Как подготовиться к проведению инвентаризации по всем правилам

На носу – сдача годовой финансовой отчетности. Но прежде чем начинать готовиться к этому непростому процессу, нужно провести инвентаризацию всех видов своего имущества и обязательств. Воспользуйтесь нашим разъяснением и вложенными в него готовыми формами документов, чтобы все посчитать и оформить правильно.

Каждый год при подготовке к годовому отчету бухгалтеры проверяют, все ли счета-фактуры поступили, оформлены ли все авансовые отчеты и другие документы. Одновременно с этим они сталкиваются с такими вопросами:

• нужно ли предприятию ежегодно проводить инвентаризацию основных средств?
• как часто проводится инвентаризация товаров, сырья, готовой продукции?
• зачем делать инвентаризацию расчетов, если нет невыясненных сумм по расчетам с поставщиками и покупателями?
• можно ли самим решить, проводить инвентаризацию или нет?

Сразу отметим, что каждое предприятие само разрабатывает порядок проведения инвентаризаций. Его необходимо утвердить в Учетной политике предприятия. При этом Учетная политика не может противоречить законодательству о бухгалтерском учете.

Рассмотрим основные правила проведения инвентаризации.

I. Что нужно инвентаризовать?

Инвентаризации подлежат:

• все имущество хозяйствующего субъекта – независимо от местонахождения имущества;
• все виды финансовых обязательств;
• производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие хозяйствующему субъекту, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки);
• а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

II. Когда нужно проводить инвентаризацию

Проведение инвентаризации обязательно:

1) перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, и с учетом периодичности в соответствии с требованиями других стандартов (см. таблицу). Это требование обусловлено тем, что, статьи баланса предприятия должны быть обоснованы тщательно проведенной инвентаризацией активов и обязательств. Количество и результаты проведенных инвентаризаций, а также причины их непроведения должны быть отражены в пояснительной записке, прилагаемой к годовой финотчетности ;

2) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

3) при смене материально ответственных лиц;

4) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

6) при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта – перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Периодичность проведения инвентаризации:

III. Как оформить инвентаризацию

Для проведения инвентаризаций создайте постоянно действующуюинвентаризационную комиссию в составе:

• руководителя хозсубъекта или его заместителя (председатель комиссии);

• главного бухгалтера;

• других специалистов (инженеров, экономистов, техников, представителей внутреннего аудита и т. д.).

Включайте в состав комиссии только опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет.

Руководитель должен утвердить персональный состав комиссии соответствующим приказом. В приказе также устанавливаются сроки начала и окончания инвентаризации, определяются инвентаризируемое имущество и обязательства.

IV. Инвентаризация ОС, НМА, ТМЗ и инвестиций

По основным средствам проверяются инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета, а также техническая документация (техпаспорта, руководства и др.). Проверяемые объекты осматриваются в натуре, а информация по ним вносится в инвентаризационную опись. Отдельные описи оформляются на объекты ОС:

• арендованные или находящиеся на ответственном хранении – с указанием документов, по которым они получены;
• не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению – с раскрытием информации о времени ввода их в эксплуатацию и причин непригодности.

Если обнаружены отклонения от учетных данных, заполните сличительную ведомость (см. образец).

Комиссия должна установить причины непригодности объектов и подготовить предложения по их списанию, ликвидации, восстановлению, ремонту, списанию потерь, ущерба, в том числе – за счет виновных лиц. Если принято решение о ликвидации ОС, приказом руководителя назначается специальная ликвидационная комиссия. Она должна определить возможность использования отдельных частей ОС (деталей, металлолома и др.), оценить их, оформить документы. В ее компетенцию входят также иные функции.

По нематериальным активам проверяются карточки учета и документы, подтверждающие исключительные права предприятия на эти активы (патенты, свидетельства, договоры уступки и др.). При сверке документов с учетными данными комиссия определяет правильность оценки активов и оприходования (неоприходования) их в состав НМА. Результаты инвентаризации НМА обобщаются в инвентаризационной описи в произвольной форме (можно применить форму описи ОС), а все отклонения – в сличительной ведомости.

Инвентаризация финансовых вложений (инвестиций) заключается в проверке фактических затрат предприятия на приобретение ценных бумаг и вклады в уставные капиталы других организаций и предоставленные им займы. Комиссия знакомится с документами, подтверждающими финансовые вложения (договоры на приобретение ценных бумаг, учредительные договоры, свидетельства о вкладе, договоры займа, выписки депозитариев и т.п.). Все показатели заносятся в инвентаризационные описи , на основании которых фактические затраты сопоставляются с данными бухучета. При наличии отклонений также заполняется сличительная ведомость.

Товарно-материальные запасы при проверке должны быть выборочно подсчитаны, взвешены и обмерены. Количество навалочных и малоценных громоздких предметов определяется техническими расчетами. ТМЗ заносятся в инвентаризационные описи по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества. Отдельные описи составляются на ТМЗ:

• находящиеся на ответственном хранении , с указанием документов, подтверждающих принятие этих ценностей на хранение;
• отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями и хранящиеся на складах других предприятий. Такие ценности сверяются по данным счетов учета. По ним составляются также акты с данными каждой отправки по наименованиям (согласно документу), количеству и стоимости (по учету), даты отгрузки, номеров документов (счетов-фактур, накладных и др.), по которым они принимались к учету;
• материалы и товары, находящиеся в пути.

Если ТМЗ инвентаризируются в течение двух и более дней, на пересчитанные товары оформляйте инвентаризационный ярлык , который хранится вместе с ними.

В период инвентаризации ТМЗ поступают и отпускаются только по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии. По таким ТМЗ ведутся отдельные описи. В них указываются даты их поступления (выбытия), лица, от кого они поступили (кому отпущены), даты и номера приходного или расходного документа (акта приема-передачи, накладной и т.п.), наименование, количество и стоимость.

Отклонения от учетных данных отражайте в сличительной ведомости.

Пример. Предприятие проводит инвентаризацию перед составлением годовой финотчетности. Обнаружены недостача ноутбука и излишки краски.

При расхождении между фактическим наличием ценностей и данными бухучета составляются сличительные ведомости.

Комиссия установила виновника недостачи ноутбука. Принято решение о покрытии недостачи за его счет.

Рассмотрим примеры заполнения описей и ведомостей.

Образцы

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ
основных средств N 5
РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность основных средств:

…

…

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ
результатов инвентаризации основных средств N 2

…

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ
товарно-материальных ценностей N 10

…

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей N 3

Продолжение таблицы

Отклонения фактических показателей от учетных данных в целом по предприятию оформите в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

…

ВЕДОМОСТЬ

результатов, выявленных инвентаризацией

V. Что нужно учесть при инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчетов с банками по ссудам, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место.

На суммы, оставшиеся на счетах поставщиков по неотфактурованным поставкам, после проверки этого счета бухгалтерия должна затребовать от поставщиков счета-фактуры. Поставщики обязаны предъявить покупателям счета-фактуры или сообщить причины их непредъявления. Если у поставщика не значатся задолженности, он также обязан известить об этом покупателя.

Инвентаризационная комиссия, проводя документальную проверку, должна также установить причины появления просроченной дебиторки.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей оформляется актами сверок или письмами, подтверждающими сальдо взаиморасчетов.

По задолженности рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат рабочим и служащим.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Здесь имеются в виду не только авансы на командировки и закуп продуктов, но и перечисленные на корпоративные пластиковые карты средства.

АКТ СВЕРКИ
ВЗАИМНЫХ РАСЧЕТОВ
за период с 01.10.2019 г. по 01.12.2019 г.
между ООО "Линия" и ООО "Запад-Восток"

ООО "Линия" в лице главного бухгалтера Гурченко И.А. с одной стороны и ООО "Запад-Восток" в лице главного бухгалтера Исламовой Н.С. с другой стороны составили настоящий акт сверки о том, что состояние взаимных расчетов по данным учета следующее:

тыс. сум.

Результаты инвентаризации расчетов обобщаются в акте по прил.№16 к НСБУ №19. В нем приводятся подтвержденные (по акту сверки или решению суда) и неподтвержденные задолженности, а также суммы с истекшим сроком исковой давности.

Общий срок исковой давности составляет 3 года. Однако течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Если при инвентаризации обнаружена кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, она зачисляется в состав прочих доходов текущего года – кредит счета 9360 "Доходы от списания кредиторской и депонентской задолженности". Прочие доходы облагаются:

• налогом на прибыль;
• ЕНП.

В случае выявления дебиторской задолженности, которая не может быть погашена должником вследствие прекращения обязательства по решению суда, банкротства, ликвидации хозсубъекта, смерти физлица-должника или истечения срока исковой давности, она признается безнадежной. Такая задолженность списывается по распоряжению руководителя в текущем году:

• на прочие расходы (счет 9430 "Прочие операционные расходы");
• за счет резерва по сомнительным долгам (если он предусмотрен учетной политикой).

При этом списанная задолженность должна учитываться за балансом на счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" (по каждому должнику отдельно) в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

У плательщиков налога на прибыль убытки от списания безнадежной дебиторской задолженности признаются вычитаемыми расходами.

Если предусмотрен резерв по сомнительным долгам, расходы по его формированию не вычитаются при расчете налога на прибыль отчетного периода. Они вычитаются при списании безнадежной задолженности за счет резерва в сумме, не превышающей ее размера.

Пример. При инвентаризации комиссия выявила:

• кредиторскую задолженность организации, ликвидированной в текущем году (правопреемники не установлены), в размере 1 500 тыс. сум.;
• задолженность покупателя с истекшим сроком исковой давности в размере 1 820 тыс. сум.

Приказом руководителя задолженности решено списать. Учетной политикой резерв по сомнительным долгам не предусмотрен.

VI. Подводим итоги инвентаризации: убыль в норме или нет

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, приходуются и зачисляются соответственно на финансовые результаты хозяйствующего субъекта или на увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации – с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах установленных норм списывается по распоряжению руководителя на себестоимость или расходы периода, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).

Если недостачи нет, не применяйте нормы убыли при инвентаризации. При отсутствии утвержденных норм любая убыль рассматривается как недостача сверх нормы.

Недостача ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если конкретные виновники не установлены, убытки могут быть списаны на себестоимость или расходы периода. При этом в документах, представляемых для оформления списания недостач сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, должны быть указаны меры, принятые по предотвращению таких недостач и потерь.

Порядок бухгалтерского учета недостач и излишков имущества, установленных при инвентаризации, утвержден соответствующим Положением.

Излишки оцениваются по рыночной стоимости аналогичных ценностей и приходуются на баланс предприятия (на дату проведения инвентаризации) на счета учета имущества (1000 "Материалы", 0100 "Основные средства", 2900 "Товары" и др.) в корреспонденции со счетом 9390 "Прочие операционные доходы". Сумма излишков признается прочим операционным доходом предприятия и облагается:

• налогом на прибыль;
• ЕНП по ставке основного вида деятельности.

Если виновники недостачи не установлены или нет возможности взыскать с них ущерб, недостающие ценности списываются по фактической (балансовой) стоимости на счет 9430 "Прочие операционные расходы" в том отчетном периоде, в котором принято решение об их списании (по приказу руководителя). Такие убытки не вычитаются при расчете налога на прибыль и не учитываются при определении налогооблагаемой базы по ЕНП.

Если виновники недостачи установлены, сумма возмещения определяется по рыночной стоимости недостающих ценностей. Взыскание в размере, не превышающем средней месячной зарплаты, производится по распоряжению работодателя. Если ущерб (недостача) превышает средний заработок или со дня обнаружения прошел месяц, он взыскивается в судебном порядке.

Если сумма взыскания недостающих ценностей превышает сумму убытка (фактическую (балансовую) стоимость ценностей), сумма превышения относится на счет 9310 "Прибыль от выбытия основных средств" или 9320 "Прибыль от выбытия прочих активов". Она признается прочим доходом и облагается:

• налогом на прибыль;
• ЕНП по ставке основного вида деятельности.

Если рыночная стоимость ценностей ниже суммы убытка от недостачи, разница списывается на счет 9430 "Прочие операционные расходы" и является невычитаемым расходом при расчете налога на прибыль. У плательщиков ЕНП убытки не влияют на расчет налога.

Пример. Инвентаризация, проведенная предприятием – плательщиком общеустановленных налогов, выявила:

• неучтенную шпатлевку рыночной стоимостью 210 тыс. сум.;
• неисправный принтер (восстановительная стоимость 1 600 тыс. сум., начисленный износ – 460 тыс. сум., сальдо по счету 8510 отсутствует). Рыночная стоимость аналогичного принтера - 1 400 тыс. сум. Принято решение взыскать с виновного работника (прогнал через принтер бумагу со скрепкой) 500 тыс. сум., а оставшуюся сумму долга списать.

Убыток от порчи принтера в размере 640 тыс. сум. (1 600 – 460 – 500) не вычитается при расчете налога на прибыль. Стоимость неучтенной шпатлевки – 210 тыс. сум. – включается в налогооблагаемую базу как прочий доход.

С работника должна быть удержана рыночная стоимость принтера в размере 1 400 тыс. сум., но предприятие удержит только 500 тыс. сум. Сумма прощенного долга в размере 900 тыс. сум. является доходом работника в виде материальной выгоды и подлежит обложению налогом на доходы физлиц, но не облагается ЕСП.

Сумма недостачи ТМЗ (убыток) в пределах норм естественной убыли в случаях, установленных законодательством, вычитается при расчете налога на прибыль. Сумма полученного убытка не учитывается при расчете ЕНП.

НДС, ранее отнесенный в зачет по недостающим ТМЗ, исключается из зачета (корректируется) в том налоговом периоде, в котором наступил случай, повлекший необходимость данной корректировки. Если потери ТМЗ не превышают норм убыли, установленных уполномоченным органом или налогоплательщиком, НДС не корректируется.

Акцизный налог по недостающим ТМЗ включается в их себестоимость.

VI. Какие могут быть применены меры ответственности

Руководитель предприятия несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.