Нужно ли предприятию регламентировать операции с наличными денежными средствами

preview

Как учитывать кассовые операции, на основании каких НПА составлять документацию и что учесть при разработке локального акта по учету денежных средств, рассказала бизнес-тренер Profi Training Юлия ПАКИДЫШЕВА (ACCA DipIFR, CAP):

 

– Для учета наличных денежных средств рекомендую разработать и утвердить формы:

  • приходного, расходного кассовых ордеров;
  • расходных ведомостей;
  • закупочных актов;
  • авансовых отчетов и т.д.

При разработке внутреннего документооборота поможет сориентироваться Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

 

1. Наличные средства в кассу предприятия поступают:

  • из кассы банка – по чеку;
  • от покупателей и заказчиков;
  • от подотчетных лиц, например, неиспользованные суммы;
  • от сотрудников, например, при возмещении ущерба или возврате займов;
  • от учредителей, например, в виде взноса в УФ, займа или оказания финансовой помощи предприятию.

 

2. При поступлении наличных средств:

Кассир оформляет приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанцию к нему. Приходный ордер остается в кассовых документах, квитанция передается покупателю или подшивается к банковским документам.

ПКО регистрируется в кассовой книге предприятия. Каждый приходный и расходные ордера должны иметь порядковый номер и дату оформления документа.

 

3. Наличные денежные средства выдаются:

  • сотрудникам предприятия;
  • учредителям;
  • лицам, выполняющим работы по договору гражданско-правового характера;
  • самозанятым за выполненные услуги;
  • инкассатору (сдача выручки в банк);
  • кассиру или другому доверенному сотруднику для сдачи наличности самостоятельно в обслуживающий банк.

Денежные средства выдаются на основании расходных кассовых ордеров (РКО) или по расходной ведомости.

Внимание

Пропишите в локальном акте:

  • срок хранения наличных денежных средств в кассе;
  • порядок расходования денежных средств – с указанием целей назначения;
  • порядок и сроки возврата денежных средств, ранее выданных на авансы;
  • порядок выдачи средств лицам, выполняющим работы по договору ГПХ, и самозанятым;
  • недопущение излишнего скопления денежных средств в кассе предприятия;
  • документы, на основании которых выдаются денежные средства.

РКО или расходные ведомости подписывают главный бухгалтер, руководитель и кассир предприятия.

В первичные учетные документы нельзя вносить поправки, не подтвержденные участниками хоз.операции. В банковских и кассовых денежных документах исправления и помарки не допускаются .

Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, подписывает руководитель или определенные им лица .

С кассиром предприятия рекомендуется заключить договор о полной материальной ответственности. Желательно разработать и утвердить должностную инструкцию кассира и прописать в ней обязанности и штрафные санкции в случае ненадлежащего выполнения внутреннего регламента в части порядка получения и сдачи денежных средств, их хранения и расхода.

Если предприятие не работает с наличными деньгами масштабно и регулярно (например, кассовые операции с ними ограничены выдачей зарплаты сотрудникам и т.п.), обязанности кассира можно возложить на любого сотрудника предприятия – по согласованию с ним.

Выполнять обязанности кассира на предприятии может любой сотрудник, включая директора или главного бухгалтера.

 

4. Лимит остатка кассы

Предприятие совместно с обслуживающим банком устанавливает лимит остатка денежной наличности в кассе предприятия. Если этого не сделать, лимит будет считаться «нулевым», а несданная в банк денежная наличность будет расцениваться как сверхлимитная .

В течение января заполните в 2 экземплярах справку-расчет по порядку и срокам сдачи остатка наличных в кассе на конец рабочего дня . Данный документ согласовывается с обслуживающим банком. Один экземпляр предприятие оставляет в банке, второй подшивает к внутренней  документации.

Если условия сдачи денег или размер кассовых оборотов в течение года изменятся, лимит кассы можно пересмотреть.

О том, как правильно рассчитаться за товары, купленные на рынке, можете узнать в новой статье

5. Порядок сдачи наличных денежных средств в банк

График сдачи денежных средств предприятие определяет исходя из своих потребностей (через день, раз в неделю, раз в месяц и т.п.). Можно сдавать самостоятельно или через службу инкассации .

  При этом, если у предприятия среднедневная выручка :

  • более 20 БРВ (5 400 000 сум. на текущий момент) выручка сдается ежедневно – самостоятельно или через службу инкассации;
  • менее 20 БРВ – нужно разработать график сдачи наличных денег.

 

6. Хранение

За сохранность наличных денег в кассе предприятие отвечает самостоятельно. Требование о специально оборудованной кассе в виде отдельного помещения – устарело. Но специальные устройства (сейфы, несгораемые шкафы) для хранения наличности – у вас должны быть. Хранение, распоряжение и передачу ключей от сейфов пропишите в локальном документе. Если лимит остатка денежных средств немаленький, или по внутреннему анализу предприятия, после вечерней  инкассации солидные суммы денег остаются в сейфе, рекомендуется заключить договор охраны.

 

7. Инвентаризация

Инвентаризацию кассы проводите в соответствии с НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации» :

При инвентаризации кассы проверяют фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе. Чтобы инвентаризовать денежные средства «в пути», сверяют суммы на счетах бухучета с данными квитанций учреждений банка, квитками инкассаторских служб и т. п.

Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному хозсубъекту, во внимание не принимаются.

При инвентаризация денежных средств, находящихся в банке (на расчетных и текущих счетах, аккредитивах, специальных, особых и других счетах), остатки сумм, числящихся на счетах бухучета, сверяются с данными по выписке банка.

 

8. Меры ответственности 

Должностные лица организации могут быть оштрафованы за несоблюдение правил ведения кассовых операций на 10–15 БРВ 

Наказать могут, если вы:

  • не оприходуете или не полностью оприходуете в кассу наличные денежные средства организации;
  • храните в кассе наличные сверх установленного лимита;
  • используете наличность не на те цели, для которых ее получали из банка;
  • не соблюдаете правила хранения денежных средств.

 


Наличные расчеты Наличные расчеты Наличные расчеты /ul/publish/doc/text180294_nujno_li_predpriyatiyu_reglamentirovat_operacii_s_nalichnymi_denejnymi_sredstvami