Что обязательно нужно учесть, рассчитывая отпуска и «отпускные»

Как правильно рассчитать продолжительность отпуска и сумму «отпускных» в различных ситуациях, на примерах из практики разъяснила эксперт «Нормы» Татьяна ЛЫМАРЕВА:

Продолжительность отпуска

– «Общие правила продолжительности ежегодного основного отпуска остаются неизменными:

• он должен составлять не менее 15 рабочих дней ;
• исчисляется в рабочих днях по календарю из расчета 6-дневной рабочей недели;
• праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не учитываются при определении его длительности   .

Некоторым категориям работников (моложе 18 лет, инвалиды I и II групп) могут предоставляться удлиненные отпуска .

Дополнительные отпуска предоставляются за работу в неблагоприятных и особых условиях труда, в тяжелых и неблагоприятных природно-климатических условиях   .

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным (в том числе – удлиненным). Во всех случаях при суммировании отпусков, установленных законодательством, их общая продолжительность не может превышать 48 рабочих дней .

Ежегодный основной отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении 6 месяцев работы согласно заявлению работника и приказу работодателя.

Преподавательскому составу школ, высших и средних специальных, профессиональных учебных заведений, институтов и курсов повышения квалификации и переподготовки кадров ежегодный отпуск в первый рабочий год предоставляется в период летних каникул полной продолжительностью – независимо от времени поступления их на работу в данное учебное заведение.  Оплачивается такой отпуск пропорционально отработанному времени .

Рабочий год исчисляется со дня начала работы по трудовому договору .

Если вы исчисляете продолжительность отпусков пропорционально отработанному времени, определяйте их длительность путем деления полного размера каждого отпуска на 12 и умножения на число полных месяцев работы. При этом излишки, равные 15 и более календарным дням, округляются до месяца, а менее 15 – отбрасываются .

Как посчитать среднемесячный заработок 

Для расчета суммы отпускных определим среднемесячный заработок. Для этих целей он рассчитывается из оклада (тарифа) на день расчета плюс 1/12 часть суммы, превышающей установленную зарплату по тарификации или должностному окладу (сдельный приработок, премии, доплаты, надбавки и др. выплаты, на которые начисляется соцналог).

Для проработавших неполный год к окладу плюсуются дополнительные выплаты, деленные на количество полностью отработанных месяцев (1/6, 1/7 и т.д.) .

Размер отпускных за один день определите путем деления среднемесячной суммы заработка на среднее количество рабочих дней в месяц при 6-дневной рабочей неделе.

Среднее количество рабочих дней определено законодательством и составляет постоянное число – 25,4 дня .

Бюджетные организации берут в расчет баланс рабочего времени на соответствующий год, ежегодно утверждаемый Минтруда исходя из 6-дневной рабочей недели. В 2021 году это – 295 рабочих дней или, в среднем, 24,58 (295 : 12) рабочих дня в месяц. Такой расчет произведен согласно Инструкции о порядке определения размера среднего заработка, сохраняемого при ежегодном трудовом отпуске, обязательной для исполнения в бюджетных организациях.

Для небюджетных организаций эта инструкция носит рекомендательный характер. Т.е. и небюджетные юрлица могут пользоваться утвержденным в ней расчетом, если это утверждено внутренним локальным актом.

Отпуск оплачивается не позднее последнего рабочего дня перед отпуском .

Внимание

Если в период нахождения работника в трудовом отпуске на предприятии повысились размеры тарифных ставок или должностных окладов, работодатель обязан сделать перерасчет отпускных за те дни, которые приходятся на период отпуска после повышения зарплаты .

Если снизили оклад

Отпускные расчитываются исходя из оклада (тарифа) на день расчета .

В период карантина многим предприятиям пришлось пойти на снижение окладов своим работникам из-за уменьшения их трудовой нагрузки, перевода на удаленную работу и по другим причинам.

Налоги 

Сумма начисленных отпускных относится к доходам в виде оплаты труда за неотработанное время  и облагается НДФЛ и соцналогом  .

Внимание

Если к отпуску вы выплачиваете сотрудникам, так называемую, «матпомощь к отпуску», также обложите эти суммы НДФЛ и соцналогом   .

Для плательщиков налога на прибыль расходы в виде оплаты труда относятся к вычитаемым, в том числе – отпускные и доплаты к ним .

Бухгалтерские проводки по начислению доходов в виде оплаты труда и удержанию налогов и обязательных отчислений с этих доходов – стандартные в соответствии с НСБУ №21.