Куда из счетов-фактур «исчезла» подпись главбуха

У бухгалтеров после ознакомления с новыми формами ЭСФ, утвержденными Положением, возникают вопросы. Почему в новых формах предусмотрена только фамилия руководителя? Зачем убрали строчку с информацией о главном бухгалтере? Кто теперь имеет право подписывать счет-фактуру от имени юридического лица?

По просьбе buxgalter.uz ситуацию разъяснили эксперты. 

Начальник отдела внедрения и обслуживания ЭСФ НИЦ «Янги технологиялар» (роуминг-оператора) Нозим ТУРАЕВ: 

– В счетах-фактурах, которые раньше оформлялись на бумаге, и главбух, и директор должны были в обязательном порядке ставить подписи рядом со своими фамилиями. Формы бумажных счетов-фактур были прототипом первых форм ЭСФ.

Однако из-за технических особенностей системы ЭДО и правил, принятых на законодательной основе, электронный документ создается и подписывается при помощи ЭЦП юрлица. Поэтому строчки с фамилиями главбуха и руководителя потеряли одно из своих первоначальных значений – обозначение места, где каждый из ответственных лиц должен был поставить свою подпись.

Это позволило разработчикам новых форм ЭСФ исключить строку главного бухгалтера, чтобы избежать в документе смысловых повторов.

Фамилию руководителя оставили потому, что именно он согласно Закону «О бухгалтерском учете» решает, кому подписывать бухгалтерские документы. Тому, кто будет читать документ, важно знать, кто – руководитель организации. 

Фамилии главного бухгалтера или лица, уполномоченного формировать и подписывать документ, по идее, тоже должны отражаться в документе. Подпись изначально по своему определению должна отражать информацию о том, кто ее ставит. Это – идентифицирующий признак. Следовательно, фамилия этого сотрудника должна отражаться в квадратике – отметке, появляющейся в документе в знак того, что документ подписан. Чтобы это работало на практике, руководству организации достаточно воспользоваться сайтом e-imzo.uz и не выходя из офиса получить еще одну ЭЦП юрлица, но уже на имя главного бухгалтера или другого сотрудника, подписывающего ЭСФ. Инструкцию читайте тут.

Пока же в силу различных причин во многих организациях принято все электронные документы подписывать директорской ЭЦП. В принципе, так тоже можно, это не нарушение закона, но любое оправдание таких действий – заблуждение. На мой взгляд, по отношению к контрагенту нечестно подписывать ЭЦП руководителя документы, которые руководитель перед подписанием даже не видит.  ЭЦП всегда должна отражать имя того человека, который реально создал и подписал документ. Это ничуть не ущемляет значимость руководителя.

Сама по себе ЭЦП юридического лица говорит о том, что сотрудник, на чье имя она выдана, уполномочен руководителем подписывать документ. Без соответствующего распоряжения руководителя в организации никто не может получить дополнительную ЭЦП юрлица. Ведь ЭЦП юрлица не выдается до тех пор, пока сбор за ее выдачу не будет оплачен со счета организации. Такую транзакцию нельзя совершить без ведома руководителя. Кроме того, если ЭЦП получают через Центры госуслуг, нужна еще и доверенность, в которой указывается имя сотрудника, который ее получает.   

Если руководитель организации считает, что  все электронные документы должны подписываться только его ЭЦП, можно использовать функционал ЭДО, позволяющий распределять роли между сотрудниками:

• бухгалтер или уполномоченный сотрудник формирует документ;
• директор рассматривает его и утверждает ЭЦП.

К сожалению, по техническим причинам такая возможность есть пока не во всех информационных системах ЭДО и госуслуг.  

Налоговый консультант Гульнара ЭРГАШЕВА:

 – Я полностью согласна с тем, что с переходом на ЭСФ с применением ЭЦП строчка с фамилией главного бухгалтера утратила свою актуальность.

Бухгалтер или другой ответственный сотрудник в документе ставил подпись рядом с директорской в подтверждение того, что вся информация, указанная в документе, соответствует действительности. Таким образом, он выполнял контролирующие функции. 

Электронный документооборот предполагает для подтверждения данных и подписания документа одну цифровую подпись – ЭЦП юрлица.

Право первой подписи согласно Закону «О бухгалтерском учете» всегда было за директором. Поэтому его фамилию и оставили в электронных формах ЭСФ.  Он может определять сотрудников, уполномоченных подписывать документ.

Директор оформляет документ, согласно которому бухгалтер использует ЭЦП юрлица, выданную на имя руководителя, например, для подписания счетов-фактур.

Считаю, что каждая организация может иметь только одну ЭЦП юрлица,  и она, как правило, должна быть выдана на имя руководителя. А руководитель уже внутренними документами уполномочивает  конкретных сотрудников применять эту цифровую подпись для решения определенных задач.

Однако по этому поводу есть и другие мнения, заслуживающие внимания. Чтобы избежать двоякого толкования, на мой взгляд, эти вопросы нужно прописать в НПА более четко. Из этих норм должно быть понятно, как устроена система ЭЦП и как ее применять на практике.

Беседовал Олег ГАЕВОЙ