Возможность снятия копии с паспорта лица, получающим ТМЦ по доверенности

Вохидова Наргиза Абдурахимовна

Специализация: Гражданское, трудовое, хозяйственное право.

Две формы доверенности (письменная и электронная), предлагаемые для выбора организациям, предусматривают серию и номер паспорта поверенного (Прил.1, 2 к НСБУ №4). Одним из случаев отказа в выдаче ТМЗ по доверенности организацией является непредставление паспорта лица, которому выдана доверенность (абз.4 п.101 НСБУ №4). То есть, имеется в виду право поставщика по сверке паспортных данных доверенного лица. Обязательная проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию осуществляется по форме и содержанию (п.15 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004 г.).

Электронная доверенность оформляется в соответствии с теми же формами, что и бумажная, за исключением проставления образца подписи доверенного лица (абз.2 п.95 НСБУ №4; абз.6 п.96 НСБУ №4). Как следует из НСБУ №4, причины отказа в отпуске ТМЗ по доверенности касаются и электронной формы.

Необходимость снятия копии паспорта доверенного лица законодательством не предусмотрена. Однако, предоставление копии паспорта лица, которому отпускается товар, является целесообразным действием. В случае возникновения спорных ситуаций с контрагентом или при проведении проверки налоговыми органами копия паспорта доверенного лица является доказательством правомерности отпуска товара. Предоставление копии паспорта доверенного лица можно отнести к обычаям делового оборота, сложившимся в течение определенного времени между сторонами сделки. Обычаи делового оборота могут применяться вне зависимости от отражения их в законодательном акте (ч.1 ст.6 ГК).

В вашем случае, можно рекомендовать на этапе подготовки проекта договора, внести пункт о выдаче ТМЦ доверенному лицу только при условии предоставления последним копии своего паспорта, либо внести соответствующий пункт путем заключения дополнительного соглашения к договору. Основанием для внесения данного условия в договор может служить свобода сторон в определении любых не противоречащих законодательству условий договора (ч.2 ст.1 ГК).

Таким образом, предоставление копии паспорта доверенного лица к доверенности на отпуск ТМЦ - это устоявшаяся практика, позволяющая избежать спорных ситуаций и иметь документальное подтверждение отпуска товара доверенному лицу.