Какие проблемы возникают при нецелевом использовании КПК

Корпоративная банковская пластиковая карта – удобный инструмент расчета для юрлиц. И – одна из «головных болей» бухгалтера. О том, какие проблемы могут возникнуть при нецелевом использовании КПК, по просьбе buxgalter.uz рассказала директор консалтинговой компании ARKAD AUDIT Наталья ТУРАЛИНОВА:

– «По нашей практике восстановления бухгалтерского учета еще до начала работы можно смело сказать, по каким статьям учета будут доначисления по НДФЛ и потеря прав на вычеты по НДС и налогу на прибыль. В первую очередь, это – нецелевой расход денежных средств по КПК.

Решение здесь одно – внедрить четкий регламент внутреннего документооборота предприятия и заставить сотрудников его придерживаться. Если порядка нет – бухгалтер ставит руководителя перед фактом доначисления.

Однако неверно считать, что налоги – это единственный риск нецелевого использования денег с КПК.

Нецелевое использование КПК грозит уголовным делом

В 2015 году бухгалтер перечислила на КПК 60 млн сум. для покупки запчастей для организации. Через день подотчетное лицо представило авансовый отчет, подтвердив его чеком терминала из торговой точки. На чеке бухгалтер увидела фамилию индивидуального предпринимателя, владельца терминала. Что по факту продают в этой торговой точке, по чеку определить было невозможно.

Прежде чем оприходовать запчасти, бухгалтер запросила письменное подтверждение склада. Материально ответственное лицо – завскладом письменно подтвердил, что запчасти находятся на складе. При таких мерах контроля у бухгалтера не возникло сомнений в нецелевом использовании денежных средств, запчасти были включены в учет.

Через две недели все действующие лица были привлечены к уголовному делу, но бухгалтер прошла как свидетель. Оказалось, что закупщик обналичил деньги в магазине, торгующем алкоголем, под небольшой процент. Затем за наличные купил нужные запчасти дешевле, чем по перечислению, выгадав при этом $1,5 тыс. Представил к авансовому отчету чек магазина. Сотрудник банка, увидев крупную сумму списания денег организации в алкогольной точке, по инструкции сообщил в соответствующий департамент. Закупщика осудили.

Конечно, сегодня эта история выглядит менее реалистичной. А почему? Именно из-за усиленного контроля ОГНС, который стал возможен с внедрением электронного документооборота.

Однако и сейчас бухгалтер должен понимать, что, допуская несвоевременность, халатность в сборе подтверждающих документов, он может способствовать мошенничеству.

Задайтесь вопросом: кто из вас требует ТТН и письменную накладную складского работника, когда приходует материальные активы? Как правило, бухгалтер сама принимает электронный счет-фактуру, сама составляет в системе авансовый отчет, приходуя то, чего в глаза не видела. А потом – удивляется неприятным вопросам.

Поэтому, если руководитель бизнеса заинтересован в прозрачности учета денег предприятия, именно по его решению должен быть внедрен регламент внутреннего документооборота.

Если собственник не хочет законно экономить на налогах

Если расходы в личных целях с КПК производит сам собственник или руководитель, он должен понимать, что скрыть это сегодня невозможно.

Случай из практики: руководитель бизнеса регулярно оплачивает с КПК семейные обеды и завтраки. Сюда же входят личные покупки, например, дорогое рыболовное снаряжение. Бухгалтер начинает ломать голову, как отразить это в учете, чтобы хоть как-то привязать факт покупки к деятельности предприятия. Верное решение на поверхности – отразить как невычитаемый расход – с вытекающим доначислением НДФЛ , потерей вычета при расчете налога на прибыль и потерей зачета по НДС  .

При этом важно понимать – организация теряет право на зачет по всему имуществу организации, которое по факту используется в личных целях физических лиц .

Собственник мог бы значительно снизить налоги, если бы оплачивал личные покупки за счет своих дивидендов. Но если он знает о чрезмерных налоговых расходах и согласен их нести, задача бухгалтера упрощается. Ему остается только доначислять налоги без каких-либо попыток скрыть нецелевое использование КПК. 

Вывод

В соблюдении установленного порядка расчетов с КПК должен быть заинтересован, прежде всего, собственник бизнеса. Ведь это из его доходов уплачиваются налоги. Бухгалтер должен упрощать задачу учета КПК – верно отражать целевое использование и доначислять налоги при нецелевом использовании денег с КПК.