Вам могут понадобиться в апреле:
До нового года, когда электронные счета-фактуры станут обязательными, остается все меньше времени. В борьбе за клиентов операторы электронного документооборота активизировали рекламную кампанию своей деятельности. При этом у бухгалтеров вопросов относительно предстоящих перемен меньше не становится. Они переживают за конечный исход нововведений. Что и как будет? – их главный вопрос. Чтобы прояснить ситуацию, корреспондент buxgalter.uz отправился в офис компании «Venkon».
Руководитель компании «Venkon» Аскар Исмаилов считает, что переход на электронные счета-фактуры (ЭСФ) состоится без особых потрясений и в целом ускорит отказ от оформления в бумажном варианте другой первичной документации.
– Электронный счет-фактура и электронный документооборот (ЭДО) в бухгалтерии для Узбекистана это не настолько новые понятия, как кажется многим. Эти технологии активно внедряются на протяжении последних лет. И во многих случаях они гораздо ближе, чем многие из нас это себе представляют. Просто большинство пока не пользуются имеющимися возможностями.
Бухгалтерам, работающим с использованием программы 1С, хорошо известна кнопка торговой марки «Didox». Она появилась в интерфейсе около двух лет назад. Под этим брендом мы предоставляем услуги по ЭДО. С помощью этого сервиса 350 организаций уже отказались от оформления учетной бухгалтерской документации на бумаге, еще более 4000 организаций сделали это частично. И эти цифры постоянно растут.
Хочу подчеркнуть, что этот выбор в пользу эффективных и удобных решений. Главными преимуществами ЭДО является оперативность обмена документами, отсутствие необходимости доставки бумаг для подписи нарочно или по почте, а также надежность и удобство в их хранении.
С нового 2020 года ЭСФ станут обязательными для всех хозяйствующих субъектов. Изменится и инфраструктура, обеспечивающая ЭДО.
На сегодняшний день каждый оператор ЭДО организует процессы в рамках возможностей своих технологий. В частности, в нашей компании для того, чтобы обеспечить подписание ЭСФ, отправленного нашим клиентом контрагенту, работает целая служба. Получив информацию об отправленном документе, наши операторы звонят контрагенту клиента, сообщают о том, что ему выставлен счет-фактура, который нужно рассмотреть, одобрить или отклонить. Они также объясняют, как это можно сделать, не выходя из офиса, в электронном формате. Оператор завершает свою работу по отслеживанию процесса обработки электронного счета-фактуры, только когда будет убежден, что документ подписан или отклонен и обратно доставлен нашему клиенту. Это очень важная служба, особенно когда контрагент нашего клиента не является клиентом нашего сервиса, и, в общем, столкнулся с ЭДО впервые.
Система ЭДО, внедряемая НИЦ «Янги технологиялар» при ГНК, для обеспечения обязательного применения электронных счетов-фактур имеет несколько иные подходы к организации работы. Весь жизненный цикл документа будет стандартизирован и автоматизирован, необходимость вмешательства человека в этот процесс будет минимальна. Вы отправляете своему контрагенту счет-фактуру, и он тут же видит его на своем компьютере или гаджете, вне зависимости от того, клиентом какого оператора он является. То есть все будет еще более совершенным и удобным.
Думаю, бухгалтеры очень быстро оценят преимущества ЭСФ. В результате и другую первичную документацию (договоры, акты выполненных работ и другие.) они будут стараться вести в этом формате. Технически для этого все готово.
– Скажите, а что до принятия решения об обязательном использовании ЭСФ мешало активному внедрению ЭДО?
– Все, что происходит, – это нормальный процесс внедрения. Приходится объяснять и доказывать, что у электронного документа не больше издержек, чем у бумажного. Переубеждать очень сложно. Бухгалтеры настолько привыкли к бумаге, что они даже и не предполагают, что могут быть и другие более удобные, надежные и комфортные решения.
Помните, как было с «платежками»… В совсем недавнем прошлом все мы носили бумажный документ в банк, чтобы осуществить оплату. Сейчас же мало кто из бухгалтеров представляет свою жизнь без системы «Банк-клиент».
– А как в налоговых органах относятся к электронной документации? Не было таких случаев, что инспекторы отказывались признавать электронный документ?
– Электронные документы имеют юридическую силу, их оборот регламентирован законодательством. Так что не признать электронный документ, если он оформлен с учетом всех требований законодательства, в налоговых органах просто не имеют права. И мы от своих клиентов ни разу не слышали нареканий о том, что у них возникают проблемы при налоговой отчетности из-за того, что нет документа на бумаге.
– Много говорят о технических проблемах, которые возможно, будут препятствовать внедрению ЭДО: слабый Интернет, перебои в энергоснабжении, несовместимость программного обеспечения. На ваш взгляд, какова техническая готовность предпринимателей к внедрению таких инноваций?
– ЭЦП сегодня есть у всех субъектов предпринимательства. Чтобы заключить договор с оператором ЭДО, ехать никуда не надо, все это делается дистанционно, при помощи официального сайта оператора. Могут возникнуть разовые проблемы – несовместимость программного обеспечения, истек срок договора с оператором или срок действия ЭЦП. Но все это легко и быстро решается. Большинству бухгалтеров, столкнувшимся с такими вопросами, не понадобится даже помощь колл-центра оператора. Они смогут это сделать самостоятельно.
Чтобы работать в системе ЭСФ, необязательно быть привязанным к одному рабочему месту. К примеру, отклонить или принять счет-фактуру можно при помощи смартфона, на который установлено специальное мобильное приложение.
– Бухгалтеры рассказывают, что сегодня возникают проблемы с передачей документов, если контрагент пользуется услугами другого оператора. В чем причина?
– Скоро таких проблем не будет. Мы получили лицензию – статус официального оператора ЭДО. Сейчас завершаем настройку оборудования. С нового года все взаимодействие между пользователями системы ЭСФ должно проходить через роуминг-оператора, то есть НИЦ «Янги технологиялар». Тестовый запуск прошел успешно, так что скоро и наши клиенты смогут в автоматическом режиме обмениваться документами с контрагентами вне зависимости от того, услугами какого оператора они пользуются.
– Что вы думаете относительно несовершенства нормативно-правовой базы?
– Имеющихся НПА достаточно, чтобы начать работать. С появлением практического опыта будет совершенствоваться и нормативная база. Нужно посмотреть, как все будет работать на практике, какие проблемы будут возникать и что нужно сделать, чтобы их решить. Сейчас большинство высказываемых мнений строятся на предположениях, на основе имеющегося опыта с бумажной документацией, который не всегда является лучшим.
К примеру, на начальной стадии мы столкнулись с тем, что единая форма счета-фактуры не может быть идеальна для всех субъектов предпринимательства, ввиду особенностей их деятельности. Были проблемы у фармацевтов, строителей, организаций, занимающихся посреднической деятельностью. В стремлении быть максимально удобными клиентам мы решили эту проблему. Для них разработали специальные формы счетов-фактур, соответствующие требованиям их отраслевого законодательства.
По аналогичному пути идет и Центр «Янги технологиялар» – совершенствуют формы счетов-фактур, которыми должны будут пользоваться все субъекты предпринимательства.
На сегодняшний день остро стоит необходимость прописать в нормативных документах детали применения электронных договоров, доверенностей и прочих документов, относящихся к первичным бухгалтерским документам.
– Электронный документооборот подразумевает работу с утвержденными формами документов, которых обязаны придерживаться все хозяйствующие субъекты. Не приведет ли это к ограничению прав и возможностей при заключении в этой форме договоров?
– Нет, иначе это будет противоречить философии электронного документооборота. Это все технически решаемые вопросы.
Если говорить конкретно о договорах на примере «Didox», то первое время мы предоставляли услуги только для электронной подписи документа и его доставки от одной стороны к другой. Сам документ нужно было писать в любом другом текстовом операторе. Наши клиенты в основном пользовались Microsoft Word.
Сейчас мы усовершенствовали программу. Как результат, пользователи уже в «Didox» могут самостоятельно создавать для своего бизнеса шаблоны документов – работает так называемый «конструктор ЭДО».
– Что вы порекомендуете тем субъектам предпринимательства, которым только предстоит начать пользоваться ЭДО.
– Начинайте пользоваться ЭДО как можно скорее. Это не сложно, а гораздо удобнее и эффективнее, чем бумажные документы.
При этом не надо занимать позицию пассивного пользователя. Активнее взаимодействуйте со своим оператором, делайте замечания, предлагайте свое видение улучшения системы. Это позволит сделать систему более совершенной, прежде всего для вас.
Олег ГАЕВОЙ
