Как организовать работу, чтобы оформление ЭСФ на маркированный товар не стало источником проблем

«Занимаемся оптовой торговлей. В ассортименте товары, подлежащие обязательной цифровой маркировке. Чтобы не нарушить сроков оформления ЭСФ, приходится формировать счета-фактуры до отгрузки товара, то есть до отправки машины со склада. Иначе не представляется возможным указать в ЭСФ коды маркировки. В свою очередь это порождает ряд других сложностей. При загрузке маркированной продукции ее нужно разместить в авто таким образом, чтобы при отгрузке экспедитор не перепутал коды для определенного заказчика. Бывало, даже и в этом случае перепутает и после обнаружения приходилось возвращаться в торговую точку. В случае частичного отказа от товара необходимо корректировать оформленный ЭСФ. В общем возникает масса ситуаций, которые снижают эффективность работы экспедиторов и оперативность обслуживания клиентов».

Как организовать оформление счетов-фактур на маркированный товар, чтобы не снижалась эффективность работы и не возникало дополнительных сложностей, по просьбе buxgalter.uz рассказал специалист интегратора цифровой маркировки OOO «Green White Solutions» Ильмир МИНГАРИПОВ:

– На маркированную продукцию поставщик должен оформлять ЭСФ в день отгрузки , а покупатель должен подтвердить либо отклонить ее в течение 1 рабочего дня с момента оформления поставщиком .

На практике получается, что даже эти сроки не способствуют исключению ошибок в обращении с кодами цифровой маркировки. Счета-фактуры, как правило, оформляет бухгалтер или ответственный сотрудник в офисе, отгружает тот, кто сопровождает товар в дороге. Поэтому велика вероятность ошибок, о которых говорится в обращении.  

Идеальным выходит только один вариант, когда счет-фактура оформляется в момент отгрузки товара, то есть в момент передачи товара от продавца покупателю.

И сегодня это сделать возможно, правда, придется перестроить работу в вашей организации. Для этого:

1. Откажитесь от практики оформления счетов-фактур бухгалтером и другими офисными сотрудниками и наделите этими полномочиями экспедитора, водителя или любого другого работника, который присутствует в момент отгрузки товара;
2. Обеспечьте работника, который присутствует в момент отгрузки товара, смартфоном либо другим гаджетом, на который установлено специальное мобильное приложение, позволяющее оформлять счет-фактуру в момент отгрузки (на рынке представлено несколько таких приложений);
3. Обучите работника пользоваться этим мобильным приложением и оформлять счета-фактуры;
4. Введите за правило, что счет-фактуру оформляет ваш работник, присутствующий в момент отгрузки товара. При этом код маркировки считывается конкретно с упаковки, передаваемой покупателю.  

Обратите внимание, такие мобильные приложения позволяют формировать счет-фактуру на месте отгрузки. При этом коды маркировки автоматически добавляются в ЭСФ. Сама же система интегрирована с системой Asl Belgisi.

Если вы оформляете ЭСФ на маркированный товар через мобильное приложение в момент отгрузки товара:

• исключается малейшая вероятность ошибки в работе с кодами цифровой маркировки;
• не надо заранее готовить на складе заказ под определенного заказчика. Работник может включать в счет-фактуру коды цифровой маркировки, считывая конкретно с упаковки, передаваемой покупателю;
• не надо тратить время на проверку кодов при приемке или передаче товара.

Buxgalter.uz рекомендует

 

• Как оформить стандартный ЭСФ
• Как оформить дополнительный ЭСФ
• Как оформить исправленный ЭСФ
• Как защитить организацию от несанкционированного использования ЭЦП юрлица

 

Подготовил Олег ГАЕВОЙ