Нужно ли предприятию регламентировать операции с наличными денежными средствами

Как учитывать кассовые операции, на основании каких НПА составлять документацию и что учесть при разработке локального акта по учету денежных средств, рассказала бизнес-тренер Profi Training Юлия ПАКИДЫШЕВА (ACCA DipIFR, CAP):

 

– Для учета наличных денежных средств рекомендую разработать и утвердить формы:

• приходного, расходного кассовых ордеров;
• расходных ведомостей;
• закупочных актов;
• авансовых отчетов и т.д.

При разработке внутреннего документооборота поможет сориентироваться Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

 

1. Наличные средства в кассу предприятия поступают:

• из кассы банка – по чеку;
• от покупателей и заказчиков;
• от подотчетных лиц, например, неиспользованные суммы;
• от сотрудников, например, при возмещении ущерба или возврате займов;
• от учредителей, например, в виде взноса в УФ, займа или оказания финансовой помощи предприятию.

 

2. При поступлении наличных средств:

Кассир оформляет приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанцию к нему. Приходный ордер остается в кассовых документах, квитанция передается покупателю или подшивается к банковским документам.

ПКО регистрируется в кассовой книге предприятия. Каждый приходный и расходные ордера должны иметь порядковый номер и дату оформления документа.

 

3. Наличные денежные средства выдаются:

• сотрудникам предприятия;
• учредителям;
• лицам, выполняющим работы по договору гражданско-правового характера;
• самозанятым за выполненные услуги;
• инкассатору (сдача выручки в банк);
• кассиру или другому доверенному сотруднику для сдачи наличности самостоятельно в обслуживающий банк.

Денежные средства выдаются на основании расходных кассовых ордеров (РКО) или по расходной ведомости.

РКО или расходные ведомости подписывают главный бухгалтер, руководитель и кассир предприятия.

В первичные учетные документы нельзя вносить поправки, не подтвержденные участниками хоз.операции. В банковских и кассовых денежных документах исправления и помарки не допускаются .

Документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, подписывает руководитель или определенные им лица .

С кассиром предприятия рекомендуется заключить договор о полной материальной ответственности. Желательно разработать и утвердить должностную инструкцию кассира и прописать в ней обязанности и штрафные санкции в случае ненадлежащего выполнения внутреннего регламента в части порядка получения и сдачи денежных средств, их хранения и расхода.

Если предприятие не работает с наличными деньгами масштабно и регулярно (например, кассовые операции с ними ограничены выдачей зарплаты сотрудникам и т.п.), обязанности кассира можно возложить на любого сотрудника предприятия – по согласованию с ним.

Выполнять обязанности кассира на предприятии может любой сотрудник, включая директора или главного бухгалтера.

 

4. Лимит остатка кассы

Предприятие совместно с обслуживающим банком устанавливает лимит остатка денежной наличности в кассе предприятия. Если этого не сделать, лимит будет считаться «нулевым», а несданная в банк денежная наличность будет расцениваться как сверхлимитная .

В течение января заполните в 2 экземплярах справку-расчет по порядку и срокам сдачи остатка наличных в кассе на конец рабочего дня . Данный документ согласовывается с обслуживающим банком. Один экземпляр предприятие оставляет в банке, второй подшивает к внутренней  документации.

Если условия сдачи денег или размер кассовых оборотов в течение года изменятся, лимит кассы можно пересмотреть.

5. Порядок сдачи наличных денежных средств в банк

График сдачи денежных средств предприятие определяет исходя из своих потребностей (через день, раз в неделю, раз в месяц и т.п.). Можно сдавать самостоятельно или через службу инкассации .

  При этом, если у предприятия среднедневная выручка :

• более 20 БРВ (5 400 000 сум. на текущий момент) выручка сдается ежедневно – самостоятельно или через службу инкассации;
• менее 20 БРВ – нужно разработать график сдачи наличных денег.

 

6. Хранение

За сохранность наличных денег в кассе предприятие отвечает самостоятельно. Требование о специально оборудованной кассе в виде отдельного помещения – устарело. Но специальные устройства (сейфы, несгораемые шкафы) для хранения наличности – у вас должны быть. Хранение, распоряжение и передачу ключей от сейфов пропишите в локальном документе. Если лимит остатка денежных средств немаленький, или по внутреннему анализу предприятия, после вечерней  инкассации солидные суммы денег остаются в сейфе, рекомендуется заключить договор охраны.

 

7. Инвентаризация

Инвентаризацию кассы проводите в соответствии с НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации» :

При инвентаризации кассы проверяют фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе. Чтобы инвентаризовать денежные средства «в пути», сверяют суммы на счетах бухучета с данными квитанций учреждений банка, квитками инкассаторских служб и т. п.

Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному хозсубъекту, во внимание не принимаются.

При инвентаризация денежных средств, находящихся в банке (на расчетных и текущих счетах, аккредитивах, специальных, особых и других счетах), остатки сумм, числящихся на счетах бухучета, сверяются с данными по выписке банка.

 

8. Меры ответственности 

Должностные лица организации могут быть оштрафованы за несоблюдение правил ведения кассовых операций на 10–15 БРВ . 

Наказать могут, если вы:

• не оприходуете или не полностью оприходуете в кассу наличные денежные средства организации;
• храните в кассе наличные сверх установленного лимита;
• используете наличность не на те цели, для которых ее получали из банка;
• не соблюдаете правила хранения денежных средств.