Документальное оформление передачи запасных частей при оказании гарантийного ремонта

Меметова Наталья

Должность: Эксперт "Нормы", налоговый консультант

Специализация: налогообложение, бухгалтерский учет

На вопрос отвечает директор Департамента налогово-таможенной политики и прогнозирования доходов Министерства финансов Иродахон АББОСХОНОВА.

Документальное оформление

– Законодательство не содержит точного перечня документов, которые оформляются при гарантийном ремонте реализуемых товаров.

Требования к оформлению документов устанавливаются:

• Налоговым кодексом (гл. 7 НК);
• Законом о бухгалтерском учете (ст. 14 ЗРУ № 279-I от 30.08.1996 г.);
• Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (рег. МЮ № 1297 от 14.01.2004 г.);
• локальными актами организации (учетная политика, учетная политика в целях налогообложения, ценовая политика, порядок проведения гарантийного ремонта и т. п.).

Поскольку гарантийный ремонт важен для вашей деятельности, рекомендуем разработать отдельный локальный акт. В нем отразите:

• порядок предоставления гарантии на продукцию;
• перечень продукции, на которую распространяются гарантийные обязательства;
• порядок проведения гарантийного ремонта;
• регламент деятельности собственного сервис-центра;
• порядок взаимодействия с аутсорсинговыми сервис-центрами;
• перечень расходов, возникающих в этой сфере. Подробное их описание позволит вам обосновать экономическую оправданность затрат;
• порядок оформления документов по гарантийным обязательствам и ответственных за их своевременное представление в бухгалтерию;
• другие вопросы.

При использовании товарно-материальных ценностей при проведении гарантийного ремонта в собственном сервис-центре могут оформляться (конкретные виды документов и их формы закрепите в локальном акте):

• смета расходов;
• акт списания материалов;
• требование-накладная;
• отчет о гарантийном ремонте;
• другие документы.

Перечень документов, оформляемых при ремонте телефонов аутсорсинговыми сервис-центрами, устанавливается по соглашению сторон в договоре. Это могут быть:

• накладная или акт приема-передачи запчастей;
• отчет о гарантийном ремонте;
• акт выполненных работ;
• другие документы.

При реализации товаров (услуг) контрагентам выставляются счета-фактуры.

Налогообложение

Так как ваше предприятие импортирует товары, значит, вы уплачиваете НДС и налог на прибыль (ч. 2 ст. 461 НК).

1. Если вы передаете запчасти сторонним организациям – аутсорсинговым центрам согласно договору о гарантийном ремонте реализуемых вами телефонов, то такая передача не является оборотом по реализации, так как право собственности на запчасти не передается (ст. 239 НК).

В этом случае товары передаются по акту приема-передачи, счет-фактура не оформляется. Налоговых последствий не возникает.

Выполняя гарантийные обязательства в собственном сервис-центре, вы заменяете запчасти бесплатно. Безвозмездная передача товара – это оборот по реализации в целях исчисления НДС (п. 2 ч. 1 ст. 239 НК). Исключение составляют случаи, когда такая передача экономически оправдана.

Передача товаров без оплаты признается экономически оправданной, если соблюдается хотя бы одно условие (ч. 3 ст. 239 НК):

1) товары переданы в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

2) безвозмездная передача необходима для сохранения или развития предпринимательской деятельности, и связь расходов с этой деятельностью обоснована;

3) она обусловлена положениями законодательства.

При бесплатной замене запчастей по гарантии выполняются второе и третье условия (ст. 15 ЗРУ № 221-I от 26.04.1996 г.). Следовательно, в этом случае она не является оборотом по реализации товаров, а значит, не облагается НДС.

Счет-фактура не выписывается, оформляется акт выполненных работ.

2. Затраты на гарантийный ремонт реализуемых товаров (в том числе расходы на услуги аутсорсинговых сервис-центров) относятся на расходы по реализации – счет 9410 (п. 2.1 Положения о составе затрат, прил. к ПКМ № 54 от 05.02.1999 г.).

Если эти расходы экономически оправданы и оформлены документально, то вы вправе вычесть их при расчете налога на прибыль. Критерии обоснованности затрат аналогичны тем, которые применяются в целях НДС (ст. 305 НК).

Ваше предприятие вправе создать резерв на предстоящие расходы по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию (ст. 316 НК). Вы можете самостоятельно принять решение о создании резерва и определить предельный размер отчислений в учетной политике для целей налогообложения.

На расходы относится сумма отчислений в резерв на дату реализации товаров.

Размер созданного резерва не должен превышать предельного размера, определяемого как доля фактически осуществленных расходов по гарантийному ремонту и обслуживанию в объеме выручки от реализации товаров за предыдущие 3 года, умноженная на сумму выручки от реализации указанных товаров за отчетный (налоговый) период.

Если вы реализуете товары с условием гарантийного ремонта и обслуживания менее 3-х лет, для расчета предельного размера создаваемого резерва учитывается объем выручки от реализации товаров за фактический период такой реализации.

3. По реализации запчастей аутсорсинговым сервис-центрам и платным услугам собственного сервис-центра по ремонту телефонов, на которые не распространяется гарантия:

• возникает оборот по реализации товаров (услуг), облагаемый НДС (ст. 239 НК);
• «входящий» НДС по приобретенным запчастям принимается к зачету при соответствии всем условиям для зачета (ст. 266 НК);
• стоимость реализации товаров (услуг) без учета НДС включается в совокупный доход при расчете налога на прибыль (ст. 297 НК).

4. Аутсорсинговые сервис-центры сами платят налоги с доходов от платного ремонта телефонов. Ваше предприятие никаких налогов с их доходов не платит.