Документы предприятия, которые необходимо сдавать в архив

Усманова Саодат Эркин қизи

Должность: юрисконсульт

Специализация: Хозяйственное право, гражданское право, трудовое право

Хранение архивных документов предприятий, учреждений и организаций, а также личных архивных документов физических лиц осуществляется ими самостоятельно. Архивные документы, включенные в состав Национального архивного фонда, подлежат постоянному (бессрочному) хранению, и их уничтожение запрещается (чч. 1, 2 ст. 23 Закона «Об архивном деле»).

Документы, подлежащие длительному хранению – это ведомости начисления заработной платы (срок хранения - 75 лет), приказы по личному составу (срок хранения - 75 лет), годовые бухгалтерские отчеты (срок хранения - постоянно), учредительные документы организации, протоколы общих собраний (срок хранения - постоянно).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). То есть единого нормативно-правового акта с перечнем документов со сроками их хранения не имеется.

Организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения. Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. Он не является официальным документом (не зарегистрирован в Министерстве юстиции), поэтому он отсутствует в нормативно-правовой базе.

Перед сдачей документов в архив проведите экспертизу их ценности. Она проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения (Положение рег. МЮ №2347 от 29.03.2012 г.).

Экспертизу проводит специальная экспертная комиссия, создаваемая в этих целях на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Обратите внимание на то, что налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить налоговую отчетность и прилагаемые к ней документы не менее пяти лет, следующих за годом представления этой отчетности в налоговые органы (ст.84 НК).

Уничтожение документов оформляется актом об уничтожении, в соответствии с внутренним регламентом предприятия.