Как рассчитать компенсацию за использование личного авто в служебных целях

2020-йил 15 июнь

Нередко сотрудники используют личный автотранспорт в служебных целях. И в этом случае возникают вопросы по начислению компенсации: кому она полагается, в каких размерах ее можно начислить, когда выплачивать, облагается ли она налогами, нужно ли ее включать в Расчет НДФЛ и соцналога? Эксперт buxgalter.uz Татьяна ЛЫМАРЕВА разъяснила, как все сделать правильно:

– Компенсация выплачивается работникам предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, чья производственная деятельность связана со служебными поездками, если работник использует для этих поездок (кроме командировок) свой собственный автомобиль .

Если автомобиль не принадлежит работнику на правах личной собственности, компенсация за его использование в служебных целях не полагается.

В бюджетных организациях компенсация производится в пределах 30% от суммы бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание служебных легковых автомобилей, небюджетные организации не ограничены такими рамками .

Компенсация выплачивается в зависимости от количества лошадиных сил двигателя:

Количество лошадиных сил	Предельный размер компенсации за месяц *(кратно БРВ)**	Сумма компенсации за 1 месяц в 2020 году (по состоянию за период 01.01.2020 г. – 01.06.2020 г.)
свыше 100	4,5	1 003 500
от 70 до 100	3,5	780 500
до 70	2	446 000

*В 2020 году размер БРВ за период 01.01.2020 г. – 01.06.2020 г. составлял 223 000 сум.

Размеры компенсации определены так, чтобы возместить работнику рациональные затраты по эксплуатации используемого только для служебных поездок автомобиля – на бензин, масло, ремонт и т.п. Заправлять и обслуживать автомобиль должен сам работник за счет начисляемой ему компенсации.

Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя предприятия.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию копию техпаспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Выплачивается компенсация один раз в месяц – одновременно с выплатой заработной платы за вторую половину месяца (т.е. – не в аванс).

Как рассчитать?

Компенсация начисляется только за отработанные дни. Во время нахождения работника в отпуске, командировке, на больничном, а также – его невыхода на работу по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется в служебных целях, компенсация не выплачивается.

Пример

Расчет компенсации при использовании автомобиля в командировке

Директор, использующий личный автомобиль (106 л. с.) в служебных целях, отработал 19 рабочих дней, остальные дни он находился в командировке. Причем в командировку (Ташкент–Джизак) он ездил на этом же личном автомобиле.
На предприятии установлена 5-дневная рабочая неделя. В июне – 22 рабочих дня. Компенсация за июнь будет начислена в размере:
1 003 550 сум. (4,5 х 223 000) : 22 раб. дня х 19 раб. дней = 866 659, 09 сум.
За дни командировки компенсация за использование личного автомобиля не выплачивается. За этот период начисляются командировочные расходы, в том числе – за проезд согласно нормам. Это и будет покрытием затрат работника на поездку.

Внимание

Компенсация в пределах указанных выше норм:

не рассматривается в качестве дохода физлица – не облагается НДФЛ и соцналогом и не учитывается при начислении среднего заработка;
не отражается в Расчете НДФЛ и соцналога.

Руководитель вправе повышать предельный размер компенсации не более чем на 10% в зависимости от условий эксплуатации. К примеру, – в период холодной зимы или жаркого лета. В этих условиях могут повышаться нормы расхода на бензин.

Внимание

Компенсация сверх установленных норм:

облагается НДФЛ и соцналогом ;
отражается в Расчете НДФЛ и соцналога;
является невычитаемым расходом по налогу на прибыль .

Пример

Расчет налогов при выплатах сверх нормы

Работнику предприятия за май 2020 года начислено 1 700 000 сум. заработной платы. Начисленная зарплата за январь–апрель составляет 6 800 000 сум. (1 700 000 х 4). Согласно приказу руководителя предприятия работник ежемесячно получает компенсацию за использование личного автомобиля (81 л. с.) для служебных поездок в размере 800 000 сум.

1. Определяем совокупный доход за январь–май 2020 г.

Сумма компенсации за май, не включаемая в доход физических лиц, составляет 780 500 сум. (223 000 х 3,5 БРВ), если работник отработал полный рабочий месяц. Соответственно, сверх нормы работник получил 19 500 сум. (800 000 – 780 500).

Совокупный налогооблагаемый доход за январь–май составит:
(6 800 000 + 1 700 000) + (5 x 19 500) = 8 597 500 сум.

2. Определяем сумму НДФЛ за январь–май:

8 597 500 х 12% = 1 031 700 сум.
В январе–апреле было начислено 825 360 сум. НДФЛ. Соответственно сумма НДФЛ, подлежащая удержанию в мае, составит:
1 031 700 – 825 360 = 206 340 сум.

3. Определяем сумму обязательных взносов на ИНПС за январь–май:

8 597 500 х 0,1% = 8 597,5 сум.

Так как в январе–апреле были начислены взносы на ИНПС в размере 6 878 сум., сумма взносов на ИНПС за май составит:
8 597,5 – 6 878 = 1 719,5 сум.

Сумма НДФЛ, перечисляемая в бюджет за май, составит:
206 340 – 1 719,5 = 204 620,5 сум.

4. После удержания НДФЛ работнику за май 2020 года выплачивается:

2 500 000 – 206 340 = 2 293 660 сум.

Можно ли за счет компенсации оплатить ремонт

Чтобы действия предприятия не привели к дополнительным налоговым последствиям, рекомендуем выплатить работнику, у которого сломался используемый в служебных целях автомобиль, денежную компенсацию. Данную сумму он сможет потратить по назначению – на ремонт.

Есть и другой вариант: работник может написать заявление о том, что просит сумму причитающейся ему компенсации за использование его личного автомобиля направить на оплату за ремонт в автосервис. Руководитель издает об этом соответствующий приказ. При этом нужно продумать, как будет оформлен договор с сервисным предприятием:

работодатель в этом договоре будет выступать посредником или заказчиком;
как автосервисное предприятие будет оформлять ЭСФ.

Исходя из условий и вида договора будут разные налоговые последствия как для предприятия, так и для работника.