Типичные ошибки при налогообложении «командировочных»

На первый взгляд, для опытного бухгалтера нет ничего сложного в отражении командировочных расходов в бухгалтерском учете. Всего лишь нужно составить проводки по выданным авансам и признать расходы подотчетника. Однако на практике расчеты с подотчетными лицами часто приводят к налоговым доначислениям. По просьбе buxgalter.uz о некоторых распространенных ошибках рассказала директор консалтинговой компании «Arkad Audit» Наталья ТУРАЛИНОВА.

1. Переплата налогов там, где не нужно

Ситуация №1: директор вылетел в командировку в Сингапур. Ему выдан аванс на проживание и суточные в пределах установленных норм. По возвращении директор сдал авансовый отчет с гостиничным инвойсом, в котором стоимость проживания в 2 раза превысила норму. Бухгалтер всю сумму командировочных расходов сверх нормы обложила НДФЛ и соцналогом.

Комментарий: только суточные сверх норм включатся в состав компенсационных выплат и облагаются и НДФЛ и социальным налогом . Что касается затрат на проживание – вся сумма фактического расхода, подтвержденная документально, не является доходом физического лица . НДФЛ и социальный налог по проживанию сверх норм оплачивать не нужно.

Ситуация №2: директор выехал в командировку в Москву, получил аванс на суточные и проживание в пределах установленных норм. По возвращении к авансовому отчету не приложил никаких подтверждающих документов. Бухгалтер расход на проживание:

• признал доходом в виде материальной выгоды и обложил НДФЛ;
• не вычел из налоговой базы при расчете налога на прибыль.  

Комментарий: даже при отсутствии первичных документов расход на проживание в зарубежной командировке в пределах норм не признается доходом физического лица . Но к вычету этот расход отнести не удастся – закон требует документального подтверждения вычитаемых расходов.

2. Недоплата или неуплата налога

Если ситуация требует доначисления НДФЛ, но этот факт бухгалтер определил не сразу, придется корректировать не только Расчет НДФЛ и соцналога, но и отчетность по налогу на прибыль и НДС. 

Ситуация №1: Предприятие оказывает услуги грузовых перевозок. Водители фур выезжают по регионам и за пределы Узбекистана. Бухгалтер классифицирует поездки, как командировки.

Комментарий: важно помнить определение командировок – это поездка работника в другую местность для выполнения поручения вне места его постоянной работы по решению руководителя. Цель каждой командировки указывают в приказе.

Прил. №3 к ПКМ №743 от 06.09.2019 г. уточняет, что при разъездном характере работ сотрудник постоянно выполняет должностные обязанности вне пределов своей компании и имеет возможность ежедневно возвращаться домой после работы. Т.е. регулярные поездки в данном случае – часть работы сотрудника.

При этом, если сотрудник, выполняя текущие должностные обязанности, не имеет возможности ежедневно возвращаться домой, ему в качестве компенсации повышенных расходов полагается надбавка за подвижной характер работы.

Таким образом, такие поездки сотрудников могут классифицироваться как командировки, если:

• выезды не носят постоянного характера;
• на каждую поездку имеется отдельное распоряжение руководителя.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации регулярные грузоперевозки нельзя классифицировать как командировки .

Предприятие обязано возмещать затраты на проезд и проживание и командированным сотрудникам, и сотрудникам с разъездным и подвижным характером работы . Более того, каждая из этих выплат в пределах норм не является доходом физического лица . Но если командированным сотрудникам полагаются суточные, то работникам с разъездным и подвижным характером работы суточные, предусмотренные для командированных, не выплачиваются .

Что будет, если таким сотрудникам бухгалтер по ошибке выплатил суточные, и на сумму суточных признал вычет по НДФЛ? Для него неприятным сюрпризом станет новость, что вычеты по компенсациям разъездной работы существенно отличаются от норм суточных – как в большую, так и в меньшую сторону. Положительная разница между выплатой и нормой облагается НДФЛ и не вычитается при расчете налога на прибыль.

Как минимизировать риски ошибок

Для этого разработайте регламент по выплате командировочных расходов и компенсаций за разъездной и подвижный характер работ – с установленными суммами выплат и действующими нормами. Прописанный порядок документооборота поможет оперативно собирать первичку, своевременно отражать такие расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Чтобы упростить налоговый учет, сопроводите каждую выплату указанием на наличие/отсутствие НДФЛ и социального налога, попутно описав влияние таких затрат на налог на прибыль.

Например:

Такой осмысленный подход к вопросу о командировочных выплатах и компенсациях за разъездной характер работ позволит бухгалтеру:

• четко ориентироваться в налоговом учете;
• грамотно рассчитывать НДФЛ и налог на прибыль;
• быть готовым обосновать отсутствие налогов.

И бухгалтер со спокойной совестью сможет посвятить сэкономленное время занимательному квесту выяснения ПИНФЛ для своевременной сдачи Расчета по НДФЛ.