Что не так c «первичкой» в системе ЭДО

2020-йил 16 апрель

Система электронного документооборота могла бы избавить бухгалтера от многих хлопот с «первичкой» не только в период карантина, но и в «мирное» время. Однако этот инструмент до сих пор не востребован в полной мере. В чем причина и что нужно улучшить? Все ли зависит только от операторов электронного документооборота? Эксперт buxgalter.uz Олег ГАЕВОЙ попытался найти ответ на эти вопросы.

Как читатели портала организовали свой документооборот в условиях карантина?

Вариант ответа	Количество голосов	Доля в общем количестве голосов
Документооборот приостановлен	258	24%
Пользуемся курьерской доставкой или почтой	30	3%
Пользуемся электронной почтой или мессенджерами (Телеграм и другие)	523	49%
Пользуемся услугой «гибридная почта» АО «Узбекистон почтаси»	5	Менее 1 %
Пользуемся услугами операторов электронного документооборота	263	24%
Всего ответов	1079	100%

При этом 61% респондентов при помощи операторов ЭДО оформляют и получают только электронные счета-фактуры. А 39% – и другие первичные документы тоже. Вывод: система электронного документооборота уже не воспринимается как технология только для оформления ЭСФ. И все же она еще не стала универсальным инструментом оформления всей первичной бухгалтерской документации (договоров, актов приема-передачи, доверенностей, писем, допсоглашений, спецификаций, актов выполненных работ, актов сверки взаиморасчетов, отчетов комиссионера и т.п.). Почему так происходит?

Казалось бы, преимуществ у ЭДО больше, чем у любого другого способа оформления первичных бухгалтерских документов:

для оформления и подписания документа никому никуда ехать не надо, все делается при помощи компьютеров и мобильных приложений;
практически моментальная доставка документа до адресата;
каждый документ подписывается сторонами, принимавшими участие в его создании;
по юридической силе электронный документ не уступает созданному на бумаге;
документы в ЭДО невозможно потерять;
сокращаются: а) время на обработку документа; б) затраты на канцелярию и отправку/доставку документов; в) расходы на оплату труда сотрудников канцелярии, курьеров;
есть возможность интеграции с другими бухгалтерскими программами, что также сокращает время на обработку документов;
обеспечивается высокий уровень безопасности при пересылке документов;
все «прозрачно», система фиксирует все действия с документом;
легкий доступ к любому документу;
повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.
ускорение расчетов и платежей;
есть возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
снижение налоговых рисков: моментальная подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
экономия бумаги и сохранность окружающей среды.

Что нужно доработать

Гражданский кодекс, законы «Об электронном документообороте» и «О бухгалтерском учете», Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете создают правовое поле для активного применения ЭДО в бухгалтерии. С юридической точки зрения в электронной форме можно создать любой документ, подтверждающий хозяйственную операцию, для его дальнейшего использования в качестве первичной документации в бухучете.

Однако не всегда у пользователя есть технические условия для того, чтобы воспользоваться этим правом. Многое зависит от операторов электронного документооборота – их рынок только развивается. Если еще в начале года в перечне ГНК значилось всего 6 официальных операторов, то сейчас их уже 15. И каждый – расширяет спектр предоставляемых услуг и возможностей. Среди них уже есть компании, предоставляющие своим клиентам простые и удобные решения для создания, обмена и работы с любыми первичными документами. Другие (к сожалению, их пока большинство) только создают необходимые технические условия.

Читатели buxgalter.uz высказали свои пожелания и предложения по дальнейшему совершенствованию систем электронного документооборота. Решение некоторых проблем зависит от самих бухгалтеров.

Veronika Yugay: «Системы недостаточно хорошо работают, не налажена должным образом синхронизация между операторами и кабинетом ГНИ. Мы работаем с «Фактура.уз» и очень часто возникают проблемы, которые они не в состоянии решить. Помимо этого всего очень слабая обратная связь и техподдержка! Дозвониться до «Фактура.уз» – вообще беда, решить проблему в большинстве случаев невозможно. Звонишь оператору, – говорят: «Мы решим проблему», и на этом все заканчивается. Многочисленные перезвоны никакого результата не дают.

Взаимодействие с контрагентами – тоже беда. Многие контрагенты говорят: мы еще не начали работать с электронными счетами-фактурами. Госорганы еще не все выставляют счета-фактуры. Многие выставляют их после окончания отчетного периода, но мы уже не принимаем, ссылаясь на то, что не вовремя выставлена, чтобы в следующий раз выставляли текущей датой. Хоть услуги и были получены, но т. к. отчет уже закрыт, принимаем уже в следующем месяце. Потом начинаются бесконечные звонки с просьбой подписать или выставить документ.

Кроме того, все выставленные нами счета-фактуры, даже не подписанные, мы отражаем в отчете – в том периоде, в котором выставили. Т. к. товар – отгружен и уже не наша ответственность, что счет-фактуру нам не подписали. Но позже возникает проблема, когда вдруг появляются разногласия. К примеру, одной штуки товара они не досчитались, и контрагент спустя 2 месяца отказывает в подписи счета-фактуры. А ведь если бы все было изначально подписано вовремя, проблему можно было бы решить сразу, – аннулировать, исправить. А после отчета уже каждый будет стоять на своем! Потому что ни один бухгалтер не хочет бесконечно пересдавать свои отчеты из-за чужой ошибки или безответственности!

В принципе, хотелось бы в отчете по НДС иметь возможность отразить счет-фактуру прошлого месяца. Если не вовремя выставят счет-фактуру за прошедший месяц, в текущем приходится пересдавать отчеты. Если у вас множество контрагентов, это становится серьезной проблемой. Такая возможность решила бы эту проблему. Если, к примеру, фактическая дата счета-фактуры – март, нужно, чтобы мы имели возможность отразить ее в отчете в апреле. Сейчас эта проблема очень тормозит работу».

Marina Kitichenko: «Платформу на «Солик.уз» в части ЭСФ нужно усовершенствовать, добавить возможность отсортировать подтвержденные документы от неподтвержденных, поправить функцию «Фильтр», которая постоянно сбрасывается после совершения действий по отсортированным документам».

Тимур ХР: «Надо жестко штрафовать тех, кто не отправляет электронные счета-фактуры. И желательно закрыть период отправления задним числом, оставив люфт не более чем в 10 дней. Я сдал расчет НДС за февраль до 20 марта, а вчера (13 апреля) отправил перерасчет из-за новых поступивших счетов-фактур за февраль. И сегодня я опять получаю счет-фактуру за февраль! Снова придется пересдавать расчет за февраль. Так и будет до конца года? Пора будить уже всех «спящих» огромными штрафами, закрытием расчетных счетов и приостановлением деятельности. Ну ладно – опоздали с отправкой дней на 10, но тут же 2 месяца почти!

Кроме того, надо закрыть сервис «Фактура.уз». Он неэффективен, документы оттуда не попадают на «Солик.сервис», приходится следить и за «Солик.сервисом», и за «Дидоксом», и за «Фактурой», ну бред же!

Евгения: «Да, самое главное – как заставить отправлять счета-фактуры Чирчик ТЭП, водоканал, горгаз, тоза худуд? Так и продолжаем бегать сами за счетами-фактурами к ним. И ничего, нормально, им все можно»…

Шохрух К.: «Нужно сортировку усовершенствовать, это точно, по месяцу и по дате счета-фактуры. А то система сортирует по дате формирования документа (провайдер соликсервис.уз). Нужно добавить возможность прикреплять к выписанному счету-фактуре реестры и другие документы (акт сверки и т.д.)».

Alisher: «С ЭСФ все те же проблемы, что с бумажными СФ фактурами. Необходимо:
1. Создать сортировку ЭСФ.
2. Улучшить обмен между операторами через «Солик.уз» (пропадает, не доходит, недоподписывается и пр.).
3. Ввести электронный документооборот и для других не менее важных первичных документов, договоров и пр.
4. И – самое главное – при неподписании ЭСФ второй стороной в течение 7 дней чтобы автоматом подпись проставлялась – с пометкой, что подписано автоматом через 7 дней после поступления.
5. За сдаваемый месяц запретить отправку ЭСФ за 2 дня до последнего дня сдачи отчета (а то присылают ЭСФ в марте за январь месяц).
6. Обязать коммунальные службы отправлять ЭСФ и делать это вовремя (в марте, апреле присылают за январь). Пусть берут пример у Махсустранс Алмазарского района г. Ташкента, всегда четко до 10 числа и без ошибок присылают ЭСФ».

Николай Абаев: «Нужно на законодательном уровне унифицировать отображение электронной подписи в печатных документах. Сейчас каждый оператор электронного документооборота сам решает, как визуализировать ЭЦП и в каком месте документа ее поставить. Также необходимо при утверждении форм документов учитывать, как они будут выглядеть в системах ЭДО».

Надежда Дюжакова: «Полагаю, не одни мы столкнулись с проблемой неподтвержденных счетов-фактур и актов! Прошу ГНИ более серьезно обратить внимание на организации, которые нарушают этот процесс, т.е. усилить нажим на выполнение условий ЭДО абсолютно всеми участниками цепочки. И второе: отчего некоторые бухгалтеры разрешают себе выставлять в ЭДО документы на подтверждение в последних числах сдачи отчета, либо вообще через месяц? Мы не будем же без конца пересдавать отчет по НДС из-за них, вне зависимости от факторов, на это повлиявших».

Рима Гафурова: «Наше предприятие занимается отправкой грузов ж/д транспортом. До 2020 года ТехПД давал развернутые счета-фактуры, где были указаны отдельно: услуги ж/д транспортом с номерами квитанций, уборка вагонов, штрафы. И была возможность как-то все это перепроверить. За столько лет работы всякое обнаруживалось… А сейчас такой возможности нет, приходится созваниваться с ТехПД и просить высылать дополнительно расшифровку. Но не до всех можно дозвониться. Было бы неплохо, если бы была возможность добавить еще лист-расшифровку. Или обязать эти предприятия полностью писать всю информацию, как раньше. Это же относится к операторам сотовой связи и т.п. Сейчас они по старинке еще высылают детализацию, но через год уже не будут. А нам как их перепроверять»?

J I: «Роуминг не поддерживает между операторами обмен договорами, спецификациями, допсоглашениями, актами сверки, счетами на оплату. Думаю, было бы хорошо, если бы у операторов появилась возможность обмениваться этими документами через роуминг».

Anastasiya: «Не все условия созданы. Во-первых, в soliqservis.uz нет формы счета-фактуры с актом выполненных работ на одном листе. Приходится в два раза усложнять себе работу. Мы писали им письмо, нам обещали сделать, но воз и поныне там. В "Фактура.uz", например, есть счет-фактура+акт выполненных работ, но работать там вообще невозможно. Все виснет, ИНН постоянно вылетает. Ужас, одним словом! И, самое главное, что мало кто из контрагентов вовремя подписывает ЭСФ! Чтобы обезопасить себя, приходится все равно подписывать бумажный вариант, и, получается, что опять-таки двойная работа... Мне кажется, что если спустя определенный срок (например, месяц) документ будет подписываться автоматически, это, во-первых, приведет к ответственности некоторых недобросовестных бухгалтеров или директоров (к сожалению, такие есть). Во-вторых, данная услуга, наконец, станет полезной! Да и штрафы, наверное, пора уже вводить, чтобы уже все пользовались, а то сейчас больше пекутся об этом только те, у кого НДС».