5 способов не потерять бухучет, если бухгалтер заболел Covid-19

Главбух – значимая фигура для любого предприятия, в его ведении находится бухгалтерский, налоговый, управленческий учет, создание всех видов документов, отчетности и т.д. При длительном отсутствии главбуха возникают проблемы с оформлением документов, отправкой ЭСФ, взаимодействием с ГНИ. Что делать, если главбух ушел на «больничный» серьезно и надолго?

Начнем с того, что, если у главбуха – Covid-19, «больничные» оформляются и выплачиваются ему по общим правилам в соответствии с пп. 26-28 Положения о порядке назначения и выплаты пособий по государственному социальному страхованию №1136. Подробно о размерах выплаты больничных при Covid-19 мы писали здесь.

Кому передать функции главбуха

Самый простой вариант – когда у главного бухгалтера есть заместитель и в его должностные функции включена обязанность замещения руководителя на время его отсутствия (в том числе – право подписи). Если заместителей несколько, издайте приказ о назначении конкретного лица. Дополнительный приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на заместителя издавать не обязательно, если:

• должностные обязанности зама предусматривают выполнение им обязанностей главного бухгалтера во время отсутствия последнего (отпуск, «больничный», командировка и пр.);
• локальным актом предприятия зам наделен правом второй подписи и образец его подписи есть в обслуживающем банке.

В противном случае рекомендуем издать приказ, в котором указать, на кого и на каких условиях возлагаются обязанности главного бухгалтера на период его болезни. Этот приказ также будет основанием для доплаты работнику, если она предусмотрена, и для оформления образца подписи в обслуживающем банке.

К примеру, в бюджетных организациях, если совмещаемая работа входит в трудовые обязанности по основной работе, доплаты за совмещение профессий и должностей не устанавливаются .

На основании приказа и акта приема-передачи можно передать заместителю ЭЦП, печати, штампы и пр. 

Если заместителя нет

Если объем бухгалтерских документов небольшой и заместителя нет, для выполнения функций главбуха может быть назначено лицо из числа других сотрудников организации. Работодатель вправе заменить временно отсутствующего работника одним из следующих пяти способов:

Способ №1. Временно переведите одного из действующих работников на должность главбуха, освободив от основной работы.

 По окончании срока временного перевода работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу.

Внимание

Перевести работника можно только с письменного его согласия (кроме случаев перевода в связи с производственной необходимостью, установленных Коллективным договором организации) .

Перевод оформите приказом с указанием срока перевода . Соглашение к трудовому договору о внесении изменений не делайте, так как в нем временный перевод не отражается . Сведения о временном переводе в трудовую книжку также не вносятся.

Труд переведенного работника оплачивайте по выполняемой работе, но не ниже прежнего среднего заработка .

Способ №2. Возложите на одного из действующих работников организации с его письменного согласия обязанности главбуха путем совмещения.

Совмещением считается выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии и должности в одной и той же организации .

Заключите с работником допсоглашение к трудовому договору, а на основании него издайте приказ о совмещении должностей. В допсоглашении пропишите:

• объем и содержание поручаемой работы;
• срок, в течение которого сотрудник будет ее выполнять;
• размер доплаты (по соглашению сторон).

Способ №3. Заключите с одним из действующих работников организации с его согласия срочный трудовой договор на условиях совместительства.

Совместительством признается другая работа, выполняемая работником помимо своей основной работы в свободное от нее время .

Заключите с работником трудовой договор о работе по внутреннему совместительству. В нем укажите:

• должностные обязанности;
• режим рабочего времени.

Напоминаем

Работа по совместительству не может превышать половину нормы рабочего времени, установленной для данной категории работников на работе по совместительству. В свободные дни по основному месту работы сотрудник может работать по совместительству полный рабочий день. Допускается суммированный учет рабочего времени .

Способ №4. При длительном отсутствии главбуха примите на этот период на работу другого специалиста со стороны.

Заключите с ним срочный трудовой договор до выхода основного работника.

Способ №5. Заключите договор с проверенной аутсорсинговой организацией.

О том, что учесть при выборе аутсорсинговой компании, а также о плюсах и минусах аусорсинга бухгалтерских услуг мы писали здесь и здесь.

Виктория БЕЗГИНА