– Мы получили «стикер» на автомобиль, теперь сможем осуществлять доставку нашей продукции! Конечно же, соблюдаем при этом технику безопасности и правила санобработки.

Мы оформляем заказы клиентов на доставку посредством Телеграм-бота. Затем экспедиторы оформляют накладную, сформированную на основании заказа. Накладные бланки заранее подготовили на период карантина, на них есть печать и подпись директора и моя. Все остальные реквизиты по реализации продукции – количество, цену и т.д. – уже вносят наши менеджеры-экспедиторы по факту оформленного и подтвержденного клиентом заказа.

Всю оплату перевели в онлайн-режим через платежные системы Click, PayMe и другие, чтобы минимизировать контакты с клиентами.

Все остальные документы, необходимые для работы, я скопировала себе на флешку, попросила у начальника разрешение приобрести мне ноутбук для дистанционной работы. Успели до карантина: купили, настроили, установили туда мою программу, теперь вот работаю спокойно дома.

Умида ИСЛАМОВА, главный бухгалтер в сфере услуг:

– В дистанционной работе и работе с первичными документами очень помогает сервис «Электронные счета-фактуры». Можно сказать – очень вовремя перешли! Хотя поначалу многие мои коллеги не хотели переходить, говорили: «И деньги надо платить, и опять новшества, учиться надо работать в новой системе и т.д.». Зато теперь он очень помогает.

Например, я сразу вижу, кто нам выставил счет-фактуру, и затем звоню или пишу в Телеграм-канал нашему менеджеру с просьбой скинуть мне договор, по которому нам выставили счет-фактуру. Он в свою очередь мне отправляет такие договоры на почту или в Телеграм-канал в отсканированном виде.

Работу кадровой и бухгалтерской служб мы спланировали на апрель месяц, работаем слаженно через почту и Телеграм-канал, отправляем друг другу необходимые документы. Если нужно согласование директора на какие-то документы – договоры, счета-фактуры, приказы – сначала отправляем их ему. После того, как он одобрит, начинаем с ними работать.

Все сообщения от директора я сохраняю, чтобы потом он не сказал – «я этого не говорил» или – «я не помню». Договоры у нас в основном – годовые, поэтому сейчас выставляем только счета-фактуры нашим контрагентам посредством сервиса ЭСФ.

Елена ГУСЕВА, главный бухгалтер малого предприятия, вид деятельности – радиостанция:

– Уже давно работаю удаленно, совмещаю еще работу кадровика. Поэтому могу поделиться своим опытом.

В первую очередь необходимо организовать:

• возможность общения с коллегами посредством интернета, городской и сотовой связи;
• обустроить постоянное рабочее место: стол, стул, освещение, компьютер, два монитора, интернет, сотовый телефон, городская телефонная связь, принтер.

При работе я использую два монитора, это очень удобно и сильно экономит мое время. На одном в процессе работы у меня открыта бухгалтерская программа 1UZ и Телеграм-канал. На втором – все, что нужно для работы: документы, сайт my.soliq.uz, банк-клиент.

Например, я получила по Телеграм первичные документы:

• фото графика фактического выхода в эфир ведущих, новостников в течение месяца;
• фото выхода на работу других сотрудников;
• текстовые выверки о количестве подготовленных, записанных, смонтированных передач и новостей, полученные от штатных сотрудников и работающих по договорам ГПХ;
• текстовые заявления на отпуск и т.д.

При этом на одном мониторе в Телеграм-канале у меня открыт первичный документ, а на втором я сразу формирую отчет, вбиваю данные или создаю приказ.

Далее, допустим, я получила фото договора на оплату – он на одном мониторе. А на втором я сразу вношу данные в бухгалтерскую программу – контрагента, его реквизиты, формирую платежку и т.д.

Также рекомендую получать первичные документы от коллег по Телеграм-каналу в виде фотографий, текстового документа либо таблицы в формате Excel. Только – не в виде переписки. При переписке тратится много времени, могут возникнуть недопонимание и ошибки, искажается смысл информации.

Работая в таком режиме, за март я уже рассчитала зарплату и подготовила все необходимые документы для сдачи налоговой отчетности за I квартал 2020 года. Для этого нужно:

1. Подготовить необходимые для начисления заработной платы отчеты о проделанной работе, приказы, табель. Подготовленные документы согласовать с руководителями подразделений и директором организации – по телефону или по Телеграм.
2. Для подготовки счетов-фактур по оказанным услугам за март месяц – сформировать в Excel специальную таблицу – с перечнем организаций, договоров, видов оказываемых услуг, цен на эти услуги, объема оказанных услуг, даты начала и окончания оказания услуг.
3. Если есть принтер, – сразу распечатать необходимые документы, поскольку после возвращения в офис их все равно придется распечатывать. При этом придется снова вникать, вспоминать и разбираться с документами. Потребуется дополнительное время. Если принтера у вас нет, его можно привезти из офиса, воспользовавшись услугами доставки.
4. Рассчитать заработную плату, перечислить ее на пластиковые карточки сотрудников.
5. Своевременно подготовить и отправить Расчет НДФЛ и соцналога, а также отчет по ИНПС в Халк банк.

У нас – малое предприятие, поэтому нужно еще подготовить и сдать Расчет по налогу с оборота за I квартал 2020 года.

Татьяна ЛЫМАРЕВА