Аутсорсинг или штатная бухгалтерия – что лучше?

В условиях длительных карантинных ограничений предприниматели все чаще интересуются возможностью отдать бухгалтерский учет на аутсорсинг. О плюсах и минусах такого решения по просьбе buxgalter.uz рассказали эксперты «Нормы» по юридическим вопросам – адвокат Элеонора МАЗУРОВА и юрист Альберт САФИН:

Что такое аутсорсинг?

– «Простыми словами, аутсорсинг – это передача части функций вашей компании внешнему исполнителю – сторонней организации, специализирующейся на бухгалтерском учете. Такие компании имеют в штате специалистов по налогам и бухгалтерскому учету и сами разрабатывают учетную политику для вашего предприятия.

По сути, аутсорсинг – это договор оказания услуг долгосрочного характера. Исполнитель наравне с руководством обслуживаемой компании несет ответственность за ее бухучет и может представлять ее интересы в налоговом органе.

Преимущества аутсорсинга

1. Экономия для крупных компаний

Отдать бухгалтерию крупной компании на аутсорсинг практически всегда финансово выгоднее, чем содержать штат бухгалтеров. Достаточно сравнить тарифы на аутсорсинг бухучета с суммой зарплаты, которую вы выплачиваете своей бухгалтерской службе – главбуху, материальному бухгалтеру, бухгалтеру-экономисту, кассиру, помощнику бухгалтера и т.д.

На аутсорсинге вы оплачиваете сумму по фиксированному тарифу, а компания сама выделяет для вас необходимое количество специалистов.

2. Не надо платить зарплатные налоги

С передачей бухгалтерии на аутсорсинг вы просто оплачиваете услугу, т.е. работаете как с обычными поставщиками. НДФЛ и соцналог – уже не ваша забота.

3. Не нужно оборудовать рабочее место

Нет необходимости выделять из своих или арендовать дополнительные помещения под рабочие кабинеты для бухгалтерии, приобретать компьютеры, оргтехнику, лицензионные бухгалтерские программы, канцтовары и т.п. У вас останется больше площади для вашей деятельности или снизится сумма арендной платы.

4. В аутсорсинговых компаниях, как правило, работают высококвалифицированные специалисты

Любая компания, занимающаяся аутсорсингом, дорожит своей репутацией и стремится быть конкурентоспособной в своей области. Они внимательны к своим клиентам и дорожат каждой обслуживаемой компанией. Поэтому в своем штате имеют нескольких бухгалтеров, каждый из которых специализируется на определенной отрасли. Возникающие сложные вопросы они решают коллегиально, что сводит к минимуму возможность ошибки.

При одновременном обслуживании многих предприятий у аутсорсинговых компаний складывается правоприменительная практика по всем регионам республики и возникают тесные контакты с налоговыми органами, что тоже немаловажно. Во всем, что касается практического опыта и знания всех «подводных камней», они стоят на голову выше штатных бухгалтеров.

5. Аутсорсинговая компания всегда на связи

В отличие от штатного бухгалтера компания не может заболеть или уйти в отпуск. И если условно «ваш» специалист компании временно отсутствует, его просто заменит другой, продолжив вести вашу бухгалтерию. Также вам не придется оплачивать листки нетрудоспособности и отпускные.

6. Аутсорсинговая компания отвечает за ошибки своих специалистов

Если по вине исполнителя по аутсорсингу налоговая инспекция наложит штрафные санкции на предприятие или начислит пеню, аутсорсинговая компания возместит эти расходы. Единственное, что вам нужно сделать, – предусмотреть данное условие при заключении договора на оказание аутсорсинговых услуг.

Также изначально договаривайтесь, чтобы все вопросы с госорганами по бухучету и налогам аутсорсинговая компания брала на себя – начиная с налогового контроля и заканчивая судами.

7. Текучка кадров вам больше не грозит

Руководители это сразу поймут: вкладываешь в работников ресурсы, «выращиваешь» специалиста под себя, а он – набирается опыта и знаний и уходит искать место получше. Иногда даже увеличением зарплаты вопрос не решить, если амбиции главбуха требуют сменить место работы. Трудовое законодательство не позволяет удерживать сотрудника даже в период налоговой проверки или сдачи отчетности.

Недостатки аутсорсинга

1. Вы не видите специалиста, который ведет вашу бухгалтерию

Для некоторых руководителей это может ассоциироваться с отсутствием контроля над бухгалтерским учетом.  Более того, штатный бухгалтер всегда может разъяснить руководителю те или иные нюансы налогообложения, движения средств и т.п. В целом, многим руководителям психологически комфортнее, когда бухгалтер сидит на своем рабочем месте на предприятии.

2. Сотрудник в штате вызывает больше доверия, чем на аутсорсинге

Зачастую руководителя от передачи работы на аутсорсинг удерживает именно это обстоятельство. Получается, что сторонняя компания будет в курсе всех ваших секретов. Возникают опасения, что вероятность утечки коммерческой тайны в этом случае выше, чем со штатным бухгалтером, который находится «в одной упряжке» с руководителем.

3. Решение некоторых вопросов может занять больше времени

При удаленной работе бухгалтерии руководитель не может просто на пару минут вызвать бухгалтера к себе в кабинет, чтобы решить вопрос. Тем более – в ситуации, когда проблему трудно решить по телефону или по переписке и желательна личная встреча.

Специалист на аутсорсинге ведет не только ваше предприятие, поэтому на личные встречи времени у него практически нет.

4. Штатный бухгалтер может параллельно выполнять и другую сопутствующую работу

Не секрет, что зачастую главбух на предприятии так же многофункционален, как швейцарский нож. Он – и кадровик, и юрист, а иногда еще и завскладом в одном лице. Нередко, особенно в небольших компаниях, бухгалтер выполняет функции, имеющие весьма косвенное отношение к бухгалтерскому учету. И если вы решите отдать бухгалтерию на аутсорсинг, придется либо нанимать отдельных работников на дополнительные обязанности, напрямую не связанные с бухучетом, либо заключать договор с повышенной ежемесячной оплатой.

5. Стандартизированный подход аутсорсинговых компаний

Бухгалтерский учет, который ведут специализированные компании, может иметь несколько стандартизированный и конвейерный характер. Если же у вас специфический бизнес со сложными хозяйственными операциями, то гораздо эффективнее «вырастить» своего бухгалтера, который будет специализироваться именно в вашей отрасли. Правда, в этом случае нужно будет очень хорошо мотивировать его, чтобы не уволился, набравшись опыта.

6. Возможное отсутствие оценки налоговых рисков

Специалист аутсорсинговой компании не имеет возможности сравнивать вашу документальную информацию с фактической, из-за чего не всегда верно оценивает налоговые риски. Штатный же бухгалтер, зная, к примеру, реальную ситуацию с поставками и количеством продаж, вместимостью складов, количеством персонала, сможет спрогнозировать те или иные риски, которые могут возникнуть в будущем.

7. Трудности прогнозирования

Особенно это касается предприятий малого и среднего бизнеса, в которых обычно отсутствует плановый отдел. В условиях быстро развивающейся экономики руководитель часто просит бухгалтера просчитать экономические показатели при изменении направления бизнеса, освоении новых рынков, привлечении инвестиций и т.д. Аутсорсинговый бухгалтер либо не сможет сделать эту работу совсем, либо за нее нужно будет платить дополнительно.

Резюмируем:

Конечно же, все перечисленные преимущества и недостатки неприменимы к любой аутсорсинговой компании и к любому штатному бухгалтеру. Каждая ситуация – индивидуальна. Поэтому, прежде чем принимать решение, самостоятельно оцените все его плюсы и минусы, просчитайте затраты по каждому методу учета и решите, что выгоднее конкретно для вашего бизнеса».